Chọn đúng cổng thông tin điều hành doanh nghiệp ( Portal) để đầu tư đạt hiệu quả

0

1. Giới thiệu tổng thể Portal

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, khái niệm văn phòng điện tử, văn phòng trực tuyến, văn phòng không giấy tờ, giao việc trên mạng, các cuộc họp, trao đổi thông tin vượt qua ngưỡng cửa địa lý,… là mô hình cũng như cách thức hiện đại mà các doanh nghiệp đã và đang thực hiện cũng như muốn hướng đến. Việc ứng dụng các công cụ, công nghệ hiện đại, tin học hóa văn phòng, qui trình xử lý công việc nhằm nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí là nhu cầu cần thiết của một chủ doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống Cổng thông tin điện tử điều hành doanh nghiệp nhằmđạt các mục tiêu:

–         Xây dựng môi trường trao đổi thông tin, chia sẻ ý kiến, thảo luận nhanh chóng, chính xác và hiệu quả; đó cũng chính là giúp tất cả các thành viên chi sẻ tri thức với nhau một cách dễ dàng, mọi người giao tiếp thường xuyên để hiểu biết và gần nhau hơn. Đây cũng là môi trường giúp người lãnh đạo truyền đạt ý chí đến từng nhân viên chính xác (không nhân bản), đồng thời giúp người quản lý có thể điều hành trực tuyến, làm việc từ xa.

–         Nâng cao khả năng làm việc cộng tác, tăng cường việc chia sẽ, truyền thông thông tin giữa các bộ phận/phòng ban và giữa từng cá nhân trong tổ chức.

–         Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của quản lý, điều hành tác nghiệp của lãnh đạo các cấp và cán bộ chuyên viên công ty.

–         Xây dựng một Văn phòng ảo – một kênh truyền thông nhằm tăng cường khả năng cộng tác giữa các chi nhánh, phòng ban và các thành viên, nhanh chóng cung cấp đầy đủ thông tin và chính xác hỗ trợ cho công việc từ nhà quản lý đến các thành viên trong doanh nghiệp.

–         Cung cấp các công cụ chuẩn hóa thông tin, hồ sơ công việc, văn bản tài liệu và thống nhất qui trình xử lý tác nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp.

–         Nâng cao trình độ CNTT, tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả công việc; tạo sự thay đổi tích cực việc xử lý thông tin từ cấp lãnh đạo đến cán bộ nhân viên.

2. Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp

a, Đối với người quản lý

  • Nhanh chóng truyền đạt ý chí đến từng nhân viên chính xác (không nhân bản), đồng thời giúp người quản lý có thể điều hành trực tuyến, làm việc từ xa.
  •  Kiểm soát dễ dàng toàn bộ công việc và trạng thái của từng công việc khi đã giao cho cấp dưới.
  •  Nhanh chóng nhìn nhận được tình hình thông qua các báo cáo tổng hợp, giúp người quản lý dễ dàng ra quyết định chính xác và kịp thời.
  •  Truyển đạt quan điểm, mục tiêu cũng như định hướng xuống từng nhân viên thông qua các thông báo hoặc ý kiến lãnh đạo; đồng thời nắm bắt được tình hình, nhu cầu, tâm tự nguyện vọng của nhân viên thông qua những ý kiến đóng góp từ nhân viên.
  •  Tiếp nhận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
  •  Xử lý công việc nhanh chóng, chính xác vì các qui trình làm việc đã được tự động hóa, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.
  •  Dễ dàng tìm kiếm các thông tin tài liệu, biểu mẫu cần thiết một cách chính xác mà không lo việc nhầm lẫn tài liệu hoặc sử dụng tài liệu phiên bản cũ.
  •  Dễ dàng tiếp nhận và chia sẽ thông tin, cũng như cộng tác làm việc với đồng nghiệp.

b. Đối với nhân viên

  • Tiếp nhận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
  •  Xử lý công việc nhanh chóng, chính xác vì các qui trình làm việc đã được tự động hóa, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.
  •  Dễ dàng tìm kiếm các thông tin tài liệu, biểu mẫu cần thiết một cách chính xác mà không lo việc nhầm lẫn tài liệu hoặc sử dụng tài liệu phiên bản cũ.
  •  Dễ dàng tiếp nhận và chia sẽ thông tin, cũng như cộng tác làm việc với đồng nghiệp

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.