Giải pháp phần mềm CRM trong lĩnh vực tư vấn, tuyển dụng nhân sự

0

I. Các vấn đề trong lĩnh vực tư vấn tuyển dụng nhân sự

  • Mỗi công ty làm dịch vụ tuyển dụng đều có khối lượng hồ sơ ứng viên lên tới hàng chục thậm chíhằng trăm nghìn hồ sơ. Câu hỏi đặt ra là: Làm sao quản lý khối lượng database khổng lồ này để thông tin ứng viên không bị thất lạc, nhất quán, chính xác đồng thời chia sẻ thông tin ứng viên một cách nhanh chóng, dễ dàng?
  • Khi có một yêu cầu tuyển dụng đặt ra, làm sao để tìm kiếm được thông tin ứng viên phù hợp một cách nhanh nhất?
  • Làm sao kiểm soát hoạt động của tư vấn viên?
  • Các báo cáo, thống kê tự động?

II. Quy trình hoạt động tuyển dụng

Quy trinh CRM cho cong ty tu van ,tuyen dung nhan su tien luong

Mô tả quy trình:
– () (Start): những thông tin liên quan đến ứng cử viên và khách hàng:

  • Job request
  • Email
  • Call
  • Meeting
  • Existing Customers
  • Partner
  • Website
  • ….v.v…..

Từ những yêu cầu request này:

–       B1: Cập nhật thông tin khách hàng

  • Thống kê khách hàng theo khu vực
  • Thống kê khách hàng theo loại
  • Thống kế khách hàng theo tình trạng
  • Thống kế khách hàng theo lĩnh vực hoạt động
  • …..

–       B2: Cập nhật thông tin người liên hệ

–       B3: Tạo hợp đồng

  • B3.1: Cập nhật công nợ theo dõi tiến độ hợp đồng
    • Công nợ theo tư vấn viên
    • Công nợ theo khách hàng
    • Cuộc gọi bởi khách hàng
    • Email cho khách hàng
    • Ghi chú về khách hàng
    • Lịch làm việc với khách hàng

–       B4: Cập nhật thông tin yêu cầu tuyển dụng

  • Thống kê theo Job
  • Thống kê theo lĩnh vực hoạt động
  • Thống kế theo tình trạng
  • B4.1: Lựa chọn ứng viên tự động: chương trình sẽ tự động map ứng viên vào theo những tiêu chí có sẵn
  • B4.2: Lựa chọn ứng viên thủ công
  • B4.3: Tiến hành phỏng vấn ứng viên với danh sách đã được chọn
    • Nếu ứng viên đạt yêu cầu: cập nhật và chuyển trạng thái ứng viên sau đó chuyển sangB3.1 (xuất hóa đơn)
    • B4.4: Ứng viên không đạt yêu cầu thì cập nhật thông tin ứng viên và lưu trữ hồ sơ cho lần tuyển dụng tiếp theo.
    • B4.5: Báo cáo thông kê:
      • Danh sách ứng viên đã tham gia phỏng vấn
      • Cuộc gọi cho ứng viên
      • Email cho ứng viên

Ứng viên apply CV từ nhiều kênh khác nhau:

–       B5: Cập nhật thông tin ứng viên, xúc tiến các hoạt động chăm sóc như : Email, SMS, Call.

  • Thống kê ứng viên theo keywords
  • Thống kê ứng viên theo chức vụ
  • Thống kê ứng viên theo tình trạng
  • ……
  • B5.1: Lựa chọn đầu việc tự động: chương trình sẽ tự động map đầu việc vào theo những tiêu chí có sẵn.
  • B5.2: Lựa chọn đầu việc thủ công
III. Các tính năng phần mềm CRM phải có

1/ Quản lý ứng viên (Candidate)
– Quản lý thông tin ứng viên (Candidate): thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, học vấn, ngoại ngữ….
– Lịch sử làm việc với ứng viên: số lần phỏng vấn, kết quả mỗi lần, ứng viên được chọn vào bao nhiêu vị trí…
– Danh sách các ứng viên quan trọng: lưu thông tin các ứng viên yêu thích

2/ Quản lý đầu việc (Vacancy)
– Thông tin đầu việc: nội dung công việc, yêu cầu công việc…
– Mapping đầu việc và các ứng viên với nhau: chương trình sẽ có các tiêu chí định sẵn giữa đầu việc và ứng viên. Các ứng viên có tiêu chí phù hợp với đầu việc thì sẽ được hệ thống tự động chọn vào đầu việc đó và ngược lại.

3/ Quản lý khách hàng & người liên hệ (Account & Contact)
– Thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch với khách hàng (có bao nhiêu đầu việc mà khách hàng đã yêu cầu tuyển dụng, lịch sử thanh toán)
– Quản lý người liên hệ bên khách hàng.
– Cảnh báo tự động: cảnh báo các công ty đã lâu không liên hệ.

