Giải pháp phần mềm erp ngành dược: quy trình và yêu cầu mua NPL

0

Các quy trình mua Nguyên phụ liêu ( NPL) gồm : quy trình mua NPL trong nước và mua NPL nhập khẩu, đồng nơi nêu lên các yêu cầu đặc trưng của erp ngành dược ở bộ phận cung ứng mua NPL.

1. Mua NPL Trong nước

a. Quy trình

Quy trình mô tả từ quá trình lập kế hoạch mua NPL qua phê duyệt đến quá trình nhập kho và quản lý công nơ phải trả đối với nhà cung cấp.

giai phap phan mem erp nganh duoc:Quy trinh mua NPL trong nuoc

b.Mô tả

Quy trình

Đầu vào

Mô tả

Đầu ra

1: lập kế hoạch mua NPL

Nhu cầu NPL Lập kế hoạch mua hàng: Căn cứ trên kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng tồn kho thực tế, hàng đang trên đường về (hàng đã đặt mua), tồn kho an toàn,… hệ thống sẽ tự động cân đối và đưa ra một dự báo mua hàng nhằm hỗ trợ cho cán bộ chuyên môn của phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng

2: đuyệt kế hoạch

Kế hoạch mua NPL Duyệt kế hoạch mua hàng:Sau khi kế hoạch mua hàng được bộ phận cung ứng lập, lãnh đạo tiến hành kiểm tra và duyệt kế hoạch.-         Nếu kế hoạch không được duyệt thì quay về thực hiện bước 1.-         Nếu kế hoạch được duyệt thì thực hiện bước 3. Kế hoạch mua hàng đã được duyệt.

3: Tạo đơn hàng mua

Tạo đơn hàng mua Lập đơn hàng mua: Căn cứ trên yêu cầu mua NPL, bộ phận cung ứng lập đơn hàng mua theo yêu cầu.Trong quá trình lập đơn hàng mua, cán bộ mua hàng chỉ được phép chọn các nhà cung cấp đã được phòng QC phê duyệt.Trong quá trình lập đơn hàng, cán bộ chuyên môn liên hệ với nhà cung cấp để nhận thông báo giá của NCC qua điện thoại, email… Đơn hàng mua

4: Duyệt  Đơn hàng

Đơn hàng mua NPL Duyệt đơn hàng:Sau khi bộ phận cung ứng lập xong đơn hàng, đơn hàng sẽ được chuyển đến lãnh đạo phòng cung ứng xem xét để phê duyệt.-         Nếu đơn hàng không được duyệt thì thực hiện lại bước 5.-         Nếu đơn hàng được duyệt thì thực hiện bước tiếp theo (bước 7 Đơn hàng được duyệt

5: cập nhật thông tin

Cập nhật thông tin hợp đồng, kế hoạch giao hàng Bộ phận cung ứng cập nhật thông tin hợp đồng: số hợp đồng ,giá trị hợp đồng, điều khoản hợp đồng. Đồng thời tiến hành cập nhật thông tin giao hàng của nhà cung cấp vào hệ thống để hệ thống có thể dự báo được SL hàng tồn kho trong tương lai, các bộ phận có liên quan biết kế hoạch hàng về để bố trí nhân sự chuẩn bị cho công tác nhập kho…Đồng thời làm thủ tục mở LC thanh toán nhà cung cấp. Kế hoạch giao hàng

6: Kiểm tra chất lượng

Phiếu giao hàng Xem quy trình kiểm tra chất lượng QA-QC Phiếu nhập kho NPL

10:

Công nợ phải trả

Phiếu nhâp kho +Hợp đồng Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn cứ vào số tiền đã trả LC và số tiền còn lại phải trả, cũng như công nợ trả chậm (Nếu có). Công nợ khách hàng

2. Quy trình Mua NPL Nhập Khẩu ( Xem file dưới)

3. Yêu cầu nghiệp vụ mua NPL

a.      Phòng cung ứng

  • Hệ thống tự động dự báo kế hoạch sản xuất hàng thàng, hàng quí cho các nhà máy căn cứ theo kế hoạch tiêu thụ của phòng bán hàng và năng lực sản xuất của từng nhà máy. (hiện nay kế hoạch này chỉ dựa vào kế hoạch tiêu thụ của phòng bán hàng, chưa kết nối được với năng lực sản xuất của nhà máy, vì vậy mức độ chính xác của kế hoạch sản xuất do phòng cung ứng ban hành cho các nhà máy thường không cao).
  • Hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất cho các nhà máy bằng cách điều chỉnh từ dự báo kế hoạch sản xuất hoặc tự lập mới.
  • Hệ thống hỗ trợ duyệt kế hoạch sản xuất và tự động chuyển kế hoạch sản xuất cho các nhà máy để nhà máy tiến hành lên kế hoạch sản xuất tuần.
  • Hệ thống tự động dự báo kế hoạch mua hàng căn cứ trên kế hoạch sản xuất của các nhà máy, tồn kho thực tế và tồn kho tương lại (hàng đang trên đường về).
  • Hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng bằng cách lập mới hoặc điều chỉnh từ dự báo mua hàng.
  • Hệ thống hỗ trợ duyệt kế hoạch mua hàng, sau khi kế hoạch mua hàng được duyệt, hệ thống tự động chuyển kế hoạch mua hàng cho bộ phận xuất nhập khẩu để tiến hành mua hàng.

Quản lý nhà cung cấp:

  • Việc chọn lựa nhà cung cấp, hệ thống hỗ trợ kế thừa danh sách nhà cung cấp đã được bộ phận QC duyệt.
  • Hệ thống hỗ trợ thiết lập hạn mức tín dụng (công nợ) theo từng nhà cung cấp để kiểm soát tình trạng nợ của doanh nghiệp trong hạn mức mà từng nhà cung cấp cho phép nợ.

Quản lý cung ứng hàng:

  • Hệ thống hỗ trợ duyệt các yêu cầu cung ứng hàng cho các chi nhánh và các yêu cầu xuất hàng cho khách hàng từ phòng bán hàng.
  • Hỗ trợ xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng hoặc xuất hóa đơn nội bộ cho các chi nhánh. (số liệu xuất hóa đơn là căn cứ để thủ kho xuất kho và không có trường hợp xác nhận thực xuất).
  • Theo dõi cung ứng nguyên phụ liệu cho sản xuất.
  • Theo dõi tình hình cung cấp bao bì cho sản xuất.
  • Theo dõi tình hình cung ứng thuốc cho các chi nhánh.

Quản lý điều vận:

  • Quản lý đội xe giao hàng: Lập lịch điều xe, và ghi nhận quá trình điều xe.
  • Điều phối xe giao hàng: Kiểm soát số km đi, về.
  • Tính chi phí xăng dựa trên định mức và số km đi vể chi tiết theo khách hàng, chi nhánh hoặc/và tổng kết theo tháng.

Xem chi tiết file bên dưới:

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.