Cách chọn giải pháp phần mềm “Quản lý hệ thống phân phối” để đạt hiệu quả- ROI ERP

0

Với các công ty, tập đoàn lớn việc quản lý một hệ thống phân phối rất phức tạp và đa dạng. Ngày nay với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin đã góp phần nâng hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý hệ thống phân phối như theo dõi chính xác hàng tồn kho của từng chi nhánh hoặc nhà phân phối (NPP), phân tích dự báo chính xác nhu cầu thị trường cho từng chủng loại hàng hóa, quản lý chặt chẽ hệ thống khách hàng, nhân viên bán hàng, chương trình khuyến mãi trưng bày, các chỉ tiêu bán hàng,…

Các vấn đề mà các nhà quản lý thường quan tâm đối với một hệ thống phân phối như:

–      Quản lý chính xác lượng tồn kho của NPP

–      Quản lý được số liệu primary sales (công ty bán cho NPP) và secondary sales (NPP bán ra thị trường)

–      Nâng cao hiệu quả quản lý của NPP như quản lý số liệu chính xác, giảm thời gian xử lý công việc giấy tờ sổ sách nhằm tăng số lượng và chất lượng phục vụ khách hàng, mở rộng thị trường.

–      Điều chuyển hàng hóa tự động, đảm bảo lượng primary sales được nhập đầy đủ vào kho của NPP.

–      Quản lý và theo dõi chặt chẽ các chương trình bán hàng, khuyến mãi và ngân sách cho các chương trình này. Không để xảy ra các trường hợp gộp hóa đơn để lấy riêng khuyến mãi của NPP và nhân viên bán hàng.

–      Quản lý thời gian làm việc, mức độ tuân thủ quy trình làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, đi đúng và đủ lịch trình thăm viếng khách hàng và hỗ trợ tính lương cho nhóm nhân viên này.

–      Số liệu của các NPP phải đồng nhất và kịp thời để đáp ứng cho việc khai thác và phân tích số liệu.

–      Khả năng kết nối và tích hợp với các hệ thống tại trung tâm…

Mô hình tổng quát của một hệ thống phân phối được khái quát như sau:

giải pháp quản lý chuổi cung ứng hiệu quả

giải pháp quản lý chuổi cung ứng hiệu quả

Lộ trình để xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý phân phối:

Một hệ thống quản lý phân phối rất phức tạp và được triển khai trên diện rộng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro vì vậy cần phải đề ra một lộ trình hết sức rõ ràng.

Xác định các mục tiêu của giải pháp: trước khi bắt tay vào xây dựng giải pháp cần phải xác định các mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu phải dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và phải đáp ứng được yêu cầu và dung hòa được lợi ích chung của tất cả các phòng ban tham gia vào hệ thống.

•      Đánh giá, lựa chọn NCC giải pháp: để tư vấn các qui trình hệ thống và phương pháp triển khai phù hợp với mô hình hoạt động của công ty. Cần xây dựng các tiêu chí đánh giá để lựa chọn NCC có khả năng nhất, phù hợp nhất. Các tiêu chí lựa chọn những NCC được thiết lập phải có giải pháp tốt, có kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối, có dịch vụ hậu mãi tốt lên hàng đầu,… Ngoài giải pháp phù hợp, NCC cần phải có một phương pháp triển khai hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.

•      Cùng NCC xây dựng giải pháp: giai đoạn áp dụng các quy trình, nghiệp vụ quản lý thực tế vào hệ thống. Những nghiệp vụ, quy trình nào chưa đáp ứng, NCC giải pháp phải điều chỉnh lại. Những nghiệp vụ, quy trình nào cần thay đổi để có thể quản lý hiệu quả trên hệ thống doanh nghiệp cũng phải điều chỉnh lại cho phù hợp. Giai đoạn này rất cần kinh nghiệm cũng như sự tư vấn từ phía NCC giải pháp. Giữa doanh nghiệp và NCC giải pháp cần phải có sự hợp tác nhịp nhàng để có được giải pháp quản lý tối ưu và hiệu quả.

•      Triển khai thử nghiệm (Pilot) 2 đến 5 NPP: sau khi giải pháp đã tương đối hoàn chỉnh cần phải được triển khai thử nghiệm một vài NPP để đánh giá, tối ưu và hiệu chỉnh lại trước khi triển khai diện rộng cho tất cả các NPP. Để việc triển khai thử nghiệm được hiểu quả, giảm thiểu được các rủi ro khi triển khai hệ thống trên diện rộng thì các vấn đề sau cần phải quan tâm:

–      Lựa chọn NPP thử nghiệm: lựa chọn những NPP có đầy đủ các quy trình và tương đối lớn để đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống.

–      Lựa chọn thời điểm triển khai và thời gian triển khai thử nghiệm: thường tránh triển khai thử nghiệm vào những dịp cuối năm vì NPP thường rất bận rộn không tập trung vào thử nghiệm hệ thống. Thời gian triển khai thử nghiệm cần phải dài, đủ để đánh giá toàn bộ các quy trình nghiệp vụ trên hệ thống, giai đoạn này thường kéo dài từ 2 đến 4 tháng.

Một số vấn đề cần phải được đánh giá trong giai đoạn này bao gồm:

–   Đánh giá tất cả các quy trình nghiệp vụ thực hiện trên hệ thống.

–   Đánh giá mức độ đáp ứng, tính khả thi của giải pháp.

–   Xác định phương pháp triển khai và khung thời gian cần thiết để triển khai 1 NPP.

•      Đánh giá và hiệu chỉnh hệ thống trước khi triển khai diện rộng: giai đoạn này NCC giải pháp sẽ hiệu chỉnh lại những quy trình, nghiệp vụ chưa đáp ứng trên hệ thống, cùng công ty xác định khung thời gian và kế hoạch để triển khai cho tất cả các NPP còn lại.

•      Triển khai diện rộng cho tất cả các NPP song song với việc thiết lập các trung tâm hỗ trợ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình triển khai cũng như vận hành hệ thống.

Những rủi ro trong việc triển khai hệ thống:

•      Khi bắt đầu áp dụng hệ thống vào quản lý, một số NPP sẽ cảm thấy mình bị kiểm soát số liệu nên một số NPP sẽ có phản ứng và không hợp tác trong quá trình triển khai cũng như tham gia hệ thống.

Biện pháp hạn chế: Cần tổ chức một buổi họp có sự tham gia của các NPP trước từng đợt triển khai. Buổi họp này phổ biến cho NPP về kế hoạch triển khai, những lợi ích đạt được nếu áp dụng hệ thống, mục tiêu của công ty triển khai giải pháp là nhằm hỗ trợ NPP có công cụ để quản lý hiệu quả, NCC có công cụ để phân tích thị trường nhằm đề ra những chính sách bán hàng hỗ trợ NPP phát triển thị trường, doanh số,… Mục tiêu cuối cùng của buổi họp là NPP kí vào bản cam kết triển khai hệ thống.

•      Các chính sách quản lý của công ty không chặt chẽ dẫn đến NPP không trung thực trong việc sử dụng hệ thống. Đơn cử một số trường hợp:

–      Chính sách công ty cho phép bán hàng qua điện thoại vì thế NPP có thể bán cho khách hàng trong khu vực của NPP khác. Khi khai báo trên hệ thống NPP có thể mở một khách hàng ảo nào đó trong khu vực của NPP mình và xuất bán trên hệ thống cho khách hàng này.

–      Một số công ty chỉ quản lý Promotion In, nghĩa là chỉ quản lý khuyến mãi từ công ty xuống NPP không quản lý chi tiết khuyến mãi ra thị trường. Một số NPP cố mua hàng để đạt doanh số và lấy khuyến mãi chiết khấu từ công ty, nhưng lượng hàng khuyến mãi này sẽ không đến được tay người tiêu dùng.

Biện pháp hạn chế: Cần phải chuẩn hóa các quy trình, các chính sách quản lý trước khi đưa vào áp dụng hệ thống. Cần có những chính sách khen thưởng khuyến khích NPP nhập liệu trên hệ thống. Bên cạnh đó cũng cần có những chính sách chế tài nếu NPP không tuân thủ quy trình, không nhập liệu trên hệ thống.

•      Nhân sự không đảm bảo chất lượng + thiếu ổn định tại NPP đặc biệt là các NPP ở tỉnh: do tính chất công việc + tình hình chung các NPP khu vực tỉnh rất khó tuyển dụng nhân sự cũng ảnh hưởng đến sự ổn định chung của toàn bộ hệ thống.

       Biện pháp hạn chế: Thường trong giai đoạn huấn luyện (training) hệ thống, mỗi NPP cần phải cử ít nhất 2 nhân sự tham gia hệ thống để đảm bảo luôn luôn có nhân sự thay thế (backup) sử dụng hệ thống. Hỗ trợ thêm chi phí nhân sự hay có những chính sách khen thưởng phù hợp cho nhân sự tham gia hệ thống tại NPP đảm bảo nhân sự tại NPP ổn định và lâu dài.

•      Thiếu nhiệt huyết, quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo: Một hệ thống phân phối triển khai trên diện rộng nhiều đối tượng tham gia chắc chắn sẽ nhận được những ý kiến trái chiều về hệ thống, chắc chắn sẽ nhận được sự không đồng thuận của các cá nhân hay bộ phận nào đó. Nếu đội ngũ lãnh đạo không quyết tâm, thiếu nhiệt huyết ủng hộ hết mình vì dự án cũng dễ dẫn đến sự lệch lạc trong quá trình triển khai dự án.

Biện pháp hạn chế: Xác định các mục tiêu các dự án phải đảm bảo dung hòa được lợi ích chung của các bên liên quan. Khi dự án bắt đầu (kick off) cần có sự tham gia và cam kết đồng tình ủng hộ hết mình vì dự án của đội ngũ lãnh đạo.

Nguyễn Minh Quang

Phó Giám đốc Công ty HQSoft

 

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *