Tại sao lựa chọn giải pháp ERP-Life để đầu tư?

0

1. Rất nhiều kho khăn khi đưa triển khai giải pháp erp.

Quá quá trình tiếp xúc với các doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy thực trạng hiện nay ở Việt nam có rất nhiều doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP vào công việc của mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tăng năng xuất lao động của đội ngũ, nhưng rõ ràng là vẫn đang có một rào cản vô hình đâu đó làm cho rất ít các doanh nghiệp thực hiện được mong muốn này. Việc “kết duyên” giữa ERP và doanh nghiệp vẫn đang ì ạch, chậm chạp từ các lý do xuất phát từ cả 2 phía: doanh nghiệp và phần mềm ERP. Mỗi khi một cuộc đầu tư ERP không thành công, người ta lại cố gắng phân tích xem tại sao? Câu trả lời có thể thật đơn đơn giản là “Hệ thống phần mềm ERP triển khai không phù hợp với doanh nghiệp” hoặc ngược lại “doanh nghiệp không phù hợp với phần mềm đã lựa chọn”.

Đây chỉ là 2 cách nói khác nhau căn cứ vào cách thức triển khai phần mềm tại doanh nghiệp là thuyên nhiều hơn về việc sửa đổi phần mềm hay thuyên nhiều hơn về việc thay đổi doanh nghiệp, nhưng 2 cách này đều phản ánh cùng một bản chất là phần mềm ERP và doanh nghiệp không phù hợp với nhau. Việc phân tích chi tiết sự không phù hợp này có thể mất nhiều trang giấy nhưng trước hết chúng ta hãy đi vào vấn đề theo thứ tự thời gian.

2. Rào cản cho sự hình thành dự án ERP

Rao can cho su hinh thanh du an erp o doanh nghiep

Để có thể có được một dự án triển khai ERP tại doanh nghiệp trước tiên phải nói đến những thuận lợi và khó khăn trong việc hình thành dự án ERP. Số lượng các nhà sản xuất, cung cấp hoặc phân phối phần mềm ERP (cả nội và ngoại) trên thị trường Việt nam hiện nay không phải là ít. Cho dù lãnh đạo doanh nghiệp cảm nhận được nhu cầu cấp bách về ERP nhưng vẫn chưa tiến tới được việc triển khai dự án ERP phần lớn rơi vào một hoặc một vài trong số các lý do sau đây:

  • Doanh nghiệp thiếu kinh phí cho việc đầu tư dự án đối với các sản phẩm ERP được tiếp xúc.
  • Doanh nghiệp có đầy đủ kinh phí cho việc triển khai một số sản phẩm ERP được tiếp xúc nhưng không thấy được sự đáp ứng tốt yêu cầu của các hệ thống ERP này đối với doanh nghiệp. Đối với các sản phẩm ERP được cho rằng sẽ đáp ứng yêu cầu thì kinh phí của doanh nghiệp lại không đủ.
  • Doanh nghiệp có đầy đủ kinh phí cho việc triển khai hầu hết các sản phẩm ERP được cung cấp trên thị trường kể cả các sản phẩm ngoại nhưng đồng thời cũng không ưng ý bất kỳ sản phẩm nào. Họ cho rằng sản phẩm vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra hoặc hiện trạng doanh nghiệp chưa thích ứng được với các phần mềm ERP. Ngoài ra có thể doanh nghiệp đã triển khai ERP một hoặc vài lần không thành công nên bị rơi vào tâm lý thận trọng: sợ một sự thất bại tiếp theo và có thể sẽ mất khoản tiền thanh toán ban đầu cho nhà cung cấp cùng với các chi phí phải bỏ ra của nội bộ doanh nghiệp cho việc triển khai dự án.
  • Phần lớn các nhà cung cấp hoặc phân phối phần mềm ERP không chấp nhận rủi ro khi doanh nghiệp không thanh toán khoản tiền ứng trước khi bắt tay triển khai dự án. Việc doanh nghiệp luôn phải thanh toán khoản tiền trước khi hai bên bắt tay vào triển khai dự án ERP là lẽ thông thường trong bất kỳ hợp đồng kinh tế nào. Tuy nhiên khác với các giao dịch mua bán hàng hoá, ở đây doanh nghiệp phải thanh toán khoản tiền khi chưa “nhận được gì” ngoài cam kết triển khai dự án trên hợp đồng kinh tế của nhà cung cấp phần mềm. Chính điều này cùng với thực tế về tỷ lệ triển khai thành công ERP không cao đã tác động mạnh vào tâm lý doanh nghiệp, rằng họ có thể gặp rủi ro khi tiến hành triển khai dự án ERP.

