Quy trình yêu cầu mua NPL và quản lý báo giá từ NCC erp ngành hóa mỹ phẩm

Nội dùng gồm: quy trình yêu cầu mua nguyên phụ liệu, quản lý báo giá từ nhà cung cấp và các yêu cầu chi tiết mà giải pháp erp ngành hóa mỹ phẩm phải có

I. Quy trình quản lý yêu cầu mua hàng (requisition purchase order)

Quan ly yeu cau mua hang requitions purchasing order trong giai phap erp

  1. Nhu cầu NPL dùng để sản xuất hóa mỹ phẩm gồm:
    1. Hoạch định nhu cầu NPL ( MRP): Hệ thống tính toán số NPL tồn kho, nhu cầu sử dụng để đề xuất số nhu cầu NPL cần mua
    2. Tồn kho: Dựa vào mức tồn kho an toàn tối thiểu, hệ thống đề xuất yêu cầu mua NPL
    3. Dựa vào tình hình kinh doanh, giá cả nguyên phụ liệu theo thị trường, dự báo nhu cầu kinh doanh hệ thống đề xuất yêu cầu mua NPL.
    4. Ngoài ra còn có yêu cầu khác người dùng nhập vào yêu cầu mua NPL.

    2. Tạo yêu cầu Mua NPL: Yêu cầu mua NPL đươc tạo xác định rõ NPL nào? Số lượng bao nhiêu? Thời gian cần?
    3. Duyệt yêu cầu mua NPL: tùy theo chính sách quản lý mà yêu cầu có cần Ban giám đốc phê duyệt yêu cầu mua hay không. Thường yêu cầu có giá trị nhỏ, nằm trong kế hoạch, nhà cung cấp và gia không thay đổi thì không cần sự phê duyệt.

II.Quy trình quản lý báo giá từ nhà cung cấp (Quotations)

Quan ly bao gia nha cung cap Quotation

1. Từ yêu cầu được duyệt hoặc nhập yêu cầu báo giá trực tiếp bộ phận mua NPL chào thầu/ yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp đối với NPL cần mua, thông tin báo giá của NCC được nhập vào hệ thống để theo dõi và đánh giá nhà cung cấp.

Kế quả sau khi phân tích lựa chọn được nhà cung cấp. hệ thống cho phép chuyển yêu cầu mua hàng được duyệt (requisitions order) thành báo giá nhà cung cấp ( quotations)

III.  Yêu cầu chức năng cụ

Mục
Các yêu cầu
I. Yêu cầu mua hàng.
I .1. Yêu cầu cho phép người dùng tạo mới một yêu cầu mua hàng theo nhiều cách:

  • Nhập trực tiếp các thông tin về một yêu cầu mua hàng.
  • Tự động tạo yêu cầu mua hàng từ lượng tồn kho an toàn.
  • Tự động tạo yêu cầu mua hàng từ các bảng nhu cầu nguyên vật liệu của sản xuất.
  • Tự động tạo yêu cầu mua hàng từ các đơn hàng bán / Hợp đồng bán hàng mà bộ phận kinh doanh đã tiếp nhận từ khách hàng (Thương mại)
  • Tự động tạo yêu cầu mua hàng từ kế hoạch mua hàng tháng, quý, năm.
I .2. Yêu cầu báo giá từ yêu cầu mua hàng.

  • Căn cứ trên yêu cầu mua hàng cho phép lập nhanh các yêu cầu báo giá để gởi tới nhà cung cấp để yêu cầu báo giá các mặt hàng cần mua. Hỗ trợ in ra giấy hoặc Export ra Email để chuyển tới nhà cung cấp bằng Fax hoặc Email.
I .3. Lựa chọn nhà cung cấp.

  • Cho phép so sánh giá, thời gian giao hàng, … và duy trì giá, thời gian giao hàng,… trong quá khứ khi thực hiện lựa chọn nhà cung cấp.
  • Cho phép lựa chọn nhà cung cấp khi lập yêu cầu mua hàng dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau
    • Nhà cung cấp có giá rẻ nhất.
    • Nhà cung cấp có thời gian giao hàng nhanh nhất.
    • Nhà cung cấp có hình thức chiết khấu – giảm giá nhiều nhất.
    • Nhà cung cấp uy tín nhất.
    • Nhà cung cấp có số điểm đánh giá là cao nhất.
    • Nhà cung cấp được chỉ định.
I .4. Duyệt yêu cầu mua hàng

  • Trong thao tác duyệt yêu cầu mua hàng chương trình phải lọc ra các phiếu yêu cầu theo đúng chức năng của người duyệt theo sự chỉ định từ người lập phiếu.
  • Ủy quyền duyệt.
I .5. Kiểm tra nhanh thông tin hàng tồn kho từ yêu cầu mua hàng.

  • Cho phép kiểm tra nhanh thông tin nguyên vật liệu hàng hóa tồn kho khi duyệt yêu cầu mua hàng và hỗ trợ giải quyết các trường hợp sau một cách tự động hoặc tùy chọn:
    • Nếu hàng còn tồn kho >= Số lượng trên phiếu yêu cầu thì thực hiện thủ tục xuất kho.
    • Nếu hàng còn tồn kho <= Số lượng yêu cầu thì thực hiện thủ tục xuất kho và mua thêm phần số lượng còn thiếu.
    • Nếu hàng không còn tồn kho thực hiện mua hàng toàn bộ.
I .6. Trạng thái yêu cầu mua hàng.

  • Cho phép theo dõi tiến trình thực hiện yêu cầu mua hàng theo nhiều trạng thái.
    • Chưa được duyệt.
    • Đang xét duyệt
    • Đã duyệt xong
    • Không chấp nhận yêu cầu.
    • ….

Cần tư vấn cụ thể xin vui lòng liên hệ tới email : erp@ictroi.com.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.