KPIs và Hệ thống kiểm soát nội bộ: nâng cao hiệu quả hoạt động

Một trong các mục đích quan trọng của doanh nghiệp chính là tạo ra lợi nhuận. Vậy chúng ta hãy nhiệt tình trong công việc để tạo lợi nhuận, tuy nhiên chúng ta cần phải biết làm thế nào để tăng lợi nhuận?  bí quyết tăng lợi nhuận dựa vào 5 yếu tố:

  1. Tăng tỉ lệ khách hàng tiềm năng: khách hàng biết đến tên hoặc thương hiệu công ty nhưng chưa mua hàng để trở thành khách hàng thực sự của công ty.
  2. Tăng tỉ lệ mua hàng: khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự của công ty.
  3. Tăng số tiền mua trung bình: có khách hàng mua ít tiền, có khách hàng mua nhiều tiền, bạn hãy tìm cách tăng số tiền mua hàng mà mỗi lần khách hàng đặt mua.
  4. Tăng số lần mua hàng: có khách hàng mua 1 lần, có khách hàng mua nhiều lần trong kỳ (tuần, tháng, quý, năm). Bạn hãy tìm cách tăng số lần mua của khách hàng trong kỳ.
  5. Tăng tỉ lệ lợi nhuận loại sản phẩm/ dịch vụ công ty đang bán.

Kế tiếp, bạn hãy xác định phòng ban nào, bộ phận nào trong Công ty có hoạt động tác động trực tiếp đến 5 yếu tố này. Tiến hành tổ chức các cuộc họp “Động não – Brainstorming” để các phòng ban đó tìm ra các chiến thuật phù hợp làm tăng 5 yếu tố nêu trên.

Sau khi xác định các chiến thuật, Bạn hãy yêu cầu các phòng ban, bộ phận chịu trách nhiệm, lập kế hoạch hành động xác định rõ các công viêc cần thiết để thực hiện đạt được từng chiến thuật. Chú ý, ở đây bạn phải xác định cụ thể cá nhân nào chịu trách nhiệm thực thi công việc nào để đạt được chiến thuật đã thiết lập.

Khi thực hiện như thế, bạn đã thiết lập xong các mục tiêu (hoặc còn gọi là KPI – Key Performance Indicator) để nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Lúc này, bạn đã thiết lập xong bộ mục tiêu (KPI) trong doanh nghiệp như sau:

  • KPI cấp công ty: chính là mục tiêu cấp Công ty .
  • KPI cấp bộ phận: chính là mục tiêu cấp Bộ phận liên quan đến các chiến thuật để thực hiện 5 yếu tố tăng lợi nhuận.
  • KPI cấp cá nhân: chính là mục tiêu cấp cá nhân liên quan đến các công việc để đạt được các chiến thuật đã thiết lập.

Mối liên quan giữa các KPI được thể hiện qua hình sau :

kpi-muc tieu

 

Ở đây, xuất hiện cụm từ “kiểm soát nội bộ”, thế thì kiếm soát nội bộ là gì? Hiện có rất nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ, trong bài viết này xin chia sẻ một sơ đồ kiểm soát nội bộ đơn giản sau đây:

Comments

comments

  1. Thiết lập tiêu chí đánh giá hoạt động (key performance indicators) KPI của
    bộ phận nhân lực:
    how do i print email from my iphone viagra millwood addiction essay source url source site get link viagra plavix interactions tuberculosis thesis introduction sildenafil citrate costco para comprar viagra necesito receta medica can women take female viagra pay someone to do my online homework https://naturalpath.net/natural-news/cialis-buy-online-canada/100/ sample of a good application letter college essay help seattle https://thembl.org/masters/case-study-methodology-marketing/60/ climate change essay sample hypothesise https://cuschoolsfoundation.org/case/essay-about-nature-and-man-as-one/20/ see url source url spoken language study example essays enter coursework master essaywritter how can i change the volume on my ipad cialis watson a paper in two hours https://tffa.org/businessplan/thesis-on-predictive-model/70/ is watermelon really like viagra viagra cialis online prescriptions female viagra pharmaceutical company A. KPI về năng suất lao động
    1. Tỷ lệ: chi phí lương/ doanh số:
    – Để có 1 đồng doanh số, cần chi bao nhiêu lương? mức chi phí này đã hợp lý chưa, có phù hợp với tỷ lệ trong ngành hay không?
    2. Chi phí nhân sự bình quân/ lợi nhuận
    • Công thức: Tổng chi phí nhân sự (lương + thưởng+ phục cấp+ phúc lợi+ đào tạo)/ lợi nhuận
    Cho biết:để tạo ra 1 đồng lợi nhuận cần chi phí nhân sự là bao nhiêu?
    3. Doanh số /1 nhân viên:
    – Chỉ tiêu này đánh giá môt nhân viên tạo ra bao nhiêu đồng doanh số trong 1 năm (khối lượng công việc).
    – Chỉ tiêu này hữu ích khi đánh giá giữa các đơn vị cùng kinh doanh một sản phẩm của công ty hoặc so sánh với đối thủ cạnh tranh để xác định hiệu quả của nguồn nhân lực.
    4. Lợi nhuận/NV
    – Chỉ tiêu này cách phân tích tương tự chỉ tiêu doanh số/ nhân viên, đánh giá môt nhân viên tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận trong 1 năm.
    5. Chi phí nhân sự bình quân/ giá trị gia tăng
    • Công thức: Tổng chi phí nhân sự (lương + thưởng+ phục cấp+ phúc lợi+ đào tạo)/ (doanh số- tổng chi phí vật chất)
    Cho biết:để tạo ra 1 đồng giá trị gia tăng cần chi phí nhân sự là bao nhiêu?
    B. KPI về lương/ thu nhập
    1.Mức thu nhập trung bình:
    – Công thức: = Tổng thu nhập / số lượng nhân viên trung bình trong năm
    – Mức thu nhập trung bình toàn công ty, giúp so sánh mức thu nhập trung bình của công ty bạn đã phù hợp hay chưa với thu nhập trung bình của ngành hay các đối thủ cạnh tranh khác.
    2. Chi phí nhân sự bình quân
    – Công thức: (lương+ thưởng+ phúc lợi+ phụ cấp+ đào tạo)/ số lượng nhân sự bình quân (có thể tính theo từng nhóm chức danh)
    – Tương tự công thức 1, tuy nhiên có thêm yếu tố đào tạo. Cho biết công ty đầu tư/ chi cho mỗi CBNV trung bình là bao nhiêu.
    3. Chi phí lương/ tổng thu nhập của CBNV
    Cho biết lương chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong thu nhập, ngoài lương, CBNV có thêm các khoản khuyến khích vật chất nào khác không?
    C. Chỉ số kpi tuyển dụng
    1. Thời gian để tuyển nhân viên.
    – Chỉ số thời gian tuyển dụng là số thời gian trung bình kể từ khi yêu cầu tuyển dụng được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, ví dụ là 21 ngày.
    Chỉ số này vừa ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở định hướng cho các bộ phận trong việc chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực
    2. Mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển nhân sự về số lượng
    Công thức = Số nhân viên mới tuyển / tổng số nhân viên cần tuyển theo kế hoạch.
    – Có thể đo lường tỷ lệ của toàn công ty, tỷ lệ của một bộ phận hay tỷ lệ theo từng chức danh.
    3. Mức độ thỏa mãn của ứng viên trong tuyển dụng: thông qua khảo sát.
    D. Chỉ số kpi về Đào tạo, huấn luyện
    1. Tổng số giờ/ ngày huấn luyện/nhân viên:
    – Chỉ số này bằng tổng số giờ/ ngày huấn luyện trong một đơn vị thời gian cho mỗi chức danh.
    – Chỉ số này cho biết, bạn đã huấn luyện nhân viên đủ thời gian hay chưa theo kế hoạch
    2. Số giờ/ ngày đào tạo trung bình / chức danh:
    – Bạn xem xét số giờ/ ngày đào tạo trung bình cho nhân viên trong một chức danh.
    – Khi xem xét chỉ số này bạn thấy rằng mức độ thời gian đào tạo đã hợp lý chưa, nhất là đối với các chức danh có trình độ thấp.
    3. Chi phí huấn luyện / NV
    – Chi phí huấn luyện trung bình một nhân viên cho bạn biết bạn đang đầu tư cho một nhân viên bằng bao nhiêu.
    – Chi phí huấn luyện trung bình = tổng chi phí đào tạo, huấn luyện/ tổng số nhân viên trung bình.
    Lưu ý, bạn nên tính chi phí theo chức danh.
    – Trong đó tổng chi phí đào tạo gồm chi phí thuê giảng viên (hoặc giảng viên nội bộ), các giáo trình, phương tiện, chi phí đi lại, lưu trú (nếu có),…