3. Rào cản cho sự thành công của dự án ERP

Cho dù doanh nghiệp đã vượt qua các rào cản trên đây và tiến hành triển khai dự án ERP nhưng các dự án ERP triển khai vẫn có thể thất bại. Câu trả lời vẫn là: Do phần mềm ERP triển khai và doanh nghiệp không phù hợp với nhau. Sự không phù hợp lại được phân ra các trường hợp:

  • Khi các sản phẩm ERP yêu cầu doanh nghiệp phải làm theo phần mềm và doanh nghiệp không đáp ứng được yêu cầu này. Có thể chỉ ra rằng ở đâu đó trong quy trình quản lý hoặc tác nghiệp của doanh nghiệp không thể thay đổi cho phù hợp với quy trình trên phần mềm ERP về cách xử lý thông tin ở bước nào đó của quy trình tác nghiệp, về mức độ chi tiết của dữ liệu cần cập nhật… Số lượng những sự không thể thay đổi này lớn đến mức doanh nghiệp không thể chấp nhận được và dẫn đến việc ngưng triển khai dự án.
  • Khi doanh nghiệp không thể thay đổi được theo phần mềm hoặc không thể đáp ứng được dữ liệu cho phần mềm và yêu cầu nhà cung cấp sửa đổi phần mềm thì nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu sửa đổi này. Sự không phù hợp này là rất phổ biến và thường dẫn đến sự không phân định đúng/sai giữa 2 bên: doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm. Cả 2 bên đều cho rằng mình có lý và hợp đồng kinh tế không rõ ràng dẫn đến dự án thất bại. Phần lớn sự thất bại này của dự án ERP thường mang đến thiệt hại nhiều hơn cho doanh nghiệp mà không phải cho nhà cung cấp phần mềm vì nhà cung cấp phần mềm đã nhận được khoản tiền thanh toán ban đầu có thể bù đắp kinh phí bỏ ra trong khi doanh nghiệp thì không nhận được gì từ khoản tiền ứng trước và cũng không thể thưa kiện nhà cung cấp phần mềm được do hợp đồng kinh tế không thể quy định rõ ràng chi tiết.

rao can cho su thanh cong du an erp

 

  • Lý do ngưng dự án từ phía doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai dự án, doanh nghiệp có nhiều thay đổi. Một số những thay đổi này làm thay đổi đội ngũ nhân sự triển khai dự án theo hướng không thuận lợi (như thiếu hụt các nhân viên chủ chốt, thiếu hụt thời gian của đội ngũ cho việc cập nhật dữ liệu chi tiết….). Cũng có thể có sự thay đổi về nhân sự quản lý cấp cao làm cho nhu cầu về dự án ERP không còn thích hợp… dẫn đến ngưng triển khai dự án ERP.
  • Lý do ngưng dự án từ phía nhà cung cấp phần mềm. Cho dù trên hợp đồng kinh tế, nhà cung cấp phần mềm cam kết sẽ sửa đổi phần mềm theo hoạt động doanh nghiệp, nhưng thực tế nhà cung cấp phần mềm không đủ khả năng để thực hiện cam kết này. Lý do là trước đây đánh giá không chính xác độ phức tạp của dự án dẫn đến khối lượng công việc sửa đổi phần mềm lớn và phức tạp không thể thực hiện được. Khả năng cho phép sửa đổi hạn hẹp của phần mềm thường là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc không thể đáp ứng của nhà cung cấp phần mềm và hậu quả là việc không thể tiếp tục triển khai dự án ERP.

4. Con đường duy nhất

  • Theo các phân tích trên đây có thể dễ dàng thấy được rằng cách duy nhất để các phần mềm ERP đi vào cuộc sống doanh nghiệp nhanh hơn là cần khắc phục sự không phù hợp với nhau giữa phần mềm ERP và doanh nghiệp. Nếu đứng trên quan điểm cho rằng mục tiêu cần phải đặt ra là doanh nghiệp bất kỳ cũng có thể ứng dụng được ERP một cách hiệu quả thì tiêu chí quan trọng để đánh giá các sản phẩm phần mềm ERP tổng quát  (genneral ERP) sẽ là khả năng thích ứng với mô hình hoạt động của doanh nghiệp bất kỳ. Còn với các phần mềm ERP đã được chuyên ngành hoá thì khả năng thích ứng với doanh nghiệp trong ngành sẽ cao hơn rất nhiều so với các phần mềm ERP tổng quát, tuy nhiên cho dù đã được chuyên ngành hoá thì phần mềm ERP vẫn có thể không thích ứng được với tất cả các quy mô của các doanh nghiệp trong ngành. Ví dụ phần mềm phức tạp và không thích hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc phần mềm chỉ thích ứng được với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà không thích ứng được với các doanh nghiệp lớn. Ngoài ra các doanh nghiệp hoạt động đa ngành sẽ là thách thức với các phần mềm ERP chuyên ngành.

5. Vai trò hạn hẹp của Tư vấn triển khai ERP

  • Nếu đứng trên quan điểm doanh nghiệp cần phải thay đổi theo các chuẩn hoá đã có trên hệ thống phần mềm ERP thì việc doanh nghiệp cần phải thay đổi là sự bắt buộc nếu muốn triển khai ERP. Do quan điểm này đang là phổ biến hiện nay nên hoạt động tư vấn triển khai ERP (tư vấn độc lập hoặc tư vấn kiêm triển khai phần mềm) đã phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu này. Phần lớn công việc tư vấn nhằm giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP phù hợp đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cấp hệ thống quản lý để thích ứng với phần mềm ERP được lựa chọn. Vai trò của tư vấn này thực ra là rất hạn hẹp vì cả nhà tư vấn và doanh nghiệp đều đã tự thu hẹp cửa đi của doanh nghiệp do đã lựa chọn các giải pháp ERP để đi theo cho dù đây là các giải pháp có thương hiệu. Rủi ro rất lớn nằm ở chỗ doanh nghiệp không thể tự nâng cấp mình ngang tầm với phần mềm ERP trong khoảng thời gian cho phép.
  • Như vậy câu hỏi đặt ra là: Tại sao quy trình tiến tới áp dụng ERP theo các bước: 1.) Chọn nhà tư vấn triển khai, 2) Chọn giải pháp ERP và 3) Đi theo giải pháp ERP vẫn đang là phổ biến hiện nay cho dù tỷ lệ triển khai thành công không cao? Câu trả lời nằm ở trong Các vấn đề của các phần mềm ERP (mục dưới đây). Cụ thể các phần mềm ERP hiện nay chưa có đủ độ linh hoạt để thích ứng với doanh nghiệp bất kỳ. Giả sử có giải pháp ERP với chi phí phù hợp luôn giúp được doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả theo quy trình hiện có của doanh nghiệp mà không cần nâng cấp hệ thống quản lý thì rõ ràng cánh cửa ứng dụng ERP của doanh nghiệp sẽ được mở toang và ở đây việc quyết định nâng cấp hệ thống quản lý hay không là vấn đề độc lập của so với việc doanh nghiệp quyết định triển khai ERP.

6. Các vấn đề của phần mềm ERP

Nếu đứng trên quan điểm: Mục tiêu phải là doanh nghiệp không cần thay đổi mà vẫn có thể ứng dụng được ERP thì rõ ràng các giải pháp ERP hiện có trên thị trường có rất nhiều “tội”.

  • Phần lớn các phần mềm ERP có kết cấu cứng nhắc, không linh hoạt nên không thích ứng được với sự đa dạng trong hoạt động của các doanh nghiệp.
  • Các giải pháp ERP cam kết sửa đổi theo hoạt động của các doanh nghiệp thì chi phí cho việc sửa đổi này cũng thường xuyên đắt đỏ tới mức không khả thi với doanh nghiệp.
  • Phần lớn các phần mềm ERP chưa quan tâm thoả đáng đến sự biến đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Các quy trình đặt sẵn trên phần mềm chưa có đủ độ linh hoạt theo thời gian và vì thế giải pháp ERP chưa đủ độ sống động và gần gũi với cuộc sống doanh nghiệp, tất yếu là khó đi vào cuộc sống doanh nghiệp.

7. Giải pháp ERP-Life

  • Giải pháp ERP-Life của Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT) ra đời nhằm khắc phục Các vấn đề của phần mềm ERP nói trên. Bằng cách tiếp cận “Thật như cuộc sống”, ERP-Life dựa vào các quy luật đang diễn ra hàng ngày của cuộc sống xung quanh chúng ta để mô phỏng “Cuộc sống số” của doanh nghiệp. ERP-Life đặc biệt quan tâm đến yếu tố về thời gian trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do cách tiếp cận này mà ERP-Life có thể len lỏi vào từng bước nhỏ nhất trong các quy trình tác nghiệp của doanh nghiệp và cố gắng thích ứng cả khi các quy trình hoạt động này thay đổi theo thời gian.

tai sao chon erp life

  • Giải pháp ERP-Life sẽ mở toang cánh cửa cho các doanh nghiệp có thể ứng dụng hiệu quả ERP mà không cần phải thay đổi chính mình quá nhiều. Đặc biệt quan trọng là chi phí của sản phẩm rất phù hợp với các doanh nghiệp Việt nam. Doanh nghiệp có thể mục sở thị phần mềm đã được biến đổi theo quy trình hoạt động của mình chỉ sau một thời gian ngắn hợp tác với GREEN EFFECT mà không cần phải bỏ ra một đồng chi phí. Hợp đồng kinh tế triển khai ERP-Life chỉ được ký kết khi doanh nghiệp nhìn thấy rõ ràng phần mềm theo mô hình của mình và vì thế rủi ro của việc triền khai ERP-Life đối với doanh nghiệp sẽ luôn gần sát con số không.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.