Giải pháp phần mềm erp ngành quảng cáo: quy trình hoạt động và yêu cầu

0

Quy trình hoạt động bao gồm các hoạt đông tư khi nhận dự án của khách hàng đến khi lên phương án thực hiện với sự tham gia của các bộ phận trong công ty quảng cáo: Kinh doanh, sáng tạo, kế toán và ban giám đốc

1. Quy trình

mo hinh tong the cong ty kinh doanh dich vu quang cao trien khai du an erp

2. Mô tả quy trình.  yêu cầu theo phòng ban

STT

Đâu vào

Công việc thực hiện

Đầu ra

Thực Hiện hợp đồng

1

+ Dự án khách hàng Thảo luận dự án với khách hàng: kinh doanh thảo luận với khách hàng về dự án khách hàng yêu cầu, thảo luận về hạn mục, thời gian thực hiện, phương thức thực hiện, giá, phương thức thanh toán..

2

+ yêu cầu khách hàng Thảo luận phương án thực hiện với phòng sáng tạo: trong quá trình thảo luận với khách hàng, từ những yêu cầu của khách hàng , kinh doanh thảo luận với phòng sáng tạo tìm ra phương án thực hiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng. + Phương án thực hiện

3

Tham khảo giá từ nhà cung cấp: trong dự án có những hạn mục cần thêu ngoài kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp để xác định giá mua. + Giá các dịch vụ thuê ngoài

4

Xác nhận thông tin dự án với khách hàng: kinh doanh thảo luận và chốt các điều khoản trong dự án lại với khách hàng đê tiến hàng làm hợp đồng. + Xác nhận dự án

5

+ Phương án kinh doanh Làm phương án kinh doanh: dựa trên những gì đã làm việc với khách hàng, kinh doanh làm phương án kinh doanh trình giám đốc phê duyệt.

6

+ Phương án kinh doanh Sự phê duyệt của giám đốc: giám đốc xem xét và phê duyệt phương án kinh doanh. Nếu không phê duyệt giám đốc trả phương án lại cho kinh doanh chỉnh sữa. + Sự phê duyệt

7

Làm hợp đồng: dựa trên sự phê duyệt của giám đốc phòng kinh doanh làm hơp đồng. + Hơp đồng

Quản lý triển khai dự án

8

Hợp đồng mua dịch vụ ngoài: đối với dịch vụ mua ngoài thì kinh doanh liên hệ nhà cung cấp, thương lượng giá cả, làm hơp đồng mua dịch vụ. + Hơp đồng mua

9

+ Hơp đồng Quản lý thanh toán cho nhà cung cấp: dựa vào hơp đồng mua dịch vụ và điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán thanh toán tiền cho nhà cung cấp + Phiếu chi

10

11

Quản lý các công việc trong dự án: bộ phận kinh doanh và sáng tạo thực hiện các công việc trong dự án, trong quá trình thực hiện có những phát sinh chi phí. + Hóa đơn

12

+ Hóa đơn Quản lý chi phí dự án: trong quá trình thực hiện dự án có phát sinh chi phí thì có sự phê duyệt của trưởng phòng, sau khi đó nhân viên đem hóa đơn về để kế toán thanh toán và quản lý chi phí của dự án.

13

14

Quản lý thu tiền dự án:  dựa vào hơp đồng và tiến độ thực hiện dự án kinh doanh đề nghị kế toán thu tiền khách hàng, một dự án có thể thu nhiều đợt. + Phiếu thu

Hạch toán lãi lỗ dự án

15

+ Hóa đơn mua Nhà cung cấp xuất hóa đơn: đối với các hợp đồng  dịch vụ mua ngoài nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn để để kế toán thanh toán hơp đồng cho nhà cung cấp.

16

+ Hóa đơn mua Thanh toán tiền cho nhà cung cấp: dựa vào điều khoản hợp đồng, hóa đơn kế toán sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp. + Phiếu chi

17

18

+ Hóa đơn bán Xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng: theo điều khoản thanh toán và tiến độ thực hiện khách hàng sẽ  xuất hóa đơn và thanh toán tiền + Phiếu thu

19

+ Phiếu chi+ Hóa đơn mua+ Phiêu thu+ Hóa đơn bán+ Hợp đồng Hạch toán lãi lỗ dự án: căn cứ vào các hóa đơn mua, phiếu chi, hóa đơn bán, phiếu thu.. kế toán sẽ hạch toán lãi lỗ theo dự án. + Báo cáo lãi lỗ theo dự án

3. Yêu cầu

a. Kinh doanh:

1 Trong dự án chia nhỏ ra các task, các task phải có ngày hoàn thành, ngày gởi báo cáo cho lãnh đạo.
2 Quản lý hợp đồng mua dịch vụ ngoài, hiệu lực của hợp đồng.
3 Công nợ phải thu hay phải trả theo hợp đồng
4 Tính doanh thu theo phòng sales, theo sales, khách hàng.

b. Kế toán

1  Nguồn tiền:
Quản lý chi, thu tiền mặt, in các phiếu từ hệ thống
Quản lý quỹ tiền mặt (Thủ quỹ và kế toán vốn bằng tiền)
Tiền chuyển đi
Tiền chuyển đến
In ủy nhiệm chi.
2 Quản lý hợp đồng : Mua và bán
Quản lý hợp đồng mua
Quản lý hợp đồng bán
3 Nợ phải trả:
Cho biết thời hạn thanh toán của từng hóa đơn.
Quản lý trả trước nhà cung cấp.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả tại từng thời điểm (ngày, tuần, tháng,…)
 4 Nợ phải thu:
Cho biết thời hạn thanh toán của từng hóa đơn, từng khách hàng
Quản lý số tiền chiết khấu của từng khách hàng.
Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu tại từng thời điểm (ngày, tuần, tháng,…)
Báo cáo tính tiền lãi nợ của khách hàng: nợ quá hạn, thỏa thuận theo hợp đồng.
 5 Kế toán tổng hợp:
Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Quản lý tạm ứng của nhân viên của dự án nào
Các chi phí chung trong kỳ hoạt động được theo dõi theo chứng từ, cuối tháng được tập hợp và phân bổ cho các bộ phận, căn cứ theo hoạt động của từng bộ phận trong tháng.
Lập kê khai báo cáo thuế
Phân bổ, kết chuyển tự đông.
Tính lãi lỗ theo dự án.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.