Kinh nghiệm lập kế hoạch triển khai dự án Phần mềm cho doanh nghiệp

0

I. CÁC NGUYÊN LÝ CHO VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

I.1 Các yêu cầu cho quản lý kế hoạch

–       Cần xác định rằng đây là công việc quan trọng nhất của quản trị dự án: mọi việc đều được thực hiện theo kế hoạch

–       Thông thường 1 dự án có 3 mức cơ bản của kế hoạch:

  • Kế hoạch khung (dự án, giai đoạn)
  • Kế hoạch chi tiết giai đoạn: (Quản trị dự án) QTDA phải review kế hoạch chi tiết giai đoạn
  • Kế hoạch chi tiết nhóm/cá nhân (theo giai đoạn/việc cụ thể): thời gian tối thiểu được lập trong 1 KHCT của nhóm/cá nhân là 2 tuần). QTDA và các trưởng nhóm phải review các kế hoạch của các thành viên dự án

–       Khi lập/cập nhật các kế  hoạch cần lưu ý sự tương thích/đồng bộ của các kế hoạch trên

–       Kế Hoạch cần đầy đủ và chi tiết. Không được sót việc, sót người,.. Kế hoạch càng chi tiết càng tốt, nên phân cấp chi tiết các kế hoạch.

–       Kế hoạch tương thích với sự phân rã giai đoạn, công việc, với kiểu phân rã cuốn chiếu, song song, lặp,..

–       Tuân thủ theo nguyên lý mịn dần, đầy đủ hơn, chi tiết hơn.

–       Kế hoạch được cập nhật thường xuyên và kịp thời, được gửi tới người liên quan

–       Kế hoạch được phê duyệt bởi các bên/người liên quan.

–       Kế hoạch giai đoạn phải lập trước khi bắt đầu giai đoạn khoảng 2 tuần- 1 tháng.

I.2 Các mốc lập kế hoạch

kinh nghiem lap ke hoach trien khai giai phap phan mem ưng dung

 

II.CÁC VẤN ĐỀ CHUNG

Kế hoạch dự án được QTDA lập sau khi có Quyết định khởi động dự án.

Khi nào thì hiệu chỉnh kế hoạch dự án ?

Việc hiệu chỉnh kế hoạch dự án do các thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện dự án được tiến hành dưới các hình thức khác nhau phụ thuộc vào qui mô và tác động của các thay đổi này đến việc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của dự án.

QTDA cập nhật lại kế hoạch dự án khi:

–          Độ lệch về nhân lực, thời gian thực hiện, mục tiêu dự án ( số chênh lêch  lớn hơn 20%)

–          Nguyên nhân gây ra lệch là về phía khách hàng hoặc các lý do khách quan khác.

Việc cập nhật lại KHDA được thực hiện tại khi kết thúc một giai đoạn của dự án.

Các hiệu chỉnh nhỏ được thực hiện đối với các trường hợp thay đổi có tác động nhỏ. Khi có các hiệu chỉnh này không nhất thiết phải cập nhật lại kế hoạch dự án. Các bằng chứng hiệu chỉnh có thể là các biên bản họp dự án hoặc các báo cáo hoặc các phụ lục của kế hoạch dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Việc thay đổi cần phải bảo đảm tính pháp lý của hợp đồng, được đồng bộ giữa các kế hoạch chung và riêng và được báo cáo lên cấp quản lý. Phần thay đổi liên quan tới cán bộ của đội dự án, khách hàng phải được thông báo đầy đủ tới họ, những thay đổi lớn cần có sự thống nhất của khách hàng bằng văn bản.

III.CHI TIẾT

III.1 Kế hoạch khung dự án

Từ phạm vi công việc được xác định trong hợp đồng hoặc quyết định khởi động dự án, quản trị viên cần đánh giá được tương đối chính xác chi phí (người, thời gian, tiền, công cụ,…) cho dự án một cách tổng thể và cho các giai đoạn, thể hiện qua bản đánh giá chi phí dự án (bao nhiêu nhân lực, vật lực, tài lực được huy động phục vụ dự án). Việc đánh giá đúng chi phí dự án giúp cho việc lập kế hoạch được chính xác, giúp cho việc điều động cán bộ được hợp lý (bao nhiêu người, trình độ ra sao,..).