4/ Quản lý hoạt động tư vấn viên, sales, marketing
– Lên lịch hẹn phỏng vấn ứng viên
– Kiểm soát hoạt động tư vấn & các vấn đề phát sinh trong quá trình tuyển dụng
– Email hàng loạt với đối tượng gởi có chọn lọc

5/ Báo cáo, thống kê
Ứng viên:
– Bao nhiêu ứng viên nhập mới theo ngày, theo tình trạng, theo nhân viên
– Danh sách các ứng viên tuyển thành công theo khoảng thời gian.

Đầu việc:
– Bao nhiêu công việc mới được nhập theo khoảng thời gian

Hoạt động Consultant:
– Báo cáo hoạt động của consultant theo thời gian, theo consultant

Doanh số:
– Báo cáo doanh số theo thời gian, theo nhân viên, theo khách hàng

6/ Các tính năng tiện ích:
– Tự động mapping các ứng viên phù hợp với tiêu chí công việc. Tính năng này sẽ giúp consultant giảm thiểu rất nhiều thời gian tìm kiếm ứng viên thích hợp cho vị trí công việc cần tuyển của mình.
– Highlight kết quả tìm kiếm với từ khóa tương ứng
– Kết xuất CV ứng viên ra file Word
– Tự động gởi email chúc mừng sinh nhật ứng viên, người liên hệ
– Tự động cảnh báo các khách hàng không giao dịch trong 1 khoảng thời gian nhất định
– Tìm toàn cục (Global Search): tìm nhanh nhiều đối tượng Vacancy, Candidate, Account, Contact, Task, Meeting
– Tự động kết chuyển danh sách Ứng viên tương ứng với kết quả phỏng vấn. Vd: Khi phỏng vấn thành công thì tự động đưa thông tin ứng viên qua danh sách Success Candidates, hay khi một CV có được phỏng vấn thì tự động update trạng thái ứng viên là ‘Selected’
– Chức năng remind: tự động cảnh báo các vacancy sắp đến hạn đóng (close), các bill sắp đến hạn thanh toán

Ngoài ra, phần mềm còn nhiều tính năng tiện ích khác như lịch làm việc, tài liệu chia sẻ chung, thư điện tử….

IV. Lợi ích giải pháp CRM 

– Chạy online. Truy cập bất kì đâu, bất cứ khi nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài khả năng chạy online, phần mềm vẫn có thể cài đặt để chạy trong nội bộ công ty (offline).

– Phần mềm “2 trong 1″: CRM có thể vừa mang chức năng của phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) vừa mang chức năng của phần mềm nghiệp vụ tư vấn, tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên khách hàng có thể yêu cầu để chỉ sử dụng 1 trong 2 hoặc cả 2 chức năng thì chúng tôi vẫn đáp ứng.

– Tăng hiệu quả kinh doanh: trong hoạt động tư vấn tuyển dụng nhân sự thì vấn đề quản lý dữ liệu ứng viên là quan trọng nhất. Làm sao quản lý được nguồn ứng viên cho tốt để phản hồi các yêu cầu tuyển dụng 1 cách nhanh nhất và chính xác nhất? Nếu làm trên file Excel sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm ra được 1 ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Trong khi đó, nếu có phần mềm CRM trong tay, chỉ cần ngay sau khi nhập thông tin yêu cầu tuyển dụng, các tư vấn viên đã có thể chọn lựa được 1 danh sách các ứng viên phù hợp do hệ thống tự động chọn dựa vào các tiêu chí định sẵn.

– Tăng hiệu quả làm việc: cấp quản lý sẽ kiểm soát tốt các hoạt động của nhân viên dựa vào các mẫu báo cáo do phần mềm đưa ra. Ngoài ra, với các tiện ích mà phần mềm cung cấp (export thông tin ứng viên ra file Word, highlight kết quả tìm kiếm theo keyword, tìm kiếm toàn cục…) sẽ giúp cho thao tác nghiệp vụ được nhanh chóng và dễ dàng hơn.

– Khả năng tùy biến, mở rộng linh hoạt theo mô hình, quy trình nghiệp vụ công ty. Phần mềm chúng tôi đặc biệt có thế mạnh trong khía cạnh linh hoạt, mơ rộng, thu nhỏ phần mềm theo mô hình công ty. Tùy theo nhu cầu khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp phần mềm phù hợp nhất.

– Phân quyền dữ liệu chặt chẽ và theo mô hình của công ty, chạy trên mọi nền tảng hệ điều hành (HĐH).

Theo OnlineCRM

 

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *