2

Những yêu cầu đặc thù đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vàng bạc đá quý khi triển khai erp

1. Hệ thống bán lẻ

Tự động hóa việc xử lý quy trình lập đơn bán hàng -> in hóa đơn & phiếu bảo hành -> thu tiền theo đặc thù từng ngành hàng: Vàng miếng, Trang sức vàng, Bạc, Đá quý,… tại hệ thống các cửa hàng bán lẻ theo mô hình thông tin Tập trung – Trực tuyến – Tức thời.

Tự động hóa việc xử lý quy trình Cửa hàng lập đơn nội bộ yêu cầu cung ứng chuyển về Trung tâm -> Trung tâm tổng hợp yêu cầu các cửa hàng -> Trung tâm xử lý yêu cầu bằng cách điều chuyển/mua hàng/đưa đi sản xuất -> Phân phối hàng về cửa hàng -> Cửa hàng tiếp nhận nhập kho.

Tự động hóa việc xử lý quy trình khách đặt hàng theo yêu cầu riêng -> Cửa hàng lập đơn hàng khách báo về Trung tâm -> Trung tâm tổng hợp đơn khách các cửa hàng -> Xưởng chế tác lập kế hoạch & sản xuất hoặc gởi gia công -> Phân hàng về đúng cửa hàng -> Cửa hàng tiếp nhận để giao hàng cho khách.

Tự động hóa việc xử lý quy trình tiếp nhận hàng điều chuyển đến từ Trung tâm hoặc cửa hàng khác và quy trình thực hiện lệnh điều chuyển hàng về Trung tâm

Quản lý nghiệp vụ mua lại hàng của khách. Chương trình hỗ trợ tự động kiểm tra lại số hóa đơn bán hàng cho khách trước đây và kiểm soát chính sách giá mua lại theo đúng cam kết tại thời điểm bán hàng trước đây.

Theo dõi Nhập – Xuất – Tồn kho tức thời chi tiết theo từng quầy hàng thuộc cửa hàng

Xác định mã hàng khách yêu cầu nhưng cửa hàng đã hết hàng còn tồn ở các cửa hàng nào khác trong hệ thống để đề xuất điều chuyển hàng

Chức năng kiểm kê kho và đối chiếu theo từng quầy thường xuyên và đột xuất

Bảng giá bán lẻ được quản lý tập trung thống nhất toàn hệ thống và cập nhật một cách tức thời. Cửa hàng có thể xác định ngay các mặt hàng Trung tâm mới thay đổi giá bán để in dán lại các nhãn giá (etiquette)

Hỗ trợ việc tính giá bán hàng trang sức theo công thức nổi: Trọng lượng vàng quy 10 X Giá vàng 10 tại thời điểm bán + Giá công + Giá đá quý/bán quý

Quản lý dịch vụ kỹ thuật, chế tác tại chỗ theo yêu cầu khách hàng của thợ kim hoàn tại cửa hàng

Trung tâm có thông tin theo thời gian thực về doanh số, tồn quỹ, tồn kho của từng cửa hàng

yeu cau dac thu doanh nghiep san xuat kinh doanh vang da quy khi trien khai erp

2. Hệ thống bán sỉ

Cân nhiều mã theo tuổi vàng, phân bổ trọng lượng theo mã

Chính sách giá bán sỉ theo địa bàn tập trung, thống nhất do Trung tâm thiết lập. Chức năng bán hàng tự động lấy giá vàng cập nhật đến từng phút.

Tự động kiểm soát việc thương lượng giá theo quy định của Công ty

Theo dõi giá công riêng, giá nguyên liệu nổi (floating)

Theo dõi thanh toán ngay và phần công nợ, tự động cấn trừ vàng với hàng thu mua lại của khách như dạng mua nguyên liệu

Theo dõi công nợ riêng theo cả vàng và tiền, tự động tính và hạch toán phần chênh lệch giá vàng khi khách thanh toán công nợ vàng bằng tiền

Hỗ trợ bán hàng trực tuyến lưu động tại các địa bàn ở xa

Mua lại hàng dạng nguyên liệu trao đổi hàng


3. Kinh doanh vàng miếng

Tự động hóa việc xử lý quy trình bán vàng miếng: Thương lượng và chốt giá -> Ghi nhận đơn hàng -> In hóa đơn -> Thanh toán/Ghi nhận công nợ -> Giao hàng/Ghi nhớ lịch giao hàng -> Giao hàng

Cân đối được lượng mua vào và lượng bán ra và tồn hàng khả dụng tại bất kỳ thời điểm nào

Quản lý các đơn hàng giao vàng sau

Quản lý tiền cọc của khách

Quản lý vàng giữ hộ của khách mua gởi lại


4. Quản trị kinh doanh

Quản lý việc bán hàng của toàn bộ hệ thống cửa hàng theo mô hình tập trung – trực tuyến – tức thời. Dữ liệu được cập nhật về Trung tâm ngay tại thời điểm bán hàng.

Quản lý chi tiết các thuộc tính của từng mặt hàng như: tuổi vàng, trọng lượng, trọng lượng vàng quy 10, trọng lượng đá, loại đá chính, đá phụ, số lượng từng loại đá, kích thước đá trong cấu trúc sản phẩm (BOM)

Quản lý đơn hàng khách và quá trình chế tác tại cửa hàng hoặc chuyển về xưởng trung tâm thực hiện

Quản lý đơn hàng nội bộ cửa hàng đặt hàng xưởng sản xuất của Cty và tình trạng đáp ứng các đơn hàng nội bộ, thông tin quá trình xử lý đơn hàng nội bộ tự động kết xuất từ module Sản xuất

Quy trình tổng hợp đơn nội bộ, đơn hàng khách để điều chuyển hoặc đưa đi sản xuất/gia công

Quản lý việc thu mua lại sản phẩm đã bán theo chính sách của Cty, việc thu mua nguyên liệu từ tất cả các cửa hàng

Quản lý quá trình luân chuyển hàng hóa, nguyên liệu từ các cửa hàng về Cty và ngược lại

Quản lý bảng giá thống nhất, tập trung, tức thời từ trung tâm, áp dụng cho toàn bộ hệ thống cửa hàng có tính đến giá vàng từng địa phương.

Tính giá bán các ngành hàng và cập nhật toàn hệ thống

Báo cáo tổng hợp phân tích bán hàng các loại

5. Gia công, Xuất khẩu

Xử lý quy trình đơn hàng xuất khẩu hoặc đơn gia công cho nước ngoài đáp ứng các yêu cầu riêng của kênh xuất khẩu: Nhận yêu cầu RFQ + mô tả đá chính, phụ -> Báo giá công + Chốt giá nguyên liệu vàng/bạc -> Lập đơn sản xuất -> Theo dõi nhận đá của khách hàng -> Đóng hàng cho từng đợt giao hàng -> Phát hành Proforma invoice, PL -> Thanh toán

6. Quản lý nguyên vật liệu

Xử lý quy trình cung ứng nguyên liệu vàng nhập vàng nguyên liệu hoặc thu mua nữ trang tái chế từ các cửa hàng -> Chuyển về Cty thông qua điều vốn -> nấu nguyên liệu thô -> pha chế -> nguyên liệu tinh các loại -> xuất đi vào sản xuất

Hỗ trợ xử lý các trường hợp chênh lệch tuổi, trọng lượng trong các khâu thu mua và luân chuyển nội bộ

Từ kế hoạch sản xuất pha chế, đúc tính toán được nhu cầu nguyên liệu tinh các loại, giải quyết bài toán cân đối nguồn vốn nguyên vật liệu.

Thiết lập và kiểm soát định mức tồn nguyên vật liệu (vốn) trên từng công đoạn của chuyền sản xuất

Hỗ trợ các phương thức xác lập giá vốn nguyên vật liệu luân chuyển trong toàn hệ thống

7. Quản lý Kho

Quản lý đầy đủ và theo đúng đặc thù của từng loại kho như: Kho nguyên liệu, Kho đá, Kho thành phẩm, Kho cửa hàng, Kho sản xuất (dở dang),

Quản lý thẻ kho chi tiết đến từng quầy hàng, từng tổ thợ hoặc từng thợ SX

Tổ chức và kiểm soát quy trình xuất nhập kho chặt chẽ trên máy: kế toán lập phiếu -> thủ kho xác nhận số thực tế -> kiểm soát viên duyệt phiếu, đảm bảo duy trì khớp số liệu giữa thẻ kho và số thực tế một các tức thời, thường xuyên

