Quy trình lựa chọn ERP như thế nào cho hiệu quả ( ERP ROI)

Bài Viết của Ông Phạm Ngọc Hoàng Thanh làm việc tại Bộ phận Dịch vụ tư vấn về rủi ro hệ thống thông tin của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán công nghệ thông tin (CNTT)… Ông Thanh có hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực hiện các dự án CNTT sẽ chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn ERP.

disabled by wilfred owen essay get link real,viagra online writing service literary analysis of adam and eve https://sugarpinedrivein.com/treatment/how-to-ween-off-nexium/10/ where can i get a free trial of viagra follow link essay writing help company https://thejeffreyfoundation.org/newsletter/microbiology-lab-report-sample/17/ how to do powerpoint presentation click thesis ideas for criminal justice https://sacredwaters.net/citrate/cost-of-accutane-without-insurance/60/ https://greenechamber.org/blog/how-to-write-army-time/74/ drogasil preo do viagra see https://childbirthsolutions.com/sildenafil/efectos-secundarios-medicamento-cialis/20/ viagra direct from manufacturer follow link follow how to write a thematic analysis essay https://caberfaepeaks.com/school/france-homework-help/27/ thesis statement outlines how to write an overview for a research paper go to link information age essay go here good essay introduction example accounting homework helper prescriptions without prescriptions see 1. ERP có phải đơn giản là lựa chọn một phần mềm?

Hiện nay, khi doanh nghiệp (DN) quan tâm tìm mua một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM hoặc một hệ thống kế toán, họ thường có khuynh hướng chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm. “Gói phần mềm nào có thể tạo ra được các báo cáo tôi cần?” là câu hỏi thường gặp khi các nhà quản lý tìm mua ERP. Thực tế, việc đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP phức tạp hơn nhiều và chưa bao giờ là công việc dễ dàng.

Các vấn đề DN thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của DN. Nhằm giúp DN tránh những vấn đề trên, bài viết này sẽ trình bày sơ lược các bước cơ bản trong quy trình lựa chọn hệ thống ERP.

2. Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?

Tùy theo điều kiện nội tại của từng DN, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các DN khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các DN như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP

Để xác định mục tiêu của dự án ERP, chúng ta thường bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của DN. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp DN nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.

Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của DN, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh DN đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.

Thực tế, nhiều DN hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều DN cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống

ERP là một cấu phần của hệ thống, cùng với quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý, phần cứng và mạng, tạo thành hệ thống thông tin quản lý DN. Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:

Quy trình kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong DN. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.

Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong DN.

Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau.

Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.

Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, DN sẽ tìm ra các điểm yếu, điểm tắc nghẽn thông tin trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống mà nó có khả năng gây ảnh hưởng xấu đến sự thành công chung của DN. Tùy trường hợp, DN còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà DN sắp sửa chọn để triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu

Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.

Thông thường, phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.

Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.

Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để DN có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.

Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được DN xác định.

Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP (thực hiện tại buổi demo phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của DN hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.

Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của DN với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP

Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo DN để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo DN, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng quy trình:

Ngoài việc đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dựa trên hồ sơ dự thầu hay thông qua buổi demo trình diễn phần mềm của nhà cung cấp ERP, nhóm đánh giá ERP nên đến nơi làm việc của họ để có thông tin đánh giá chính xác hơn. Hãy gặp gỡ những người mà có thể bạn sẽ cùng làm việc với họ trong dự án triển khai ERP và xem các tiện nghi làm việc của họ. Liệu họ có đủ nguồn lực và tài năng cần thiết cho việc triển khai ERP tại DN bạn hay không?

Bên cạnh đó, nhóm đánh giá, lựa chọn ERP cần có sự tham gia của những cá nhân đại diện cho các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên trong DN. Người đứng đầu nhóm đánh giá này phải là thành viên trong ban lãnh đạo DN để có thể báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành. Nhiều DN đã sai lầm khi thành lập nhóm đánh giá dự án chỉ là các cán bộ phòng CNTT và giao hết việc đánh giá ERP cho mỗi phòng CNTT thực hiện. Sự tham gia của đại diện các phòng, ban này trong nhóm đánh giá dự án ERP sẽ giúp họ hiểu thêm về công việc của các phòng, ban khác, từ đó giúp họ hiểu được sự quan trọng của việc chia sẻ và tích hợp thông tin trong toàn DN, làm tiền đề tốt cho việc triển khai ERP sau này.

Comments

comments

  1. Ngày nay, việc ứng dụng ERP trong quản lý và điều hành doanh nghiệp đã trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên việc lựa chọn được một giải pháp ERP phù hợp là rất quan trọng và không phải lúc nào cũng đơn giản.

    Khi chọn lựa các sản phẩm ERP, các doanh nghiệp thường tiến hành rất nhiều bước đánh giá, từ đánh giá giao diện, đánh giá tính năng có đáp ứng yêu cầu của mình hay không, sau đó đánh giá về giá cả, chi phí đầu tư…Tuy nhiên, khi có nhiều nhà cung cấp cùng giới thiệu giải pháp cho mình, khách hàng thường cảm thấy lúng túng khi chọn lựa; hoặc khi nhiều sản phẩm đáp ứng yêu cầu về tính năng, giá cả có thể chấp nhận được, nhà cung cấp cũng tốt, vậy thì nên chọn sản phẩm nào, nhà cung cấp nào?

    Theo kinh nghiệm, chúng ta nên xem xét một số yếu tố sau trong quá trình chọn lựa sản phẩm:

    1. Độ linh động của sản phẩm ERP: Một doanh nghiệp luôn luôn có nhiều thay đổi về quy trình, về kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thay đổi về các tiêu chí quản lý…trong quá trình phát triển của mình. Một sản phẩm ERP tốt phải đáp ứng yêu cầu này, giúp cho doanh nghiệp có thể tự thay đổi, điều chỉnh, thiết lập lại phần mềm mà không làm gián đoạn công việc hoặc gián đoạn quá trình sử dụng hàng ngày không những trong giai đoạn triển khai mà còn sau khi vận hành hệ thống chính thức. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rất nhiều phiền phức cũng như chi phí phải lệ thuộc vào nhà cung cấp sau khi triển khai xong, nếu hệ thống không linh động, mỗi lần điều chỉnh lại phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình lại, phải mất thời gian mà lúc này thì nhà cung cấp yêu cầu trả phí bao nhiêu thì doanh nghiệp cũng đành “ngậm bồ hòn làm ngọt” chi trả bấy nhiêu. Việc thay đổi là điều không tránh khỏi trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, và thường không lường trước được việc thay đổi cái gì, thay đổi bao nhiêu… Do đó, cần phải cân nhắc khi chọn lựa giải pháp để đáp ứng yêu cầu liên tục thay đổi để phát triển của mình.

    2. Giao diện có dễ dùng hay không? Hơn 90% người dùng hệ thống ERP hàng ngày đó là các nhân viên tác nghiệp chứ không phải cấp lãnh đạo. Lực lượng nhân viên này hàng ngày nhập liệu, thao tác trên phần mềm và Ban lãnh đạo chỉ kiểm tra số liệu và khai thác các báo cáo. Do đó, một hệ thống ERP được thiết kế với giao diện dễ dùng, dễ thao tác và thân thiện sẽ giúp cho lực lượng đông đảo nhân viên nhanh chóng tiếp nhận và khai thác hơn, sử dụng hiệu quả hơn và giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo huấn luyện. Bên cạnh đó, tâm lý người dùng khi tiếp nhận một hệ thống phần mềm mới, đặc biệt là các hệ thống phần mềm nước ngoài thường cảm thấy phức tạp và lo lắng về khả năng tiếp nhận học hỏi vận hành của mình. Với hệ thống có giao diện thân thiện và dễ dùng sẽ giúp ngừơi dùng hoàn toàn tự tin khi tiếp nhận hệ thống mới. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí mà vừa nhanh chóng đưa hệ thống vào khai thác hơn, giúp cho việc đầu tư ERP có hiệu quả và thu hồi vốn nhanh nhất.

    3. Sự tích hợp: Một phần mềm không thể vận hành độc lập mà phải tích hợp và tương tác với các hệ thống khác để giúp cho việc đầu tư về CNTT có hiệu quả hơn. Ví dụ, hệ thống ERP có thể tích hợp với hệ thống Email, hệ thống chat, tương tác với Mobile, hệ thống soạn thảo văn bản như Word, Excel… sẽ giúp cho không những việc đầu tư ERP có hiệu quả mà còn việc đầu tư các hệ thống khác như Word, Excel, Outlook có hiệu quả. Sử dụng tối đa tính năng của toàn bộ phần mềm đã đầu tư. Hơn nữa, với sự tích hợp mạnh mẽ của một hệ thống sẽ cho phép người dùng khai thác số liệu và tương tác, sử dụng mọi nơi và trên nhiều ứng dụng như có thể từ Word, Excel, hay Mobile… Sự tích hợp mạnh mẽ cũng giúp cho người dùng không bị ràng buộc cố định vào hệ thống.

    4. Công nghệ có tiên tiến và phổ biến hay không? Một hệ thống ERP phải được thiết kế và phát triển trên nền tảng công nghệ phổ biến và tiên tiến. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tự vận hành, bảo trì hệ thống và khi gặp sự cố cần được giúp đỡ thì có thể tìm được nhiều sự hỗ trợ từ sách báo, từ người dùng khác hoặc từ các chuyên viên kỹ thuật, giảm thiểu chi phí bảo trì hệ thống và giảm thiểu sự ràng buộc vào nhà cung cấp. Hơn nữa, một công nghệ phổ biến giúp doanh nghiệp dễ dàng tuyển dụng nhân sự từ cộng đồng, từ các trung tâm đào tạo hay các trường đại học…

  2. Bài viết của PCworld:

    Việc lựa chọn giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện vẫn là câu hỏi với nhiều doanh nghiệp (DN), khi mà các thông tin về ERP chưa thực rõ ràng và có hệ thống. Bài viết sẽ chia sẻ cách thức lựa chọn giải pháp ERP một cách hiệu quả.
    Khi nào cần đầu tư ERP?

    Bản chất hệ thống ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thưc hiện xuyên suốt trên hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một loại ERP rồi. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư ERP chưa, DN cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa:

    • DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn.
    • DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo DN.
    • DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.
    • DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi DN có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới.
    • DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.

    Nếu DN thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư ERP có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp DN thoát khỏi các trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

    Chọn “chiếc áo” ERP vừa vặn

    Quay trở lại câu chuyện về chi phí. Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều biến động hiện nay, ngân sách dành cho tin học thường bị cắt giảm và nhường chỗ cho các mục tiêu kinh doanh quan trọng khác. Chính vì vậy, việc lựa chọn ERP trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Ngay cả trong trường hợp DN có tiền, việc mua ERP cũng không bao giờ là câu hỏi dễ. Vấn đề chỉ là cách nhìn việc mua ERP là mua sắm đơn thuần hay là đầu tư lâu dài.

    Việc đầu tư hiện nay của DN thường dừng lại theo mô hình hiện tại của DN nhiều hơn các định hướng lâu dài. Việc đầu tư ERP không thể một sớm một chiều nên không thể nói đầu tư ERP sẽ kết thúc khi DN bắt đầu tự vận hành hệ thống. Ví dụ một DN về sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, trong 3-4 năm đầu họ cần tăng trưởng nên mục tiêu chính sẽ giải quyết các khâu liên quan tới bán hàng và tài chính với phương châm “có hàng đúng hạn và bán giành thị phần”. Như vậy, các phân hệ về quản lý tài chính, quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ được áp dụng. Sau 4 năm, họ sẽ tiếp tục quan tâm tới “phân tích và giảm thiểu tổn thất, chi phí, giảm giá thành …” nên các phân hệ quản lý sản xuất, phân tích tài chính, nhân sự, lương sẽ được đưa vào. Đồng thời, khi yếu tố công nghệ đã được xác lập là một yếu tố cạnh tranh thì việc kết nối hệ ERP với các dây chuyền sẽ được đặt ra như việc kết nối với ngân hàng, với dây chuyền các nhà cung ứng, các đại lý bán hàng…

    Như vậy, để “chiếc áo” ERP không “quá chật” hay “quá rộng”, vấn đề quan trọng là DN cần xác định được chiến lược phát triển của mình trong 5 năm, 10 năm nữa là thế nào, chứ không phải căn cứ trên mô hình hiện tại.

    Nên đầu tư bao nhiêu cho ERP?

    Khi có ý định trang bị hệ thống ERP, DN cần phải chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các DN đừng ngần ngại về giải pháp ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục:

    • Chi phí bản quyền
    • Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống
    • Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống
    • Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông
    • Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ …)
    • Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai

    Số liệu thống kê các dự án các DN Việt Nam đã triển khai ERP cho thấy chi phí từ 50.000 USD trở lên đến vài trăm nghìn hoặc hàng triệu USD cho các giai đoạn đầu tư ban đầu.

    Có một cách nhìn khác là việc đầu tư trên doanh thu. Với các DN khỏe mạnh và đang muốn mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc hợp tác quốc tế thì tỷ lệ đầu tư trong năm đầu cho hệ thống CNTT thường chiếm khoảng 3% tổng doanh thu, trong đó 1,5-2% cho ERP. Từ năm 2 trở đi, chi phí vận hành chiếm khoảng 1% và khoảng 0,5% cho phát triển thêm.

  3. ERP – CÁC KHÍA CẠNH KHÁC KHI ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN

    Xác định các Vấn đề Mấu chốt cần Giải quyết

    Công ty nên xác định rõ ràng các vấn đề mấu chốt mà công ty muốn giải quyết bằng cách triển khai phần mềm kế toán/ERP và nên đánh giá khả năng của từng phần mềm trong việc giải quyết các vấn đề đó. Trong thực tế, các công ty có thể bị lẫn lộn về các vấn đề mà phần mềm có thể thực sự giải quyết được và những vấn đề nội bộ công ty mà phần mềm không thể giải quyết được.

    Kỳ vọng Rõ ràng về những Thay đổi Quy trình Kinh doanh trong Tương lai

    Công ty nên xem xét các kế hoạch phát triển trong tương lai liên quan đến bất kỳ hoạt động kinh doanh nào và xác định liệu phần mềm kế toán dự định mua có hỗ trợ cho những thay đổi trong tương lai đó không.

    Quy trình Rõ ràng

    Thông thường các công ty Việt Nam bắt đầu với phân hệ kế toán trước nhưng phòng kế toán của một số công ty Việt Nam không có quy trình kế toán đủ rõ ràng. Để có thể chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán ở mức thuận lợi nhất có thể, công ty nên cố gắng viết thật rõ ràng các quy trình kế toán trước khi chuyển đổi sang sử dụng bất kỳ một phần mềm kế toán nào.

    Tương tự, công ty nên viết rõ ràng các quy trình kinh doanh khác nếu muốn cài đặt các phân hệ cho các quy trình kinh doanh đó.

    Khi bắt đầu triển khai các quy trình, một điều quan trọng đối với công ty là cố gắng tự truyền đạt càng rõ ràng càng tốt các quy trình kinh doanh cho công ty bán phần mềm để phần mềm được thiết kế chính xác.

    Bàn giao

    Một số việc triển khai phần mềm kế toán hoặc ERP thất bại do khách hàng chấp nhận việc bàn giao phần mềm thậm chí khi nó chưa được công ty bán phần mềm thiết kế chính xác. Do đó, khách hàng nên đánh giá phần mềm thật kỹ càng và yêu cầu những sửa đổi thiết kế cần thiết trước khi chấp nhận lần bàn giao cuối cùng.

    Bổ nhiệm Trưởng ban ERP và Ban ERP có Năng lực

    Các công ty nên bổ nhiệm một Trưởng ban ERP để giám sát quá trình đánh giá các phần mềm khác nhau. Thông thường thì người này từ phòng IT hoặc phòng kế toán. Trưởng ban ERP nên có một ban ERP gồm ít nhất một kế toán cấp cao của phòng kế toán và một nhân viên cấp cao của từng phòng ban khác có tham gia sử dụng phần mềm ERP sau này. Trách nhiệm của ban ERP là: 1) đánh giá các phần mềm kế toán khác nhau; 2) giám sát quá trình cài đặt; và 3) đảm bảo người sử dụng ở các phòng ban của họ chấp nhận phần mềm và cam kết thực hiện.

    Một điều cũng quan trọng là ban ERP phải có năng lực đánh giá tốt tất cả các vấn đề liên quan, chẳng hạn như những vấn đề trình bày trong báo cáo này. Nên xem xét việc thuê một chuyên gia tư vấn cho quá trình đánh giá nếu công ty không có một ban ERP chưa đủ trình độ.

  4. Chọn “mua” ERP sao cho hiệu quả?

    Không chỉ ở Việt Nam mà ở nhiều quốc gia khác, các doanh nghiệp vẫn rất băn khoăn, khó lựa chọn cho mình một giải pháp ERP nào cho phù hợp với mô hình và túi tiền của mình.

    Về giá cả hiện nay trên thị trường, có những sản phẩm “ERP” giá chưa đến chục triệu đồng, lại có những sản phẩm giá đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ.

    Theo các chuyên gia, có một thực trạng hiện nay là nhà cung cấp phần mềm nước ngoài thì chê sản phẩm Việt Nam là thô sơ, tiền nào của nấy; nhà cung cấp nội địa lại bảo sản phẩm nước ngoài không hợp với hoàn cảnh và các chuẩn mực của Việt Nam,… Thật khó có loại hàng hóa nào khác trên thị trường mà giá cả lại “thượng vàng hạ cám” và chất lượng khó kiểm tra đến thế. Người mua càng xem, càng nghe nhiều càng không biết tin ai, sợ chi nhiều thì “hố” mà chi ít thì mua phải đồ dởm. Vậy thực ra trên thị trường hiện nay đang có bán những loại hàng ERP gì, và chúng khác nhau thế nào?

    ERP nhập khẩu

    Theo cách phân chia phổ biến trên thế giới, các hệ thống ERP được phân loại theo hai cách: theo kích thước (quy mô) doanh nghiệp mà hệ thống phục vụ; theo tính chuyên biệt. Theo kích thước thì có thể chia ra ERP loại lớn (high-end) chuyên dành cho các tập đoàn đa quốc gia, loại trung (mid-range) dành cho các công ty thông thường có doanh thu nhỏ hơn 500 triệu USD (theo cách phân loại nước ngoài), loại nhỏ (small size) dành cho các công ty tư nhân, cửa hàng… với doanh thu dưới 50 triệu USD (cỡ này đối với doanh nghiệp Việt Nam thì hoàn toàn không gọi là nhỏ). Ngoài ra một số hệ thống còn xếp mình vào loại “Trung-lớn” (upper mid-range) khi cho rằng sản phẩm của họ nằm đâu đó trong khoảng giữa loại trung và loại lớn.

    Theo tính chuyên biệt ta có những hệ thống ERP “đa dụng” (general purpose), và các hệ thống ERP thiết kế riêng (industry-specific) cho ngành dệt may, ngành dầu khí, ngành bán lẻ, ngành dược,… tất nhiên đa dụng thì dùng được cho nhiều loại hình doanh nghiệp nhưng lại không thể chuyên sâu cho một ngành nào đó như những hệ thống chuyên dụng, đổi lại đa dụng thường rẻ và dễ dùng hơn chuyên dụng rất nhiều.

    Thông thường các hệ thống ERP chuyên dụng về kích cỡ thường nằm trong loại lớn và loại trung-lớn, các hệ thống ERP hạng trung thường chỉ dừng ở mức đa dụng, còn các ERP loại nhỏ thường không cung cấp gì nhiều hơn các phần mềm kế toán truyền thống.

    Ở nước ta những phần mềm ERP đầu tiên được các công ty đa quốc gia đưa vào cách đây gần 10 năm, sau đó đến những năm cuối thế kỷ 20 mạng lưới cung cấp sản phẩm và dịch vụ trở nên tốt hơn khi một số nhà cung cấp như Oracle và Exact thiết lập chi nhánh tại Việt Nam. Một số nhà cung cấp khác như Solomon, Sun System, Accpac, Scala thì cung cấp sản phẩm và dịch vụ thông qua mạng lưới đối tác như các công ty kiểm toán quốc tế. Ngoài ra còn nhiều công ty đa quốc gia đến Việt Nam mang theo hệ thống ERP và dùng đội ngũ triển khai nội bộ từ công ty mẹ sang, thường đây là những hệ thống ERP lớn như JD Edwards, People Soft, Fourth Ship, Baan…

    Giá các hệ thống ERP nước ngoài thường được tính một cách rắc rối dựa trên số lượng người và số các phân hệ (module) khách hàng cần mua. Ngoài giá bản quyền trả một lần, các nhà cung cấp còn thường yêu cầu khách hàng hàng năm trả một mức phí bảo trì (maintenance) bằng khoảng 15-20% giá bản quyền. Với khoản phí này khách hàng sẽ được trợ giúp gián tiếp và quan trọng nhất là được nâng cấp (upgrade) miễn phí khi hệ thống có phiên bản mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp muốn sử dụng được các hệ thống ERP từ hạng trung trở lên đều cần có sự giúp đỡ của một đội tư vấn triển khai được nhà cung cấp sản phẩm đào tạo chính quy. Chi phí triển khai rất đắt, thông thường đối với các hệ thống hạng trung bằng khoảng 50-80% giá phần mềm, còn đối với các hệ thống hạng lớn như SAP có thể bằng 120-150% giá phần mềm. Tóm lại phí bản quyền có khi chưa bằng một nửa tổng số chi phí thực tế của doanh nghiệp khi mua các hệ thống ERP của nước ngoài.

    ERP nội địa

    Một cách tự nhiên, các sản phẩm nội địa phát triển theo hướng ERP đầu tiên là do các công ty vốn có truyền thống cung cấp phần mềm kế toán trong nhiều năm qua như Fast Accounting, Lạc Việt, Misa, BSC đưa ra. Mặt mạnh của các doanh nghiệp này là hiểu về kế toán và có kinh nghiệm tương đối về quản lý sau nhiều năm làm việc với các doanh nghiệp. Tuy vậy phần lớn các sản phẩm phần mềm kế toán của họ được phát triển từ lâu trên nền FoxPro quá yếu để có thể nâng cấp lên theo tiêu chuẩn của ERP, do đó nói chung những nhà cung cấp nghiêm túc với sản phẩm và khách hàng đều phải xây dựng lại sản phẩm ERP từ đầu với các công cụ mới sau này như Visual Basic, C++, .NET, Java, SQL Server… Một thế hệ mới của các nhà phát triển phần mềm cũng xuất hiện với tham vọng chuyên sâu vào họ sản phẩm ERP. Những công ty này thường cố gắng học hỏi từ các sản phẩm nước ngoài để sản phẩm được phát triển đúng hướng và cắt ngắn quá trình tự mày mò.

    Giá của các hệ thống nội địa thường “mềm” hơn nhiều so với các hệ thống nhập ngoại, thường dưới 10.000 USD, trừ sản phẩm của AZ được bán với giá gần tương đương sản phẩm hạng trung của nước ngoài (chỉ tính phí bản quyền). Các nhà phát triển phần mềm Việt Nam cũng thường miễn phí luôn cho khách hàng phần triển khai cũng như thường không đặt ra vấn đề về phí bảo trì thường niên.

