ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).

Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thất sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

Comments

comments

  1. Tầm quan trọng của ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp

    ERP là một giải pháp tích hợp các ứng dụng CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. ERP cung cấp các giải pháp từ quản lý tài chính – kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp
    Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, đối với nhiều đối tượng khác nhau

    Đối với bản thân doanh nghiệp:

    – Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh.
    – Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
    – Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay.
    – Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con mắt các nhà đầu tư. Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.
    – Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.

    Đối với nhà quản lý:

    – Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
    – Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
    – Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
    – Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.

    Đối với các nhà phân tích – nhân viên:

    – Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv…
    – Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
    – Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
    – Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
    – Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.

  2. Trần Thành Trai

    Nếu quan niệm ERP chỉ liên quan đến quản lý các đơn hàng tôi e phiến diện. Vì ERP là quản lý nguồn tài nguyên của xí nghiệp, mà tài nguyên của xí nghiệp thì khá đa dạng. Song tôi nghĩ vấn đề ERP là gì, nội dung gồm những gì đã trình bày khá nhiều trong các giáo trình về các hệ thống thông tin. Vấn đề là làm thế nào triển khai được ở Việt nam cho hiệu quả? Những định nghĩa ERP theo các nước phát triển như Mỹ,Đức,v..v.có thể vận dụng ở VN hoàn toàn không?Tại sao ERP du nhập vào VN, nếu tôi không lầm, cũng gần 10 năm nhưng đến bây giờ vẫn chưa thấy một cơ sở nào triển khai một cách hoàn hảo, nguyên nhân nào dẩn đến tình hình này?Là một giảng viên có dịp giảng dạy về các hệ thống thông tin trong đó có ERP tôi rất mong được các đồng nghiệp chia sẻ ý kiến của mình về các vấn đề trên. Đấy cũng là các vaa61n đề mà học viên thường thắc mắc nhưng tôi vẫn chưa có được các lý giải thỏa đáng

    • Dear Anh Trai,
      Đúng như anh nói ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chứ không phải chỉ phần quản lý đơn hàng.
      Là người làm trong ERP khoản 10 năm có cơ hội tiếp xúc với nhiều loại ERP từ ERP ngoại Oralce, SAP và Dynamics AX.. và giải pháp nội như Lạc Việt, Fast. Mình có vài ý kiến đối với những câu hỏi của anh:
      1. ERP vào VN qua các công ty đa quốc gia có chi nhanh ở VN thì vào sơm và triển khai thành công nhiều do áp dụng quy trình giống cty mẹ chỉ trừ 1 số phần liên quan đến chính sách thếu, tài khoản ở VN.
      2. Đối với những công ty Viêt Nam triển khai ERP bắt đầu khoản 2002 như Vietsopetro, Bảo Minh, rồi đến Savimex, Bibica, Vinamilk… thời gian đầu đội ngũ tư vấn triển khai VN yếu và thiếu nên nhờ vào chuyên gia từ Ấn, Thái, sing..qua và triển khai cũng trầy trật. Nhưng đến thời điểm nay thì đội ngũ tư vấn của VN ngày càng trưởng thành và dần làm chủ được giải pháp cũng như chất lượng tư vấn triển khai được nâng lên.
      3.Còn nguyên nhân có nhiều dự án erp triển khai nhưng không đem lại kết quả như kỳ vòng theo mình có nhiều nguyên nhân:
      a. sự phù hợp của giải pháp
      b. Khả năng của đơn vị tư vấn triển khai
      c. sự chuẩn bị của Khách hàng
      mình sẽ có bài viết phân tích chi tiết liên quan đến vấn đề này.
      Mong anh chị cho thêm ý kiến.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *