Quy trình và yêu cầu đặc thù phân hệ kinh doanh ERP ngành thủy hải sản

0

I.Tổng thể

Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ làm kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, thực hiện bán hàng, tham  mưu cho ban giám đốc tổ chức sản xuất, theo dõi mùa vụ của nguyên liệu cả nước

II. Quy trình

1. Kinh doanh xuất khẩu

kinh doanh xuat khau thuy hai san

 

   Về nghiệp vụ, bộ  phận kinh doanh phụ trách các mảng chính sau:

–          Giao tiếp khách hàng thương lượng giá cả, thời gian giao hàng và ký kết hợp đồng

  • PHÒNG KINH DOANH tiếp khách hàng, nhận thông tin đặt hàng và chuyển thông tin cho  bộ

 phận sản xuất đẻ làm hàng mẫu.

  • PHÒNG KINH DOANH tính toán giá cả, trình Ban Giám Đốc (BGĐ) phê duyệt và phối hợp

sản xuất tính toán năng lực sản xuất để dự tính ngày giao hàng.

  • PHÒNG KINH DOANH đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng có thể nguyên

năm, hợp đồng ngắn hạn…,

–   Sau khi hợp đồng được ký kết, PHÒNG KINH DOANH sẽ chuyển thông tin cho nhà máy để lên quy trình

 sản xuất (ROUTING) và định mức nguyên liệu ( BOM)

–    Đồng thời chuyển thông tin đơn hàng cho bộ phận mua để thực hiện mua NPL, chuyển thông tin cho phòng

vật tư để mua bao bì, phụ gia…, và phối hợp với bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất, chuyển lệnh sản xuất

xuống các phân xưởng để thực hiện.

  • PHÒNG KINH DOANH sẽ triển khai hợp đồng khi nhận được thông báo của phòng kế toán là khách hàng

 đã mở LC hoặc đã ứng trước theo thỏa thuận

  • Phòng thu mua NPL sẽ liên hệ nhà cung cấp (NCC), thoa thuậ n giá cả, quy cách, ngày giao sau đó trình BGĐ

duyệt và tiến hành mua hàng.

  • Đối với thành phẩm, bán thành phẩm nội địa, bộ phận thu mua trực tiếp liên hệ với NCC.
  • Đối với thành phẩm, bán thành phẩm nhập khẩu, bộ phận thu mua chuyển yêu cầu mua cho PHÒNG KINH

DOANH để liên hệ với NCC. Sau khi làm việc với NCC, PHÒNG KINH DOANH sẽ trình thông tin giá cả để BGĐ phê duyệt.

  • Đối với bao bì, phụ gia… phòng vật tư sẽ trình yêu cầu mua hàng cho BGĐ phê duyệt, sau khi phê duyệt

 phòng vật tư liên hệ NCC thỏa thuận giá cả, quy cách, ngày giao, sau đó trình BGĐ phê duyệt.

  • Khi hàng mua về, phòng chất lượng  sẽ kiểm tra chất lượng và  kho nhập kho.

 Theo dõi tiến độ sản xuất, báo cáo tiến độ sản xuất cho khách hàng.

  • Kho sẽ cấp nguyên liệu, vật tư cho bộ phận sản xuất. Điều chuyển vật tư giữa các kho phục vụ sản xuất,

điều chuyển hàng sang xưởng khác để sản xuất (nếu cần), điều chuyển nhân công qua lại giữa các xưởng

 (nếu cần) để đáp ứng tiến độ sản xuất, đáp ứng sản lượng đầu ra.

  • PHÒNG KINH DOANH theo dõi tiến độ sản xuất và cung cấp thông tin cho khách hàng. Nếu không kịp giao

hàng như đã thỏa thuận thì PHÒNG KINH DOANH sẽ thông báo và thương lượng gia hạn với khách hàng.

–          Mua nguyên liệu dự trữ và sản xuất đáp ứng tồn kho

  • PHÒNG KINH DOANH theo dõi mùa vụ nguyên liệu cả nước và phối hợp phòng mua NPL lập kế hoạch mua dự trữ.
  • PHÒNG KINH DOANH phân tích tình hình kinh doanh nội địa và phối hợp vói nhà máy lập kế hoạch sản xuất dự trữ.

 2.Kinh doanh bán buôn trong nước

 Quy trình bán hàng nội địa cho khách hàng siêu thị hoặc nhà phân phối khác với quy trình bán hàng

xuất khẩu mô tả ở trên những điểm sau:

–  Ở giai đoạn thỏa thuận và thương lượng

  • Quy trình bắt đầu từ kế hoạch dự trữ hàng. Công ty dựa vào tình hình bán hàng của những
  •  năm trước và tình hình mua vụ nguyên liệu để lập kế hoạch sản xuất hàng dự trữ.
  • Để chào bán sản phẩm mới cho siêu thị, nhà phân phối công ty cần làm bảng công bố chất
  •  lượng và đây là một trong những giấy tờ bắt buộc.

–  Ở giai đoạn ký hợp đồng

  • Ký hợp động, điều khoản về giao hàng, thanh toán

– Ở giai đoạn triển khai hợp đồng: tương tự như quy trình bán hàng xuất khẩu.

– Ở giai đoạn giao hàng

  • Không có bước kiểm vi sinh và bước làm thủ tục xuất khẩu.
    • Phòng kinh doanh căn cứ vào đặt hàng của siêu thị , nhà phân phối sẽ làm lệnh xuất kho,
    •  trình cho BGĐ phê duyệt và chuyển cho nhân viên quản lý kho để xuất hàng và giao cho khách hàng

3. Kinh doanh bán lẻ

  Công ty bán lẻ Quy trình bán hàng như sau:

–          Khách hàng có nhu cầu liên hệ với Phòng kinh doanh

–          PHÒNG KINH DOANH kiểm tra tồn kho. Nếu có hàng trong kho, PHÒNG KINH DOANH làm đơn đặt  hàng .

–          Khách hàng cầm đơn đặt hàng đến phòng kế toán để thanh toán tiền mua hàng và nhận phiếu thu.

–          Khách hàng cầm phiếu thu và phiếu xuất bán đến kho để nhận hàng.

–          Nếu cần hóa đơn, khách hàng liên hệ PHÒNG Kế TOÁN để nhận hóa đơn.

–          PHÒNG Kế TOÁN xuất hóa đơn và giao cho khách hàng.

 III. Yêu cầu

–           Khó khăn khi theo dõi tiến độ hợp đồng, phải thực hiện thủ công.

–          Dữ liệu theo dõi chủ yếu thủ công, lưu trữ nhiều giấy tờ, tốn chi phí lưu trữ, khó tra cứu, dễ sai sót khi cộng dồn.

–          Khi theo dõi tiến độ sản xuất của từng đơn hàng, trường hợp một mặt hàng có nhiều quy cách khác nhau cho

nhiều khách hàng khác nhau, muốn biết từng quy cách đã sản xuất bao nhiêu rất khó, chỉ có số liệu tổng hợp.

–          Theo dõi bán thành phẩm phải chờ cộng bằng tay trên sổ.

–          Phòng kinh doanh phải nắm năng lực sản xuất, tồn kho nguyên liệu, điều động nguyên liệu giữa các kho.

–          Cần theo dõi doanh số, trị giá chiết khấu, một mặt hàng bán cho các khách hàng giá khác nhau, theo các thời

điểm khác nhau: tra cứu, tổng hợp, so sánh số liệu kinh doanh.

Xem chi tiết và đầy đủ ở file sau:

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.