1.Quy trình
Quy trình nhằm thực hiện tốt việc tuyển dụng nhân viên từ khi có nhu cầu đến khi ký hợp đồng lao động chính thức:
2 Thủ Tục chi tiết
B.1. Yêu cầu tuyển dùng các phòng ban
Nhân viên thực hiện: Quản lý phòng ban
Công việc : Lập yêu cầu tuyển dụng nhân viên
Khi nào: Có nhu cầu tuyển dụng
Cách thức thực hiện : Lập danh sách các nhân viên cần tuyển:
- Số lượng nhân viên/ công nhân
- Thời gian cần
- Kinh nghiệm và kỹ năng cần
- Đề xuất mức lương tuyển
Mục đích : Cập nhật danh sách tuyển dụng, có đủ nguồn lực để thực hiện kế hoạch.
B.2. Phê duyệt
Người thực hiện: Ban tổng giám đốc
Công việc : Phê duyệt danh sách nhân sự cần tuyển
Khi nào: Có yêu cầu tuyển dụng
Cách thức thực hiện: Sau khi có đề xuất tuyển dụng nhân viên, danh sách này được trưởng phòng ban duyệt sau đó có thể trình lên ban tổng giám đốc phê duyệt trước khi ban hành.
Mục đích : Có sự phê duyệt tuyển dụng nhân sự
B.3. Kiểm tra thông tin tuyển dụng
Nhân viên thực hiện: Nhân viên nhân sự
Công việc: Kiểm tra và cập nhật thông tin tuyển dụng.
Khi nào : Sau khi danh sách tuyển dụng được phê duyệt
Cách thức thực hiện: Sau khi có danh sách nhân sự tuyển dụng phê duyệt, bộ phận nhân sự kiểm tra lại thông tin, cập nhật thêm các thông tin về:
- Mô tả công việc
- Quyền lợi trách nhiệm của các vị trí tuyển dụng
- Các chính sách nhân sự của công ty đối với vị trí này.
- Thời gian thử việc.
Mục đích: Cập nhật đầy đủ thông tin tuyển dụng cho từng vị trí cần tuyển.
B.4. Lên kế hoạch tuyển dụng
Nhân viên thực hiện: Nhân viên nhân sự
Công việc : Lên kế hoạch tuyển dụng các vị trí trong danh sách
Khi nào: Khi có danh sách tuyển dụng được phê duyệt
Cách thức thực hiện : Sau khi có danh sách nhân sự tuyển dụng phê duyệt, bộ phận nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng cụ thể:
- Chọn kênh tuyển dụng nào: thuê công ty tuyển dụng, đến các trường đại học cao đẳng, trang web tuyển dụng, in băng rôn treo ở công ty và các nơi công cộng..
- Thời gian nhận hồ sơ
- Thời gian phỏng vấn
- Bảng đánh giá ứng cử viên
Mục đích: Làm kế hoạch chi tiết tuyển dụng
B.5. Quản lý danh sách ứng cử viên
Nhân viên thực hiện: Nhân viên nhân sự
Công việc: Quản lý danh sách các ứng cử viên nộp hồ sơ
Khi nào: Khi có hồ sơ ứng cử viên nộp vào các vị trí tuyển dụng
Cách thức thực hiện : Quản lý và sàn lọc danh sách ứng cử viên:
- Danh sách ứng cử viên cho đợt phỏng vấn:
- Danh sách các vị trí tuyển dụng
- Thời gian dự định phỏng vấn
- Chuẩn bị bài kiểm tra/thử tay nghề
- Danh sách không đạt
Mục đích : Chọn được ứng cử viên phù hợp để phỏng vấn trực tiếp
B.6. Phỏng vấn
Người thực hiện: Quản lý trực tiếp nhân viên
Công việc: Phỏng vấn ứng cử viên
Khi nào: Có lịch phỏng vấn
Cách thức thực hiện : Quản lý trực tiếp phỏng vấn sau đó đạt về chuyên môn ban giám đôc phóng vấn vòng tiếp theo để quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Mục đích: Tuyển đúng người cho đúng vị trí cần tuyển