    4. Tỷ lệ nhân viên được đào tạo:
    – Tỷ lệ này được tính cho số nhân viên được đào tạo / tổng số nhân viên cần đào tạo áp dụng cho
    cùng một chức danh và lĩnh vực đào tạo nào đó.
    – Bạn có thể dùng các tỷ lệ nhân viên được đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
    5. Kết quả đào tạo:
    • Tỷ lệ nhân viên đạt yêu cầu sau đào tạo từ mức quy định trở lên.
    • Mức độ hài lòng của học viên sau đào tạo 3
    E. Chỉ số kpi đánh giá nhân viên
    1. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:
    – Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên.
    – Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận.
    – Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).
    2. Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100 % yêu cầu công việc:
    – Tỷ lệ này cho bạn biết số nhân viên đảm bảo công việc là bao nhiêu?
    – Bạn nên so sánh tỷ lệ này giữa các bộ phận với nhau, và giữa các tháng với nhau.
    3. Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên.
    – Đối với các công ty ngành dịch vụ, tỷ lệ ngày vô cùng quan trọng, bạn cần xem xét cụ thể tỷ lệ thái độ tốt và không tốt của từng bộ phận để xem xét một cách chính xác hơn.
    4. Mức độ vi phạm nội quy:
    – Số lượng vi phạm trong một tháng.
    – Bạn có thể phân loại vi phạm theo bộ phận, nếu gom theo lĩnh vực thì càng tốt, ngoài ra bạn có thể phân làm mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
    5. Mức độ thỏa mãn của CBNV đối với hoạt động đánh giá kết quả hoàn thành công việc.
    Trong giai đoạn đầu áp dụng KPI: % CBNV đựơc giới thiệu chi tiết về KPI và đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ % CBNV tham gia thiết lập mục tiêu Kpi cho bản thân và đựơc đánh giá theo KPI theo khảo sát
    F. KPI về thời gian làm việc
    1. Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
    – Bạn xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng; và so sánh sự tăng giảm của nó để có các biện
    pháp quản trị thích hợp.
    2. So sánh thời gian đi làm muộn bình quân đầu người của các bộ phận
    – Công thức= tổng thời gian trễ, muộn/ số lượng CBNV trung bình trong bộ phận
    – Dựa vào chỉ số này, bạn biết rằng bộ phận nào bị mất thời gian nhiều nhất, do vậy bạn sẽ có biện pháp để hạn chế.
    3. Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm:
    – Tỷ lệ ngày nghỉ, công thức = (số ngày nghỉ + ốm)/ tổng số ngày làm việc trong tháng
    – Nếu công ty có tỷ lệ này cao, bạn cần xem xét lại các nguyên nhân để khắc phục.
    G. KPI về hoạt động cải tiến
    1. Tổng giá trị gia tăng do cải tiến/ sáng kiến
    – Tổng giá trị gia tăng là tổng giá trị tăng lên do các đề xuất của các bộ phận, cá nhân trong 1 năm.
    – Ngoài ra, bạn có thể tổng hợp tổng chi phí thưởng và tỷ lệ tương ứng với tổng giá trị gia tăng.
    2. Tổng số ý kiến
    – Bạn nên theo dõi số ý kiến theo từng tháng và theo từng bộ phận.
    – Đối với các bộ phận có ít ý kiến thì bạn cần có biện pháp thúc đẩy sự sáng tạo của các bộ phận đó.
    Lưu ý là ý kiến chỉ được xét khi nó thực sự có giá trị.
    H. KPI về an toàn lao động
    1. An toàn lao động
    – Đo lường bằng số vụ tai nạn lao động trong một tháng của mỗi bộ phận sản xuất kinh doanh và
    mức độ nghiêm trọng.
    2. Thời gian mất mát do tai nạn lao động
    – Tổng thời gian mất mát của tất cả các chức danh liên quan đến tai nạn lao động. Bạn tổng hợp
    toàn bộ thời gian mất mát lại.
    – Tổng thời gian mất mát gồm chi phí mất đi vì người lao động không thực hiện đựơc công việc và chi phí xử lý an toàn lao động
    3. Tổn thất do tai nạn lao động:
    – Tổn thất do tai nạn lao động = số sản phẩm bị mất * đơn giá (của người liên quan) + chi phí xử lý an toàn lao động.
    – Bạn theo dõi chi phí này ở các bộ phận khác nhau và so sánh theo từng tháng để có các biện pháp thích hợp.
    4. Thời gian huấn luyện ATLD
    – Bạn phải tính thời gian huấn luyện theo từng cá nhân và theo các hạng mục khác nhau để xem xét thời gian huấn luyện đã đủ hay chưa?
    I. KPI khác
    1. Chi phí hành chính / 1 nhân viên:
    – Chi phí hành chính bao gồm: chi phí sửa và bảo trì máy tính, bàn ghế, chi phí điện nước hoặc sửa chữa các dụng cụ văn phòng.
    – Chi phí VPP không đưa vào loại chi phí này, nếu công ty quy định ngân sách cho từng loại VPP thì nó mang tính chất chi phí đầu tư, bạn đưa chi phí này vào chi phí trên khi bạn không quy định ngân sách và không kiểm soát được chi phí này.
    – Chi phí này chỉ hữu ích khi so sánh giữa các năm hoặc các đơn vị với nhau. Ngoài ra, nếu bạn xây dựng được định mức chi phí thì bạn có khả năng sẽ kiểm soát được nó khi so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí.
    2. Tỷ lệ lao động theo nhóm chức năng (gián tiếp/ trực tiếp; theo quy trình công nghệ;

  2. KPI colect

    Trong phần dưới đây,một số kpi cho các bộ phận, mời các bạn bổ sung cho ý kiến:

    1. KPI cho sale – marketing:

    a. Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi:
    – Công thức = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng.
    – Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của các sale rep.Các chương trình markeing trực tiếp có thể là gửi thư, gửi email….

    b. Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lần đầu:

    – Công thức= bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.
    – Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của bạn không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng của bạn…

    c. Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và sau quảng cáo

    – Tỷ lệ = số người nhận ra sản phẩm của bạn/tổng số người thu thập.
    – Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo.

    2. KPI đánh giá hiệu quả nhân sự:

    a. Tỷ lệ vòng đời nhân viên

    – Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = tổng thời gian phục vụ trong DN của tất cả nhân viên/ tổng số nhân viên doanh nghiệp đã tuyển.
    – Bạn có thể tính vòng đồi cho toàn công ty và cho chức danh, cho bộ phận.
    – Đối với chức danh nếu vòng đồi quá thấp điều này có thể không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ các chức danh hay làm thời vụ.
    – Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.

    b. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:

    – Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân viên.
    – Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ phận.
    – Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).

    3 KPI cho sản xuất:

    a. Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:

    – Công thức: = số lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức / số lượng tiêu hao cho phép.
    – Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức.
    – Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.

    b.KPI sản phẩm lỗi
    Tỷ lệ phải làm lại – rework
    – Tỷ lệ phải làm lại là số sản phẩm làm hư phải sửa lại theo yêu cầu.
    – Tỷ lệ này phản ảnh thời gian mất mát của công ty do công nhân phải làm lại sản phẩm, công đoạn.

    Các loại tỷ lệ làm lại:
    c. Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong một bộ phận.

    – Tỷ lệ này phản ảnh tay nghề của công nhân hay mức độ cẩn thận của từng công nhân.

    – Có những công nhân năng suất rất cao nhưng tỷ lệ làm lại cũng rất cao.

    d. Tỷ lệ làm lại của cả một bộ phận:

    – sử dụng tỷ lệ này để biết mức độ hàng phải làm lại và khả năng quản lý của trưởnmg bộ phận đó.

    e. Tỷ lệ làm lại của các bộ phận so sánh với nhau.

    – Tỷ lệ này so sánh tỷ lệ làm lại giữa các bộ phận, bạn không phải so sánh về mặt giá trị mà bạn chỉ cần so sánh về mặt số lượng.

    f. Tỷ lệ làm lại của toàn công ty

    g. Số tiền bị mất do phải làm lại.

    – Thời gian mất mát do phải làm lại sản phẩm bao gồm thời gian đã làm sản phẩm + thời gian phải làm + thời gian chuẩn bị – thời gian chuẩn.

    – Bạn nhân thời gian với năng suất * đơn giá để ra hao phí về mặt giá trị tiền. Bạn có thể so sánh giữa các cá nhân và bộ phận với nhau.

    2. Tỷ lệ hàng hư
    Tỷ lệ hàng hư là toàn bộ các sản phẩm bị hư do bộ phận hoặc cá nhân đó làm ra.

    Tỷ lệ hàng hư cá nhân

    – Tỷ lệ hàng hư của cá nhân có thể tính theo công đoạn hay sản phẩm.

    – Bạn nên có một chính sách thưởng/phạt để khuyến khích giảm và phạt tăng đối với tỷ lệ này.

    – Ví dụ: bạn tính từng tỷ lệ bạn sẽ có mức thưởng tương ứng với số tiền bạn thu được do giảm tỷ lệ hàng hư. Công ty bạn tỷ lệ hàng hư là 3 %, vậy nếu 2 % thì nhân viên được 1 % * số lượng hàng * đơn giá * tỷ lệ thưởng (ví dụ là 15 %). Tất nhiên, bạn cần đưa ra một con số đủ hấp dẫn công nhân.

    Tỷ lệ hàng hư bộ phận

    – Bằng tổng số lượng hư/ tổng số lượng sản phẩm / order.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.