Theo dõi chi tiết nhập xuất tồn kho theo giá trị, trọng lượng, trọng lượng quy 10

Quản lý chặt chẽ quy trình luân chuyển kho nội bộ từ các cửa hàng về Cty và ngược lại. In biên bản đối chiếu các trường hợp chênh lệch giữa bộ phận chuyển và bộ phận nhận về tuổi vàng, trọng lượng, mặt hàng,… và hỗ trợ xử lý điều chỉnh các trường hợp chênh lệch

Hỗ trợ việc tính tồn dự kiến các mặt hàng tại từng bộ phận theo thời gian thực dựa trên các phiếu luân chuyển hàng đang trên đường và các đơn đặt hàng đã duyệt

Định mức vốn và thực tế vòng quay vốn theo nhóm hàng, cửa hàng

Xem tồn kho tức thời từng mặt hàng ở từng bộ phận, từng quầy.

Hỗ trợ chức năng kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê

8. Quản lý công nợ

Quản lý hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp tập trung thống nhất toàn Cty

Hỗ trợ theo dõi công nợ phải trả của nhóm đơn vị thuộc cùng đơn vị chủ quản và giao dịch phát sinh công nợ ở nhiều cửa hàng trực thuộc Cty

Theo dõi công nợ phải thu, phải trả vừa theo tiền vừa theo trọng lượng (chỉ) vàng quy 10

Theo dõi tuổi nợ và cảnh báo nhắc nợ đến hạn, quá hạn

Quản lý và cấn trừ công nợ trao đổi vàng nguyên liệu gia công

Quản lý các quan hệ ký gởi, trao đổi hàng

9. Quản lý sản xuất

Đăng ký cấu trúc sản phẩm các loại (BOM)

Lập và theo dõi kế hoạch nguyên vật liệu và đá. Cảnh báo các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc thắt cổ chai ở các công đoạn sản xuất

Lập và theo dõi kế hoạch năng lực sản xuất của từng công đoạn, từng tổ thợ. Cảnh báo các trường hợp thiếu hụt năng lực ở công đoạn và đề xuất kế hoạch tăng ca

Hiển thị theo thời gian thực tiến độ sản xuất thực tế so với kế hoạch trên sơ đồ Gantt

Hiển thị tình trạng sản xuất của từng đơn hàng

Theo dõi phân phối và giao thành phẩm cho từng đơn hàng nội bộ hoặc đơn hàng khách

Chấm công và tính lương theo sản phẩm cho thợ

Tính giá thành sản xuất theo từng công đoạn của từng mã sản phẩm

10. Giá thành

Tập hợp chi phí theo nhóm hàng, công đoạn

Phân bổ chi phí chung theo các tiêu thức định nghĩa

Tính giá thành kế hoạch và thực tế theo từng mã sản phẩm. So sánh đối chiếu giá thành thực tế và kế hoạch -> tinh chỉnh các tham số phân bổ chi phí chung

Tách riêng tính giá thành công và đá phụ (không bao gồm NVL vàng và đá chính) và giá nguyên vật liệu chính

Phân tích các yêu tố chi phí trong từng công đoạn, dòng sản phẩm

Tập hợp chi phí thiết kế và sản xuất sản phẩm mẫu

11. Giá bán

Hỗ trợ công cụ tính giá bán và điều chỉnh giá bán hàng loạt mặt hàng theo công thức do Cty quy định

Hỗ trợ tiện ích cảnh báo cho cửa hàng các mặt hàng mới thay đổi giá để dán lại tem bán

Quản lý tập trung thống nhất bảng giá bán, cập nhật tức thời. Chia theo khu vực, trung tâm thương mại, giá sỉ lẻ

Lưu vết lịch sử biến động giá của từng nhóm hàng, mặt hàng

12. Tài sản, Vật tư, Công cụ

Quản lý quy trình mua sắm tài sản công cụ: các bộ phận tự lập yêu cầu trên máy -> trưởng phân xưởng/bộ phận duyệt -> Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua sắm -> nhận báo giá -> trình lãnh đạo duyệt -> lãnh đạo duyệt bảng tổng hợp yêu cầu mua sắm -> lập đơn đặt hàng -> nhận hàng -> lập phiếu nhập kho -> xuất kho cung ứng cho các bộ phận yêu cầu -> giảm trừ yêu cầu tự động

Cập nhật và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh về tài sản: đăng ký mới, tính khấu hao/phân bổ, di chuyển, tách/nhập tài sản công cụ, điều chỉnh, thanh lý

Tính khấu hao tài sản, tính phân bổ công cụ theo từng trung tâm chi phí cuối tháng

Quản lý di chuyển tài sản công cụ

Quản lý việc kiểm kê tài sản công cụ định kỳ, xử lý và cập nhật kết quả kiểm kê, hỗ trợ in và dán tem tài sản có mã vạch và kiểm kê bằng máy kiểm kê quét mã vạch

Hạch toán kế toán tự động các nghiệp vụ phát sinh về tài sản công cụ

13. Cung ứng

Xử lý các quy trình yêu cầu cung ứng nội bộ cho từng ngành hàng Trang sức vàng, hàng món, bạc,…: Lập yêu cầu -> duyệt yêu cầu -> xử lý điều phối hoặc xuất kho cung ứng -> tổng hợp yêu cầu cần mua hoặc SX -> Lập đơn mua hàng hoặc lập kế hoạch SX -> phân phối hàng về cửa hàng yêu cầu -> tự động trừ đơn yêu cầu.

14. Marketing

Tập hợp thông tin khách hàng

Cấp thẻ khách hàng VIP: Silver, Gold, Platinum

Thiết lập các chính sách khách hàng thân thiết bằng các hình thức khuyến mãi, giảm giá, quà tặng.

Đánh giá hiệu quả các chương trình

15. Kế toán

Phân hệ này bao gồm đầy đủ các phần hành kế toán chi tiết và tổng hợp như:

- Kế toán tổng hợp (GL)

- Kế toán vốn bằng tiền (CM)

- Kế toán các khoản phải thu (AR)

- Kế toán các khoản phải trả (AP)

- Kế toán kho (hàng hóa, linh phụ kiện, bảo hành)

- Kế toán tài sản – công cụ (AA)

- Kế toán thuế

- Kế toán doanh thu

- Kế toán chi phí

- Báo cáo tài chính

- Các tính năng chính

- Hạch toán tự động các chứng từ phát sinh chi tiết

- Tự động phân bổ kết chuyển cuối kỳ theo phương thức định nghĩa

- Hỗ trợ tự động tính giá vốn đồng thời theo nhiều phương thức phù hợp với từng loại hàng hóa, vật tư: giá đích danh, BQGQ thời điểm, BQGQ cuối kỳ

- Tính chênh lệch giá vàng và hạch toán tự động

- Tự động phân loại tính thuế trực tiếp và khấu trừ theo quy định thuế ngành VBĐQ

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo hợp nhất

- Báo cáo quản trị

16. Quản trị

Kiểm soát vòng quay vốn của từng ngành hàng, nhóm hàng so với định mức thiết lập

Kiểm soát hàng tồn kho từng cửa hàng hoặc từng công đoạn trên chuyền SX, cảnh báo các trường hợp tồn lâu, bán chậm gây ứ đọng vốn để có biện pháp điều chuyển hoặc tái chế

Thiết lập Rỗ hàng tồn chung toàn hệ thống để các cửa hàng có thể đề xuất xin hàng hoặc bán hộ nhằm tối ưu dự trữ

Kiểm soát vốn bằng tiền tại từng cửa hàng so với định mức cho phép

Kiểm soát giá bán theo thời gian thực của giao dịch và bảng giá đến từng phút

Kiểm soát bán sai hàng, sai chính sách khuyến mãi, chiết khấu

Theo FBS

 

Filed in: Bán Lẻ, Chọn giải pháp, ERP, Thời trang Tags: ,

Get Updates

Share This Post

Recent Posts

2 Responses to "Những yêu cầu đặc thù đối với doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh vàng bạc đá quý khi triển khai erp"

  1. Dũng nói:

    Quy trình rõ ràng, yêu cầu khá phức tạp, không biết FBS triển khai dự án đến đâu rồi?

  2. Cường nói:

    Cám ơn tác giả, yêu cầu rất chi tiết và đầy đủ, minh có thể tham khỏa cho cty mình.

Leave a Reply

Submit Comment

ICTROI.COM designed by ICTROI.