How to Evaluate ERP Software solution

1

The key to picking the right ERP software is identifying your business needs and finding the solution that best meets them. That’s easier said than done, however. These tips will help.

Many ERP projects are deemed failures because of budget overruns and lengthy implementation delays. Panorama Consulting’s 2013 ERP Report found that 53 percent of its survey respondents experienced cost overruns in their ERP implementations in 2012, while 61 exceeded their planned schedules.

Digging deeper, though, unrealistic expectations are often the real reason companies end up less than satisfied with their ERP projects, said Eric Kimberling, managing director of Panorama, an ERP consulting firm.

ERP vendors and the companies themselves share the blame for these overly optimistic expectations, he said during a recent webinar. While sales personnel likely do not mean to intentionally mislead prospective buyers, they are “not incentivized to point out the risks or challenges you may encounter.” That said, he pointed out, “a lot of times, you hear what you want to hear” when buying ERP software.

The software evaluation process is key to ERP success, Kimberling said. “Any project can fail, even with the right software. But force fitting the wrong software never works.”  Selecting appropriate software is an “ante,” he noted. “It helps keep you in the game and gives you a chance to succeed.”

software_evaluation_project_methodology

He also offered seven tips for ERP software evaluation:

1.Define Clear Goals for Your ERP Project

Many Panorama clients say they need a new ERP system because the old one is outdated and the vendor no longer offers support. While this is a valid reason, it shouldn’t be the primary one, Kimberling said. “We encourage our clients to look beyond that to identify the business purpose or goal they are trying to accomplish.” Examples he offered included reducing inventory levels or increasing customer satisfaction.

2.Define Business Requirements in Detail

Many companies opt to take this step after selecting a vendor. But Kimberling recommends doing so beforehand. “It help makes your evaluation more thorough and ensures you understand what you are buying,” he said. In creating requirements companies should focus on defining their business processes – both the current state and how they want them to look. It’s also a good idea to involve front-line employees, not just IT personnel and executives. These staffers are good at identifying potential ERP “blind spots” since they probably know processes better than anyone.

3.Choose the Right ERP Software

Companies should be careful not to select software based on what competitors are using or what is receiving lots of attention in the trade press, Kimberling cautioned. While the popularity of certain solutions in a given industry vertical is a valid data point, he said, “it should be one of many data points.” When questioning vendors about their products, he added, don’t just ask “can your software do this?” and accept a simple “yes” or “no” answer. Ask for more detailed information.

4.Set Realistic ERP Implementation Expectations

Again, he emphasized, remember sales reps will try to sell you a solution, not set realistic expectations. They may not have much experience with actual ERP implementations, so it’s important to talk to someone who does. Benchmark your project against projects of similar size and scope, he suggested. Don’t forget to address non-technical needs such as change management, user training and process workflow definition. Such factors tend to get overlooked by technology-focused system integrators, VARs and vendors, he said, calling it a “critical blind spot.”

5.Involve Front-line Employees and Key Users

Involve business people and not just technical types, Kimberling reiterated. Through its research studies, Panorama has found that the most effective ERP projects are ones in which users are involved throughout the project lifecycle, from evaluation all the way through to post-implementation training.

6.Develop Thorough Processes and Workflows

Again, many companies choose to do this after they purchase software. But Kimberling believes it helps speed ERP implementations if it is done during the evaluation stage. VARs, vendors and system integrators tend to focus on system-level transactions. It’s important to also include business processes. “You want to understand how information and/or products flow through your organization,” he said.

7. Position ERP for Benefits Realization

Kimberling referred to another key statistic from the 2013 ERP Report: 60 percent of respondents said they were receiving 50 percent or less of anticipated ERP benefits. Kimberling said this is often because those involved with ERP projects create a business case designed to get a green-light for the project rather than one that outlines actual business benefits. Identify where and how you will gain benefits by achieving business goals, he urged – and make the goals “actionable, realistic and measurable.” If reducing inventory levels is a goal, for example, you want a good sense of how much they will decline and how that can save you money and/or help you improve service.

Theo Kimberling-Panorama

Comments

comments

  1. Đây là một bài viết hay đúng đẵng cấp của Panorama.
    Xin chia sẽ 2 phần đầu ( ở khía cạnh của khách hàng)

    1.Define Clear Goals for Your ERP Project

    Các doanh nghiệp ở nghành nghề khác nhau thì có những yêu cầu va đặc thù khác nhau tuy nhiên có mục đích chung khi triển khai erp :

    1. Tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng: vì nguồn lực có giới hạn , doanh nghiệp ko thể chăm sóc tốt và giống nhau đối với tất cả khách hàng vì vậy cần xác định được nhóm khách hàng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mình nhiều nhất có những giải pháp cụ thể chăm sóc khách hàng nay.

    2. Tăng hiệu quả làm việc bằng cách cải thiện quy trình hoạt động công việc giữa các bộ phận phòng ban.

    3. Giảm chi phí: Chi phí lưu kho, chi phí hoạt động,…: Để giảm được chi phí thì phải biết được chi phí đó ở đâu.

    4. Hổ trợ lãnh đạo thông tin để có những quyết định: làm mặt hàng nào lời nhiều, nên ký hợp động với công ty A thay vì ký công ty B? cơ sở nào để quyết định. Dòng tiền hiện tại và tương lai của doanh nghiệp như thế nào? trong 3 tháng nữa thì dong tiền âm và dương như thế nào, âm hoặc dương bao nhiêu?

    Các mục tiêu khi đầu tư erp hay giải pháp ứng dung cần xác định rõ càng chi tiết càng tốt.

    2.Define Business Requirements in Detail

    Từ các mục tiêu chung, doanh nghiệp cần chi tiết ra cụ thể hóa các mục tiêu theo từng phòng ban, các phòng ban phải nêu được yêu cầu chi tiết của mình như thế nào?
    Chẳng hạn:
    a. bộ phận mua NPL có 1 số nhu cầu:
    – Quản lý được nhu cầu NPL theo kế hoạch kinh doanh sản xuất, tư nhu cầu NPL và lead time Mua NPL thì làm sao hệ thống hổ trợ được mua NPL đảm bảo đủ cho sản xuất/ kinh doanh mà ko tồn kho quá nhiều.
    – Làm sao phân tích đánh gia được nhà cung cấp? nhà cung cấp nào có hàng ko đạt chất lượng nhiều? thời gian giao hàng trể nhiều…
    – Quản lý Tốt công nợ NCC?
    B. Bộ phận kinh doanh:
    – Quản lý tốt chính sách bán hàng: chiếc khấu, khuyến mãi, thanh toán …
    – Biết được khách hàng nào đem lại nhiều doanh thu và lợi nhuận để chăm sóc đặc biệt…
    – Khi nhận đơn hàng thì phải biết được là khả năng cty có cung cấp đc cho khách hàng đúng tiến độ cam kết ko?
    – Hệ thống có những hổ trợ nào để quản lý tốt công nợ của khách hàng,
    – hệ thống phân tích doanh thu , lãi lỗ theo nhiều chiệu: Nhóm hàng/ mặt hàng, nhân viên kinh doanh, Nhóm khách hàng/ khu vực –>chính sách phát triển phù hợp cho tương lại.
    và nhiều bộ phần khác…
    Mời anh chị tham gia thảo luận tiêp…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.