    Nói chung, các sản phẩm ERP nước ngoài được đề cập đến ở trên đều đã qua “thử lửa” khốc liệt với tổng đầu tư lên đến hàng trăm triệu đô-la qua gần 20 năm phát triển. Ngoài ra hàng năm các hãng này đều tiếp tục đầu tư từ 10-20% doanh số của họ cho hoạt động nghiên cứu phát triển (R&D) để tiếp tục hoàn thiện và bổ sung tính năng cho sản phẩm. Trong khi đó các sản phẩm ERP nội địa mới có quá trình phát triển chưa tới 3 năm với lượng kinh phí hết sức khiêm tốn, vì vậy không có gì lạ khi còn một khoảng cách khá xa giữa sản phẩm ERP nhập ngoại và nội địa. Các hệ thống ERP nội địa mới có các phân hệ kế toán tài chính được phát triển tương đối tốt, các phân hệ khác cấu thành một sản phẩm ERP như quản lý hậu cần bán hàng và đặc biệt là quản lý sản xuất đều còn cần tiếp tục phát triển rất nhiều. Một điểm thiệt thòi của các doanh nghiệp phát triển ERP tại Việt Nam là quỹ cho nghiên cứu và phát triển (R&D) của họ còn quá hạn hẹp, vì vậy thường thiếu những nhà tư vấn kinh nghiệm về mô hình kinh doanh giúp sức trong việc thiết kế sản phẩm.

    Bên cạnh sự chuẩn mực của quy trình và chiều sâu của các chức năng, một sự khác biệt quan trọng là sản phẩm nước ngoài được tham số hóa rất mạnh tạo khả năng thích ứng khi đưa vào doanh nghiệp cụ thể mà không phá vỡ cấu trúc nguyên thủy của hệ thống, trong khi đó phần mềm của ta thường trực tiếp can thiệp vào mã nguồn khi muốn tùy biến theo yêu cầu của khách hàng. Tuy có ưu điểm là có thể điều chỉnh sản phẩm với biên độ rộng hơn, việc can thiệp vào mã nguồn làm cho sản phẩm bán cho mỗi khách hàng trở thành một phiên bản riêng, rất khó cho nhà cung cấp trong việc hỗ trợ hoặc nâng cấp.

    Ưu điểm của hệ thống nội địa là bám rất sát các yêu cầu nhiều khi khá cứng nhắc của Việt Nam như hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hay hệ thống báo cáo thuế, dễ sử dụng, triển khai nhanh, giao diện và tài liệu thân thiện và bằng tiếng Việt, và tất nhiên là giá cả dễ chịu hợp túi tiền của đa phần khách hàng.

    Phần mềm ERP hiện nay khá nhiều và phong phú. Đối với đại đa số doanh nghiệp Việt Nam, sản phẩm phù hợp nằm trong nhóm ERP hạng trung. Nhóm này gồm nhiều phần mềm tốt của nước ngoài như Exact, Solomon, Sun System… với giá dưới 100.000 USD, tính năng rất mạnh (so với yêu cầu của doanh nghiệp VN) và đã được kiểm chứng. Sản phẩm ERP nội địa hiện còn non trẻ nhưng sẽ tăng sức cạnh tranh không ngừng với sản phẩm của nước ngoài do giá thành rẻ, tính địa phương cao và chức năng càng ngày càng tốt. Hiện nay các sản phẩm nội địa hoàn toàn có thể thay thế hàng ngoại trong phân khúc ERP loại nhỏ và trong một tương lai không xa có đủ tiềm năng để thay thế sản phẩm nước ngoài trong phân đoạn ERP loại trung.

    Đối với những doanh nghiệp và đơn vị lớn như tổng công ty, các dự án quản lý công có thể sẽ cần những hệ thống lớn, phức tạp và đã được thử nghiệm thành công nhiều năm trên thế giới như SAP với mức giá lên tới nhiều triệu USD. Trong những trường hợp này các doanh nghiệp phát triển phần mềm quản lý của Việt Nam trước mắt nên chọn con đường hợp tác và tạo các sản phẩm mang tính địa phương để tích hợp với các hệ thống này.

  5. Bắt đầu đâu?

    Thường thì khi muốn tìm một giải pháp CNTT chúng ta sẽ bắt đầu từ những trăn trở có thật trong công việc kinh doanh. Nói thì dễ nhưng không ít khách hàng khi gặp chúng tôi lần đầu đã không định nghĩa được lý do cụ thể để làm ERP. Nhiều doanh nghiệp (DN) đến với ERP với mục đích khá mơ hồ cho nên kết quả sau cùng của dự án cũng mơ hồ theo.Mục đích của dự án nên được phân làm nhiều cấp, nhiều tầm khác nhau. Ban giám đốc (BGĐ) hoặc hội đồng quản trị (HĐQT) sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược, còn các phòng ban sẽ định nghĩa những yêu cầu cụ thể về qui trình quản lý của đơn vị mình. Mục đích dự án cần được căn cứ trên chiến lược phát triển DN (CLPTDN – Business Strategy), CLPTDN càng “dài hơi”, hệ thống ERP sẽ có cuộc sống hữu dụng càng lâu và càng thêm phức tạp khi chọn lựa và triển khai. Đối với các yêu cầu cụ thể cần phải dám chắc rằng những yêu cầu này sẽ thỏa mãn mục đích dự án ở những góc độ nào đó.

    Thường thì trong giai đoạn này, lãnh đạo DN nên thành lập đội đánh giá PM ERP – tiền thân của đội triển khai ERP. Thành viên của đội đánh giá nhất thiết phải có đầy đủ đại diện các phòng ban.

    Tiêu chí đánh giá và hệ số

    Các tiêu chí đánh giá và hệ số là một trong những bí quyết để có thể đi đến quyết định chọn lựa nhanh chóng và công bình. Ngay sau khi đã hoàn tất những yêu cầu về chức năng, đội chọn PM phải đề ra phương pháp đánh giá dựa vào các tiêu chí nhất định, kèm theo hệ số lựa chọn (weight factor) cho mỗi tiêu chí.

    Hệ số là thước đo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các hệ số này cần giữ bí mật cho đến khi kết thúc giai đoạn cho điểm. Việc thay đổi tiêu chí hoặc hệ số sau khi đã gửi hồ sơ mời thầu rất quan trọng. Chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều DN loay hoay với quyết định chọn PM ERP gần 2 – 3 năm chỉ vì họ không có một lộ trình quyết định và những tiêu chí làm nền cho những quyết định đó.

    Một số các tiêu chí quan trọng chọn ERP: khả năng triển khai tại đơn vị; tính ổn định của nhà cung cấp, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, mức độ hỗ trợ sau vận hành (từ xa qua Internet hay có nhân viên hỗ trợ tại chỗ), kinh phí triển khai, chi phí hỗ trợ thường niên, chi phí nâng cấp, các khách hàng hiện đang sử dụng v.v…

    Phân tích hồ sơ thầu và cho điểm

    Một qui trình chọn lựa khoa học và việc áp dụng chặt chẽ sẽ giúp DN có đuợc quyết định sáng suốt góp phần vào sự thành công của dự án sau này.

    Hồ sơ thầu giải pháp ERP nên nêu rõ mô hình vận hành DN hiện tại và tương lai, để nhà cung cấp nắm bắt được nhu cầu quản lý của DN. Sau khi gửi hồ sơ mời thầu, DN sẽ nhận đuợc bản trả lời từ các nhà cung cấp giải pháp. Theo kinh nghiệm, các bản trả lời hồ sơ thầu của đối tác nước ngoài thường viết bằng tiếng Anh và khá dài. Còn bản trả lời từ các nhà cung cấp PM trong nước thì thường ngắn gọn và cô đọng nên DN khó có thể làm quen cặn kẽ với tất cả những “người bạn mới” trước khi quyết định.

    Việc cho điểm PM cũng cần thống nhất trước giữa các thành viên trong nhóm chọn lựa. Đội ngũ tư vấn, nếu có, rất quan trọng trong giai đoạn này, họ có thể giúp làm sáng tỏ nhiều chi tiết trong các tính năng của giải pháp, chỉ ra được đâu là thông tin không chính xác hay chỉ có giá trị quảng cáo, nói quá. Nhóm tư vấn cũng có thể làm trọng tài nếu các thành viên trong đội dự án bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó.

    Trên dây chúng tôi chỉ lược qua những điểm chủ yếu trong suốt qui trình chọn giải pháp ERP. Nhiều bước đi cần thiết khác như xem xét phương pháp triển khai (implementation methodology), đánh giá qui trình đào tạo và huấn luyện đội ngũ triển khai, đánh giá đội ngũ tư vấn triển khai, thương lượng hợp đồng cung cấp giải pháp không được đề cập đến trong bài viết này.

    Tư vấn chọn ERP

    Tư vấn là một dịch vụ cần thiết để có thể giải quyết một công việc mà DN không làm trong một thời gian dài – thường là những công việc mang tính chất chiến lược như khảo sát thị trường, thẩm định giá trị công ty, thiết kế sản phẩm mới, v.v… Chuyên viên tư vấn cần phải thuyết phục được tính độc lập và vô tư của công việc mình. Họ cần có kiến thức tổng quát và cập nhật về các PM ERP khác nhau, hiểu biết về ngành nghề của khách hàng và dĩ nhiên là có một phương pháp để giúp khách hàng đi đến những quyết định quan trọng.

    Nhà tư vấn không chọn lựa ERP hộ cho DN, họ chỉ truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để gỡ rối, giúp đỡ hoặc khuyến cáo về những rủi ro cho DN khi cần thiết. DN chính là người quyết định. Chúng tôi đã từng cộng tác với nhiều công ty tốn nhiều thời gian và tiền của cho việc chọn lựa PM. Họ cùng thống nhất quan điểm rằng đây là cơ hội hiếm có để có thể rà soát các qui trình nghiệp vụ cho toàn công ty và học hỏi phương pháp, qui trình làm việc từ các giải pháp ERP tiên tiến.

    DN cũng không nên sử dụng hồ sơ thầu của một DN khác ngành cho việc chọn lựa ERP. Vì hồ sơ thầu, kết quả của giai đoạn định nghĩa nhu cầu, mang tính đặc thù cho từng DN.

    Quá nhiều dự án ERP đã triển khai ì ạch chính vì DN đã không khởi động dự án đúng hướng bằng cách đầu tư lựa chọn ERP kỹ lưỡng. Chúng tôi mong bài viết này sẽ ít nhiều giúp DN định hướng trong đầu tư về CNTT nói chung và ERP nói riêng.

  6. 10 yếu tố đảm bảo triển khai ERP thành công

    1. Lựa chọn đúng giải pháp

    Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải luôn luôn xảy ra. Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu hướng hoàn hảo hóa khả năng của giải pháp. Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng hoàn toàn. Tất nhiên thực tế không hẳn như vậy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài toán này ở đâu chưa?…Đó là thực tiễn thành công của giải pháp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có quá trình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.
    Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về quá trình lựa chọn ERP tại đây.

    2. Lựa chọn đúng đơn vị triển khai

    Đây cũng là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp. Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư. Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập. Đây là xu hướng đã phổ biến trên thế giới, tuy nhiên tại Việt Nam mới chỉ có một số ít doanh nghiệp áp dụng, điển hình là Tân Hiệp Phát và Prime Group.

    3. Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận

    Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.

    Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khai gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Có thể do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi customize, thay đổi quy mô triển khai…tuy nhiên, còn có một nguyên nhân chung, đó là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”, trong nhiều trường hợp là “phi thực tế”. Có thể do đơn vị triển khai không ước lượng được khối lượng công việc phải làm. Cũng có thể do doanh nghiệp muốn hoàn thành dự án sớm nhất có thể.

    Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc phát sinh công việc, phát sinh chi phí mà còn ảnh hưởng tới tinh thần của các thành viên dự án.

    4. Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó

    Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án. Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Nếu không quản lý khéo, có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới các công việc khác hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm trì hoãn cả dự án.

    5. Tập trung vào những lợi ích đã xác định

    Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Thành công của một dự án ERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thông thường như hoàn thành đúng thời gian hay đúng ngân sách. Thành công thực sự thể hiện trong việc giải quyết hoàn toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như quản lý của doanh nghiệp, mức độ hài lòng của đội ngũ nhân viên với hệ thống mới. Từ đó doanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng khi quyết định đầu tư ERP như tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài chính…

    6. Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp

    Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng.

    Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội dự án nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

    Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triển khai, các công việc thường ngày nên chuyển giao cho những người khác.

    7. Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo

    Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Mâu thuẫn, hay đơn giản là sự không thống nhất có thể nảy sinh bất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, đó là lúc cần sự dung hòa cũng như quyết đoán của lãnh đạo .

    8. Đảm bảo người dùng cuối được đào tạo đầy đủ

    Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy. Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng tuy nhiên, trong một số trường hợp người dùng quá đông hay doanh nghiệp có nhiều quá nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chính những người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác.

    9. Đừng quên hệ thống các báo cáo

    Hãy suy nghĩ về các hệ thống hiện tại và danh sách các báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng trước khi triển khai ERP. Liệu rằng đơn vị triển khai có thể cung cấp được tất cả các báo cáo này trên hệ thống ERP mới? Nếu được, sẽ mất bao nhiêu thời gian để phát triển tất cả các báo cáo này?
    Doanh nghiệp thường có tâm lý tận dụng tối đa đơn vị triển khai để xây dựng và phát triển hệ thống báo cáo nhiều nhất có thể, trong số đó có thể có những báo cáo thực sự không cần thiết. Điều này sẽ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực của cả hai bên.

    10. Quản lý thay đổi hiệu quả

    Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽ khác… Do mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi, nên đây sẽ là lúc doanh nghiệp cần có một chiến lược khéo léo để từng bước đưa ERP vào một cách “xuôi chèo, mát mái”.

  7. với kinh nghiêm của mình thì quá trình chọn lựa và triển khai erp qua 5 bước sau:

    1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch

    Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP. Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào.

    Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biết hiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định. Người phụ trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế.

    Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý kế toán – tài chính, vật tư, bán hàng. Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý – khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng. Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phần mềm nào có thể tận dụng hay phải thiết kế mới.

    Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới.

    Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP. Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP.

    Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn bộ các hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp. Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện có rồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ” máy tính làm thay những gì họ đang làm.

    Để nâng cao năng lực sản xuất – kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trình quản lý, nghiệp vụ trước. Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh.

    Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết.

    2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch

    Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai – chọn người thực hiện. Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng. Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP. Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”.

    Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án – kiểm thử sản phẩm tốt.

    Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp.

    3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

    Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.

    Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo.

    Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.

    4. Chạy thử

    Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không.

    Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.

    5. Huấn luyện sử dụng

    Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống.

    Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống. Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

    Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách sử dụng có hiệu quả.

  8. Nguyen Xuan Truong

    Làm thế nào để lựa chọn một giải pháp ERP hiệu quả và theo quy trình nào.
    Mọi người có thể tham khảo ở đây để nắm thêm thông tin nhé.
    http://goo.gl/li8MEZ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.