Trong quá trình thực hiện dự án, QTDA hoặc các trưởng nhóm phải lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn dự án, lúc này cần điền chi tiết, chính xác tên người thực hiện cho các công việc của giai đoạn mà trên kế hoạch khung vẫn để chung là NCC/Khách hàng. Lưu ý: Các kế hoạch cần đầy đủ các công việc của dự án, các công việc có thể bị bỏ sót:

–                Khách hàng chuẩn bị phần cứng

–                Các công việc của các đội phối hợp (phát triển, test, tư vấn công nghệ, thuê làm phân hệ ngoài ERP)

–                Xem xét các sản phẩm của dự án.

–                Thu tiền dự án.

–                Lập kế hoạch các giai đoạn

–                Ngày bắt đầu của giai đoạn sau phải sau ngày kết thúc của giai đoạn trước (các giai đoạn không được chồng chéo nhau).

III.2 Danh mục sản phẩm phải bàn giao

Nội dung tài liệu Danh mục sản phẩm bàn giao cho khách hàng: Liệt kê các sản phẩm (tài liệu, chương trình, giấy chứng nhận bản quyền …) cam kết bàn giao cho khách hàng. Nên tham khảo hợp đồng để có được tên chính xác các sản phẩm cần bàn giao, cần đặc biệt lưu ý các mục liên quan đến điều kiện nghiệm thu.

Trong trường hợp khách hàng yêu cầu bổ sung thêm các TL bàn giao về sản phẩm phần mềm, QTDA sẽ xem xét tính hợp lý và bổ sung tương ứng vào danh sách sản phẩm phải bàn giao.

Danh mục sản phẩm bàn giao sẽ cập nhật thường xuyên mỗi khi kết thúc giai đoạn, lưu ý các lần bàn giao cùng 1 sản phẩm nhưng các phiên bản khác nhau cũng cần phải cập nhật vào danh mục này.

III.3 Tổ chức dự án

III.3.1 Tổ chức dự án

Nội dung chính: Sơ đồ tổ chức, chi tiết danh sách đội dự án (Điều phối dự án, Quản lý dự án, đội dự án) của Nhà cung cấp triển khai và khách hàng, yêu cầu về đạo tạo. Danh sách đội dự án ở tài liệu này có thể khác 1 chút so với danh sách đội dự án trong tài liệu Kế hoạch dự án.

III.3.2 Thông tin trao đổi

Nội dung chính: Mô tả cách thức trao đổi thông tin, chế độ theo dõi dự án của Ban phụ trách dự án.

Trao đổi theo việc: Yêu cầu cấp trao đổi, hình thức trao đổi (mail, văn bản …) cho một số công việc điển hình của dự án.

III.4 Các mục kiểm soát dự án

III.4.1 Danh mục sản phẩm bàn giao cho khách hàng

Danh mục sản phẩm bàn giao cho khách hàng

III.4.2 Các mốc kiểm soát

Lưu ý điền vào đây các thời điểm quan trọng của dự án, thời điểm kết thúc giai đoạn mặc nhiên là một mốc kiểm soát chính. Khoảng cách giữa hai mốc kiểm soát nên trong khoảng 1-1,5 tháng.

Cột Ghi chú nêu rõ điều kiện để một Mốc kiểm soát được coi là kết thúc

III.4.3 Dự kiến nhân lực

Dự kiến nhân lực thực hiện cho dự án theo giai đoạn và theo quá trình (QTDA, Phân tích, thiết kế, test, triển khai …). Tổng nguồn lực theo giai đoạn phải bằng với tổng nguồn lực theo quá trình.

III.4.4 Quản lý cấu hình

III.4.4.1  Baseline

Khái niệm baseline được chỉ ra trong tài liệu hướng dẫn công việc Quản lý cấu hình trong của hệ thống.

Một dự án phải có tối thiểu 04 lần baseline. Tuỳ theo quy mô và thời gian thực hiện dự án, một dự án có thể có nhiều lần baseline. Thời điểm baseline thường được xác định căn cứ vào các giai đoạn thực hiện dự án, có 4 baseline sau là bắt buộc.

Start: Thời điểm ghi nhận là khi KHDA phiên bản đầu tiên được phê duyệt, thường là khi kết thúc khởi động dự án.

Design: Thời điểm ghi nhận là khi kết thúc giai đoạn Phân tích, thiết kế hệ thống (Khi Tài liệu Quy trình nghiệp vụ tương lai được phê duyệt).

System test: Thời điểm ghi nhận là khi kết thúc giai đoạn xây dựng hệ thống, test (Có Biên bản xác nhận hệ thống đủ tiêu chuẩn phát hành)

Finish: Thời điểm ghi nhận là khi dự án có biên bản nghiệm thu, bắt đầu làm báo cáo tổng kết dự án.

 

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *