Chọn phần mềm kế toán cần chú ý những điểm gì để đầu tư hiệu quả đầu tư?

1

chọn phầm mềm kế toán # ictroi.comThực tế trên thị trường mỗi phần mềm kế toán đều có ưu điểm riêng. Do vây khi bạn chọn mua bất cứ một sản phẩm nào thì bạn đều phải tìm hiểu tính năng tác dụng của sản phẩm đó, nhưng việc tìm ra tính năng tác dụng của sản phẩm không phải chỉ dựa vào phần quảng cáo giới thiệu của người bán hàng mà bạn phải chủ động đưa ra các câu hỏi đặc thù đối với nhu cầu của mình cũng như sản phẩm, hàng hoá mình sẽ mua.
Qua đó, bạn có những quyết định đúng đắn và tránh cho bạn những sai lầm không đáng có. Cũng giống như các sản phẩm khác thì khi lựa chọn phần mềm kế toán cũng không nằm ngoài những mục đích đó vì thế chúng tôi đúc kết được những vấn đề được hầu hết các khách hàng rất quan tâm. Chính vì những lý do đó chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm mà những khách hàng đi trước đã để lại, có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO trình diễn bất cứ một sản phẩm phần mềm nào

I. TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC YÊU CẦU ĐẶC THÙ

1. Chương trình có khả năng cấu hình ( setup) để thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?
3. Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?
4. Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?
5. Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?
6. Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?
7. Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.
8. Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?

II. TÍNH DỄ SỬ DỤNG

1. Thao tác nhập liệu có tối ưu hay không ?giao diện thân thiện không?
– Các đối tượng mà doanh nghiệp quản lý có thể thêm bớt được không?
– Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không ?
– Có thể sửa được dữ liệu ngay khi tìm kiếm dữ liệu hy phải quay về màn hình nhập liệu ban đầu để sửa. Khi xem báo cáo phát hiện sai thì có thể sửa được dữ liệu ngay khi ở màn hình báo cáo không.
2. Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không ?
3. Thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?
4. Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ, phải thoát ra thoát vào nhiều) hay chỉ có một màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng, ít thao tác phụ).
5. Với các bộ phận không cần biết nghiệp vụ kế toán (không biết định khoản) có thể sử dụng được chương trình không?

III. TÍNH QUẢN TRỊ

1. Có tính quản trị xuôi không? Tức là truy xuất ra các thông tin dạng thống kê, báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh ngay khi tìm kiếm dữ liệu không ?
2. Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, lọc gộp dữ liệu lớn, nhỏ (theo bất kỳ trường nào) để giúp cho các nhà quản trị không ?
3. Có tính quản trị ngược không? Tức là khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay số liệu chi tiết của từng mục tổng hợp.
4. Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?
5. Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?
6. Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không? Khi thêm các báo cáo quản trị mới thì có phải yêu cầu nhà cung cấp lập trình thêm và có mất thêm chi phí không?
7. Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo yêu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?

IV. TÍNH TỰ ĐỘNG CAO

1. Khách hàng có thể đặt tự động mã một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? Ví dụ: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động, đặt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí… cho chứng từ nhập vào.
2. Xử lý lệch tỷ giá tự động không? (tức là chương trình tự sinh các bút toán lệch tỷ giá khi nhập số liệu và khi điều chỉnh số dư các tài khoản ngoại tệ cuối tháng).
3. Kết chuyển, phân bổ chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý có thực hiện tự động không (tức là chương trình tự sinh ra các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động).
4. Giá vốn VT, HH, TP xuất có tính tự động hoàn toàn không?
– Không cần qua bước tổng hợp trung gian nào.
– Khi thay đổi giá nhập hoặc giá thành sản phẩm và chương trình tính lại giá vốn thì giá xuất Vật tư, Hàng hoá, Thành phẩm sẽ được cập nhật theo không?

V. TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN

1. Các modul TSCĐ, Lao động tiền lương, tính giá thành sản phẩm có cùng trong một phần mềm không, tức là có sự dùng chung một cơ sở dữ liệu?
2. Các bộ phận nghiệp vụ khác (như phòng kinh doanh) có thể cập nhật dữ liệu và khai thác thông tin tại máy của mình không?

VI. TÍNH CHI TIẾT, BẢO MẬT

1- Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (theo đặc thù của doanh nghiệp) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Ví dụ: Chi tiết doanh thu, lãi lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng kênh luồng phân phối, từng nhân viên bán hàng, từng vùng, từng loại hàng…hoặc kết hợp các yếu tố trên?
2- Sau khi khoá sổ dữ liệu, các số dư chi tiết theo các yếu tố cần quản lý trên có được chuyển đúng sang kỳ mới không, hay bị gộp lại? Ví dụ: Số dư công nợ theo hoá đơn, vụ việc, số dư chi phí theo công trình…
3- Chương trình có thể sao lưu dữ liệu tự động không?
4- Cơ chế phân quyền, bảo mật có chi tiết theo từng người với từng nghiệp vụ, từng báo cáo, từng chức năng hay không?
5- Chương trình có lưu vết tên người nhập, người sửa dữ liệu đối với từng bút toán không, từng nghiệp vụ phát sinh?
6- Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không?
7- Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập liệu?

VII. KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ

Thông thường, một phần mềm kế toán phải qua vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, vì thế nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư rất dễ rơi vào tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”. Do vậy, ngoài những thông số chi tiết về kỹ thuật, cần phải xem xét:
1- Số lượng, tỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng, ý kiến của các khách hàng này về hiệu quả sử dụng sản phẩm..
2- Tham giá các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.
3- Tham khảo kỹ các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm, đặc biệt là các khách hàng có cùng lĩnh vực hoạt động, ngành nghề…
4- Các cách thức, phương tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp như: Tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến trên Internet, quy trình chất lượng chuyển giao, phương thức bảo hành, bảo trì…
5- Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.

VIII. VỀ GIÁ CẢ

1- Giá cả thường phản ánh giá trị mà sản phẩm mang lại cho khách hàng, đồng thời giá cả cũng phản ánh chất lượng của sản phẩm. Giá cả của phần mềm kế toán trong môi trường cạnh tranh là do thị trường quy định. Hiện tại, giá cả của một phần mềm kế toán nước ngoài từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la. Giá phần mềm trong nước rẻ hơn nhiều. Các kiến thức để khai thác, ứng dụng phần mềm kế toán một cách hiệu quả không phải là kiến thức phổ thông. Do vậy các phần mềm có giá trị quá thấp (dưới 5 triệu VNĐ) thường không đáng tin cậy và chúng ta cũng nhận thấy không có sự xâm phạm bản quyền đối với phần mềm kế toán.
2- Về nguyên tắc, giá cả phần mềm phụ thuộc vào các phần hành mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, quy mô quản lý và các thông số đặc thù của từng đơn vị.

IX. TÍNH CÔNG KHAI CỦA PHẦN MỀM

Các phần mềm phải được trình diễn công khai tại các hội thảo, phải vượt qua sự đối chất trước hàng trăm nhà chuyên môn trong lĩnh vực liên quan và cả của các nhà cung cấp khác. Đó là sự thách thức lớn lao và nguy hiểm nhất đối với phần mềm kế toán. Đồng thời năng lực nhà cung cấp cũng yêu tố qua trong để chọn phần mềm kế toán.
Phan mem ke toan nao tot, phan mem ke toan nao tot nhat, phần mềm kế toán nào tốt, phần mềm kế toán nào tốt n

Comments

comments

  1. Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán gồm các bước sau:

    1. Xác định các động cơ đầu tư: Tại sao, cái gì, khi nào, ai và như thế nào.
    2. Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn: Đội ngũ, phương pháp, công cụ.
    3. Xây dựng tài liệu mời thầu
    4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
    5. Lựa chọn nhà cung cấp.

    Bước 1: Xác định động cơ đầu tư

    Trong tất cả các doanh nghiệp, trừ những doanh nghiệp quá nhỏ, việc lựa chọn thay đổi một phần mềm kế toán mới phải được xem như là một dự án như bất kỳ một dự án nào khác: đó là một loạt các công việc với quy trình và mục tiêu rõ ràng. Thật đáng ngạc nhiên khi có nhiều doanh nghiệp bắt đầu quá trình lựa chọn phần mềm kế toán mà không hiểu được những điều gì khiến cho họ đưa ra những quyết định này. Ta sẽ có thể phải lập thành văn bản những động cơ đầu tư của mình lên một tờ giấy. Đây là văn bản “sống” và có thể sẽ còn phát triển thêm phản ánh sự thay đổi của những mục tiêu hoặc sự ưu tiên trong tiến hành lựa chọn. Khi ta đã xác định được những động cơ lựa chọn, ta sẽ phải lựa chọn được đội ngũ triển khai và áp dụng những biện pháp quản trị trong việc lựa chọn đó.

    Để xác định được động cơ của dự án này, ta sẽ phải đưa ra và trả lời những câu hỏi dưới đây trong những cuộc họp mặt vận dụng trí tuệ tập thể trước khi lựa chọn.

    Tại sao chúng ta lại làm việc này?

    Có thể có những nguyên nhân “cứng”, ví dụ ta phải thay đổi để đáp ứng chế độ mới về thuế giá trị gia tăng, hoặc để thích ứng với sự cố năm 2000. Có thể có những nguyên nhân “mềm” như để nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định. Thông thường chúng ta phải đưa ra được khoảng 5 lý do.

    Khoảng bao nhiêu tiền chúng ta sẽ phải đầu tư?

    Các chi phí phát sinh sẽ bao gồm:

    1. Chi phí về phần mềm: phần mềm sẵn có, các sửa đổi theo yêu cầu
    2. Chi phí về phần cứng: máy tính, máy in, mạng, internet
    3. Chi phí về triển khai: đào tạo, chuyển đổi số liệu cũ (nếu có)
    4. Chi phí về hỗ trợ sau đào tạo.

    Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu quá trình lựa chọn?

    Lý tưởng nhất là ta bắt đầu sự lựa chọn trước 6 tháng trước khi bắt đầu triển khai ứng dụng. Lưu ý là triển khai vào ngay cuối năm hoặc đầu năm mới không phải là thời gian tốt. Chúng ta phải xác định rất rõ:

    1. Khi nào bắt đầu quá trình lựa chọn?
    2. Khi nào sẽ ra quyết định?
    3. Khi nào sẽ bắt đầu việc triển khai?
    4. Khi nào việc triển khai sẽ kết thúc?

    Những lợi ích gì chúng ta mong muốn từ hệ thống mới?

    Danh sách các lợi ích có thể bao gồm:

    1. Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn
    2. Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu
    3. Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn
    4. Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần,…

    Những ai sẽ bị tác động bởi hệ thống mới?

    Phải xác định rõ những bộ phận nào, phòng ban nào và cá nhân nào sẽ bị tác động bởi hệ thống mới. Những bộ phận này, cá nhân này phải được tham gia và có trách nhiệm trong quá trình lựa chọn phần mềm mới.

    Quá trình lựa chọn sẽ được quản lý như thế nào?

    Kinh phí đầu tư, các nguồn lực, cách thức tiến hành sẽ phụ thuộc vào quá trình lựa chọn được quản lý như thế nào. Chúng ta có thể tự làm và có một người lânh đạo chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chúng ta cũng có thể thuê các nhà tư vấn.

    Bước 2: Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn

    Đội đề án, phương pháp lựa chọn, công cụ quản lý là cơ sở cho quá trình lựa chọn.

    Đội đề án thường có các thành viên sau:

    1. Người đỡ đầu đề án (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính)
    2. Phụ trách đề án
    3. Chuyên gia về phân tích hệ thống thông tin
    4. Một hoặc vài chuyên gia về các phân hành nghiệp vụ
    5. Các nhà tư vấn bên ngoài

    Bước 3: Xây dựng tài liệu mời thầu

    Tài liệu mời thầu dùng để xác định các nhà cung cấp phần mềm đáp ứng các yêu của đề án đặt ra.

    Chúng ta có thể lựa chọn các nhà cung cấp trên mạng internet, bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi tài liệu mời thầu.

    Tài liệu mời thầu giúp ta tin chắc là tất cả các nhà cung cấp đều lựa chọn dựa trên cùng một tiêu chuẩn và các bảng trả lời sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi và so sánh.

    Tài liệu mời thầu không được quá dài để các nhà cung cấp có thể trả lời được trong vòng một vài giờ đồng hồ. Tài liệu mời thầu thường có tối thiểu 6 mục sau:

    1. Giới thiệu về đề án
    2. Yêu cầu về công nghệ
    3. Yêu cầu chung về các phần hành nghiệp vụ
    4. Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
    5. Các yêu cầu về triển khai thực hiện
    6. Bảng giá

    Mỗi mục này thường không được quá một trang giấy.

    Giới thiệu về đề án

    Phần giới thiệu về đề án sẽ cung cấp thông tin chung về công ty, về các mong muốn của đề án, quy trình lựa chọn và hướng dẫn cho các nhà cung cấp cách thức trả lời các câu hỏi và cung cấp các thông tin cần thiết. Trong phần giới thiệu cũng phải trình bày về hệ thống hiện có, các mong muốn đối với hệ thống mới, sơ đồ tổ chức của công ty.

    Yêu cầu về công nghệ

    Phòng tin học và phòng kế toán cần phải thảo luận và thống nhất về nền công nghệ của phần mềm kế toán. Mặc dù yêu cầu phải đáp ứng về nghiệp vụ bao giờ cũng cao hơn so với yêu cầu phải đáp ứng về công nghệ, tuy nhiên không được phép lựa chọn công nghệ lạc hậu. Trong phần yêu cầu về công nghệ phải nêu rõ các công nghệ được ưu tiên và đề nghị các nhà cung cấp phải đảm bảo hỗ trợ các công nghệ này.

    Các yêu cầu về công nghệ phải bao quát các vấn đề liên quan đến hệ điều hành máy trạm, hệ điều hành máy chủ, cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, công cụ tạo báo cáo và trợ giúp phân tích số liệu. Đối với một số doanh nghiệp thì có thể phải yêu cầu thêm các vấn đề hỗ trợ bar-code, internet.

    Yêu cầu về các phần hành nghiệp vụ

    Phần này đơn giản là liệt kê các phần hành nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Cần phải xác định các phần hành nào phải có ngay, phần hành nghiệp vụ nào thì sẽ cần trong tương lai và phần hành nào thì nếu có sẽ càng tốt.
    Các nhà cung cấp phải xác nhận là có khả năng đáp ứng được các phần hành nghiệp vụ nào.

    Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù

    Phần này nêu lên các nghiệp vụ đặc thù cho riêng doanh nghiệp của bạn.
    Dưới đây là các ví dụ về các yêu cầu đặc thù:
    – Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ
    – Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng
    – Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính; đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
    – Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư.
    – Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…

    Yêu cầu các nhà cung cấp xác nhận là có đáp ứng được các yêu đặc thù nêu trên hay không.

    Các yêu cầu về triển khai thực hiện

    Phần này nêu rõ các yêu cầu liên quan đến triển khai thực hiện như giao hàng, cài đặt, đào tạo, sửa đổi theo yêu cầu, hỗ trợ sau đào tạo. Trong phần này cũng đề nghị các nhà cung cấp nêu tên các khách hàng hiện có trong lĩnh vực kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn.

    Bảng giá

    Phần này đề nghị các nhà cung cấp cho biết về giá cả. Phải lưu ý vào giai đoạn này, khi nhà cung cấp chưa khảo sát kỹ yêu cầu của bạn thì khó có thể trả lời được giá cả của phần triển khai mà chỉ có thể cung cấp giá của riêng phần mềm. Vì vậy bạn phải dự phòng ngân sách cho phần triển khai là từ 1 cho đến 2 lần giá phần mềm đối với các doanh vừa và nhỏ, và từ 3 đến 5 lần giá phần mềm cho các doanh nghiệp lớn.

    Bước 4: Xây dựng các ví dụ kiểm tra

    Sau khi đã chọn được 2-3 nhà cung cấp dựa vào các tài liệu tham gia thầu ta phải xây dựng các ví dụ kiểm tra dùng cho xem xét cụ thể hơn khả năng của từng phần mềm. Các ví dụ kiểm tra nên xây dựng dựa trên một quá trình nghiệp vụ khép kín và có thể liên quan đến nhiều phần hành nghiệp vụ. ý tưởng ở đây là kiểm tra phần mềm về quá trình xử lý số liệu chứ không phải là các chức năng. Các ví dụ kiểm tra không chỉ dừng lại ở các quá trình kế toán mà cả ở các quá trình quản lý hệ thống phần mềm, công nghệ, quá trình hỗ trợ ra quyết định.

    Bước 5: Lựa chọn nhà cung cấp

    Sau mỗi lần trình bày của từng nhà cung cấp ta phải lập tức làm bảng đánh giá sản phẩm xem xét so với các sản phẩm khác.

    Việc tiếp theo là kiểm tra ở các khách hàng của từng nhà cung cấp. Đây là một việc rất quan trọng và có thể thực hiện qua điện thoại hoặc đi thăm trực tiếp. Không thể chỉ dựa vào danh sách khách hàng do nhà cung cấp đưa ra mà ta phải hỏi trực tiếp các khách hàng này sử dụng sản phẩm như thế nào.

    Các câu hỏi cần phải chuẩn bị là:

    – Điểm hay nhất của phần mềm kế toán này là gì? Điểm gì không đạt yêu cầu?
    – Các chức năng x, y, z có đáp ứng được yêu cầu không?
    – Việc hỗ trợ như thế nào? Trong bao lâu thì có hỗ trợ sau khi có thông báo? Cán bộ hỗ trợ có đáp ứng được yêu cầu không?
    – Khi áp dụng chương trình có phải nâng cấp phần cứng không?…

    Dựa trên các bảng đánh giá và kiểm tra tại các khách hàng ta có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu của doanh nghiệp.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.