Quy trình quản lý đơn hàng bán đến thu tiền erp ngành hóa mỹ phẩm

Tài liệu mô tả quy trình tổng thể từ báo giá đến khi xuất hàng quản lý công nợ phải thu khách hàng đồng thời mô tả chi tiết các yêu cầu trong phân hệ bán hàng.

I. Quy trình tổng thể quản lý bán hàng –thu tiền

quy trinh tong the phan he ban hang trong erp nganh phan phoi

  1. Tiếp nhận thông tin đơn đặt hàng từ khách hàng:
    • Gởi báo giá khách hàng
    • Chuyển báo giá thành đơn hàng, xác định số lượng, đơn giá, ngày giao, điều khoản thanh toán..
    • Làm đơn hàng yêu cầu sản xuất đối với mặt hàng sản xuất theo đơn đặt hàng  ( Make to Order) gởi bộ phận kế hoạch.
  2. Kiểm tra hạn mức công nợ và tồn kho: kiểm tra hạn mức công nợ về hạn mức công nợ và thời gian nợ, khách hàng có vượt quá khống, nếu vượt quá thì giữ ( hold) đơn hàng lại chờ người có quyền xử lý.
  3. Bộ phận  kế hoạch sản xuất xác nhận đơn hàng ok.
  4. Book đơn hàng: xác nhận với khách hàng về đơn hàng.
  5. Lệnh xuất hàng chuẩn bị giao hàng, chuẩn bị phương tiện để đáp ứng kế hoạch giao hàng.
  6. Xuất hàng: xuất hàng giao cho khách
  7. Hóa đơn  bán hàng: phát hành hóa đơn bán hàng.
  8. Thu tiền Khách hàng: dựa vào thông tin hóa đơn và điều khoản thanh toán kế toán công nợ phải thu quản lý công nợ khách hàng.

II. Yêu cầu chức năng cụ thể

Mục Yêu cầu
I Lập kế hoạch
I .1. Khả năng thiết lập việc xem xét, phê duyệt các kế hoạch, chính sách bán hàng, … trên hệ thống.
I .2. Khả năng theo dõi các kế hoạch, chương trình, chính sách bán hàng sẽ đạt được trong một khoảng thời gian xác định (Chính sách khuyến mãi ở các kênh phân phối, chính sách bán hàng cho nhà phân phối, các chính sách bán hàng khác phục vụ cho việc bán hàng, …)

·         Thống kê theo kế hoạch về doanh thu – chi phí – sản lượng theo khu vực, khách hàng, tuyến sản phẩm, …..

·         Các mẫu báo cáo khác phục vụ công việc xem xét theo kế hoạch

I .3. Cài đặt và quản lý các chế độ khuyến mãi (giảm giá, quà tặng, dùng thử…) áp dụng linh hoạt cho từng nhóm hàng, từng loại hàng,Thông tin khuyến mãi sẽ được thực thi đồng bộ cho toàn bộ các cửa hàng từ văn phòng chính. Hoặc đưa ra những chính sách khuyến mãi khác nhau tùy theo vị trí cửa hàng đó.
I .4. Khả năng dự báo về số lượng trong một khoảng thời gian xác định dựa trên các phương pháp có sẵn trong hệ thống
I .5. Các công cụ phục vụ việc hoạch định khác có sẵn trong hệ thống
II Các công cụ phân tích phục vụ quản trị bán hàng
II .1. Phân tích doanh thu thực hiện so với kế hoạch / so với cùng kỳ theo khu vực, thị trường tiêu thụ, khách hàng, phân khúc sản phẩm, nhóm sản phẩm, tuyến sản phẩm,….
II .2. Đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch của từng chương trình, chính sách bán hàng, khuyến mãi, … vè doanh thu, chi phí, và các yêu cầu / mục tiêu khác đã được thiết lập khi hoạch định trong chính sách (thời gian hiệu lực, đối tượng và phạm vi áp dụng, hình thức khuyến mãi, chiết khấu, doanh thu, chi phí so sánh chi tiết theo từng khoản mục và tổng cộng).
II .3. Phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận gộp của hoạt động bán hàng (Doanh thu – chi phí bán hàng) chi tiết theo khu vực, thị trường tiêu thụ, khách hàng, và các tiêu thức thống kê theo sản phẩm (phân khúc tiêu thụ, nhóm sản phẩm, tuyến sản phẩm, sản phẩm), …Khả năng cho phép người dùng định nghĩa tiêu thức phân bổ định phí bán hàng cho sản phẩm. Tiêu thức này có thể khác nhau phụ thuộc vào mục đích của người dùng.
II .4. Quản lý nhân viên

·         Theo dõi thời gian làm việc của từng nhân viên (PG) dùng cho chấm công

·         Theo dõi huê hồng cho nhân viên bán hàng theo nhiều hình thức khác nhau như doanh số, sản phẩm, số lượng sản phẩm…

Quản lý người đang đăng nhập trên hệ thống

II .5. Cung cấp các loại Báo cáo thống kê chi tiết của showroom, nhà phân phối / đại lý  nhằm theo dõi chặt chẽ và phân tích chính xác tình hình kinh doanh:

·         Báo cáo bán hàng (doanh thu, sản phẩm…)

·         Báo cáo tổng thu chi tại từng quầy tính tiền (áp ndụng đối với showroom, cửa hàng do CÔNG TY trực tiếp quản lý).

·         Báo cáo chi tiết theo khách hàng, nhân viên về doanh thu, chi phí, công nợ

II .6. Tính bảo mật

  • Phân định theo nhiều cấp độ và chức năng cho từng đối tượng nhân viên tại cửa hàng và người quản lý ở văn phòng chính.
  • Dữ liệu kinh doanh được bảo mật bằng những công nghệ hiện đại nhất.
  • è Data Manager ở văn phòng chính có thể truy cập vào hệ thống của tất cả các cửa hàng để xem báo cáo, tổng hợp dữ liệu và thiết lập các chính sách cho cửa hàng.

Data Manager có tất cả các tính năng trên nhằm

  • Quản lý tất cả các cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng từ văn phòng chính. Các giao dịch, thông tin khách hàng và các hoạt động của nhân viên tại cửa hàng được cập nhật tức thời về văn phòng chính ngay khi có thay đổi diễn ra.
  • Giảm tới mức thấp nhất chi phí quản lý cửa hàng, chi phí nhân lực, giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
  • Theo dõi và hiểu được tình hình kinh doanh của các cửa hàng tại bất cứ thời điểm nào và tại bất cứ đâu. Từ đó có kế hoạch Marketing hiệu quả, phân bổ hàng hợp lý và điều chỉnh chính sách giá phù hợp cho các cửa hàng.
II .7. Khả năng thiết lập hệ thống báo cáo theo dõi chi tiết tình hình bán hàng tại nhà phân phối theo các đối tượng :

  • nhân viên bán hàng của công ty tại nhà phân phối
  • khách hàng / Outlets của nhà phân phối

chi tiết theo sản phẩm, số lượng, doanh thu đầu ra tại nhà phân phối.

II .8. Khả năng thiết lập hệ thống báo cáo nhập xuất tồn tại nhà phân phối có sự kiểm tra, đối chiếu nhập kho nhà phân phối với hóa đơn xuất bán của CÔNG TY, và tồn kho tại nhà phân phối với báo cáo kiểm kê hàng tồn kho do giám sát gởi về. Thể hiện rõ trên báo cáo chênh lệch về số lượng và giá trị.
II .9. Khả năng thiết lập báo cáo chứng minh doanh thu hàng xuất khẩu (biểu mẫu đính kèm) đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế xuất 0% theo quy định pháp luật, với các thông tin chi tiết có mối quan hệ tương quan sau :

  • Tên thị trường
  • Thông tin hợp đồng (số, ngày, trị giá và quốc gia nhập khẩu)
  • Hóa đơn VAT (Số, ngày, số lượng, thành tiền nguyên tệ, thành tiền VND)
  • Invoice (Số, ngày, số lượng, thành tiền nguyên tệ)
  • Tờ khai hải quan (Số, ngày, số lượng, thành tiền nguyên tệ)
  • Chứng từ thanh toán (Số, ngày, thành tiền nguyên tệ, thành tiền VND) phân thành hai nhóm (từ ngân hàng nước ngoài chuyển về và thanh toán trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam)
II .10. Khả năng tạo báo cáo thống kê hiệu quả mang lại từ các chi phí chào hàng bằng sản phẩm cho các khách hàng tiềm năng, thông qua việc đặt hàng lại sau chào hàng hoặc kết quả doanh thu.
II .11. Khả năng tạo báo cáo phân tích % chi phí sản phẩm dùng làm mẫu thử trên doanh thu chi tiết cho từng khách hàng, showroom;Báo cáo liệt kê chi tiết danh sách sản phẩm (số lượng, giá trị) dùng làm mẫu thử cho khách hàng, shoowroom trong kỳ
II .12. Các công cụ hoạch định, phân tích khác có sẵn trong hệ thống……

Cần tư vấn cụ thể xin vui lòng liên hệ tới email : erp@ictroi.com.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.