B.7. Quản lý hồ sơ ứng viên không đạt
Nhân viên thực hiện: Nhân viên nhân sự
Công việc: Quản lý danh sách các ứng cử viên không đạt
Khi nào: Sau khi phỏng vấn
Cách thức thực hiện: Quản lý danh sách ứng cử viên không đạt:
- Danh sách các vị trí tuyển dụng
- Lý do không đạt
Danh sách không đạt có thể dùng cho lần tiếp theo
Mục đích : Danh sách này có thể dùng cho tương lai ở vị trí khác
B.8. Kiểm tra lại thông tin tham chiếu
Nhân viên thực hiện: Nhân viên nhân sự
Công việc: Kiểm tra thông tin tham chiếu danh sách các ứng cử viên đạt sau phỏng vấn
Khi nào: Sau khi phỏng vấn mà ứng cử viên đạt
Cách thức thực hiện: Nhân viên nhân sự kiểm tra thông tin tham chiếu dựa vào kết quả phỏng vấn:
- Thông tin ứng viên cung cấp khi phỏng vấn
- Đối với vị trí quản lý cao cấp cần kiểm tra kỹ thông tin tham chiếu từ nhiều nguồn.
Mục đích : Kiểm tra sự chính xác của thông tin ứng cử viên cung cấp
B.9. Đề xuất/ thương lượng mức lương
Nhân viên thực hiện: Nhân sự tuyển dụng
Công việc: Đề xuất mức lương
Khi nào : Khi có kết quả đạt phỏng vấn
Cách thức thực hiện: Nhân sự đề xuất mức lương, các quyền lợi cũng như trách nhiệm và xác định ngày dự kiến đi làm.
Mục đích Xác nhận mức lương và thời gian thử việc
B.10. Ký hợp đồng thử việc
Người thực hiện: Ban giám đốc
Công việc: Ký hợp đồng thử việc
Khi nào: ứng viên chấp nhận thử việc
Cách thức thực: hiện Ký hợp đồng thử việc thường thì 2 tháng.
Mục đích: Hoàn thành hợp đồng thử việc
B.11. Thông báo các bên liên quan
Nhân viên thực hiện: Nhân sự tuyển dụng
Công việc : Thông báo các bên liên quan về kêt quả tuyển nhân sự để chuẩn bị thử việc
Khi nào: Sau khi ban giám đốc ký
Cách thức thực hiện : Đối với nhân viên văn phòng thông báo IT chuẩn bị máy móc.
Mục đích : Chuẩn bị tốt đón nhân viên mới
B.12. Theo dõi quá trình thử việc
Nhân viên thực hiện: Quản lý trực tiếp
Công việc: Theo dõi quá trình thử việc
Khi nào : Sau khi nhận vào thử việc
Cách thức thực hiện : Quản lý trực tiếp đề xuất kế hoạch công việc trong thời gian thử việc và đánh giá kết quả công việc.
Mục đích: Đánh giá đúng năng lực thực tế qua công việc của nhân viên.
B.13. Kết thúc thử việc
Nhân viên thực hiện: Quản lý trực tiếp + Ban giám đốc
Công việc : Đánh giá kết quả thử việc
Khi nào: Sau khi thử việc ( thường 2 tháng)
Cách thức thực hiện : Sau quá trình thử việc dựa vào báo cáo của quản lý trực tiếp và kết quả công việc làm được trong thời gian thử việc, có buổi đánh giá ứng viên và xác định nhận hay không nhận vào chính thức.
Mục đích : Đánh giá đúng năng lực thực tế qua công việc của nhân viên. Nhận đúng ngưới đúng vị trí.
B.14. Hợp đồng lao động chính thức
Nhân viên thực hiên: Nhân sự tuyển dụng
Công việc: Làm hợp đồng lao động
Khi nào: Khi có quyết định tuyển dụng chính thức
Cách thức thực hiện: Làm hợp đồng chính thức.
Mục đích : Hoàn thành hợp đồng đúng quy định nhà nước.
