1

Lưu trữ

Việc  lập hoá đơn phải thu được thực hiện như thế nào?

Process

2

Lưu trữ

Hoá đơn được kiểm tra, kiểm soát như thể nào?

Process

-           

3

Quy trình 

Những bước nào trong qui trình lập và kiểm  soát hoá đơn cần phải  xắp xếp lại để tối ưu hơn?

Process

4

Quy trình

Những  bước nào trong qui trình lập và kiểm soát hoá đơn cần phải loại bỏ?

Process

5

Quy trình

Những bước nào trong qui trình lập và kiểm  soát hoá đơn  hiện nay gây mất nhiều thời gian?

Process

6

Báo cáo

Bạn cần phải ghi chép những số liệu thống kê nào trong quá trình lập hoá đơn?

Process

7

Báo cáo

Bạn có những yêu cầu báo cáo  nào cả về ngoại tệ và tiền VND ?

Setup,

Process

8

Báo cáo

Bạn có những yêu cầu báo cáo nào cần phải thực hiện theo đúng các mẫu qui định ( cả mẫu biểu tổng hợp và chi tiết), Hãy liệt kê các mẫu đó

Setup,

Process

9

Báo cáo

Có những yêu cầu báo cáo nào hiện này chưa đáp ứng được?

Setup

-           

10

Khách hàng

Có những loại khách hàng nào hiện nay bạn đang quan hệ?

Process

-           

11

Khách hàng

Bạn có nhóm các khách hàng theo tuổi nợ ( Debit Aging) và theo mức  nợ cho phép ( Credit limits) hay không?

Process,

Setup

12

Khách hàng

Trong các báo cáo, bạn nhóm các khách hàng theo tiêu thức nào?

Process,

Setup

13

Khách hàng

Bạn có thực hiện việc tính lãi cho các khoản nợ quá hạn không? Nếu có thì bạn có nhóm các khách hàng theo thời gian nợ quá hạn để cho mục  đích tính lãi hay không?

Process,

Setup

14

Khách hàng

Bạn có nhóm các khách hàng theo từng điều kiện thanh toán hay không ( thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán và phưng thức thanh toán vv..)

Process,

Setup

15

Khách hàng

Hiện nay bạn  giao dịch với bao nhiêu khách hàng?

Metric

-           

16

Khách hàng

Bạn có sử dụng điều khoản thanh toán có chiết khấu hay không?

Setup

17

Khách hàng

Bạn có nhiều địa chỉ chuyển tiền không?

Process

18

Khách hàng

Trong trường hợp có nhiều địa chỉ chuyển tiền thì đối với mỗi khách hàng, tiêu thức nào để bạn xác định địa chỉ thanh toán?

Process

19

Khách hàng

Đối với mỗi khách hàng, bạn cần những thông tin gì để quản lý nợ?

Process

20

Khách hàng

Điều kiện và điều khoản thanh toán trong hợp đồng ký với khách hàng có thay đổi theo tình hình nợ hay không?

Process

21

Khách hàng

Thông tin về khách hàng được ghi chép và kiểm tra như thế nào?

Process

22

Khách hàng

Bạn có hệ thống theo dõi rất tốt công nợ phải thu của khách hàng ngoài hệ thống AR hay không?

Process

23

Khách hàng

Ai ghi chép các thông tin về khách hàng?

Process

2

Hóa đơn

Bạn thường nhận các thông báo về việc lập các hoá đơn đòi khách hàng bằng cách nào?

Process

25

Hóa đơn

Mối quan hệ giữa tài khoản kế toán và sản phẩm/dịch vụ bạn bán ra được thực hiện như thế nào khi nhập hoá đơn phải thu?

Setup,

Process

26

Hóa đơn

Bạn có thường xuyên  lập hoá đơn đòi khách hàng cho cùng nội dung hay không?

Process

27

Hóa đơn

Bạn có sử dụng các dòng hoá đơn chuẩn cho cùng một thông tin về kế toán và cùng giá hay không?

Setup,

Process

-           

28

Hóa đơn

Ngoài hoá đơn đòi khách hàng, bạn có dùng các chứng từ kế toán nào khác? mỗi loại đó được dùng để làm gì và trong trường hợp nào? ( VD: Debit memo. Credit Memo vv..)

Process

29

Hóa đơn

Những thông tin  nào trên Debit Memos?

Process

30

Hóa đơn

Những thông tin nào trên Credit Memos?

Process

31

Hóa đơn

Bạn có nhập hoá đơn theo lô hay không?

Process

32

Hóa đơn

Nếu có sử dung lô thì các lô hoá đơn được xác định như thế nào?

Setup

33

Hóa đơn

Những đơn vị tính nào bạn dùng khi lập hoá đơn đòi khách hàng về sản phẩm /dịch vụ cung cấp?

Setup,

Process

34

Hóa đơn

Bạn có yêu cầu khai báo thuế để phục vụ việc lập hoá đơn hay không?

Setup

-           

35

Hóa đơn

Bạn có yêu cầu kiểm tra thuế suất theo địa điểm cung ứng hàng hoá, dịch vụ khi lập hoá đơn hay không?

Setup

36

Hóa đơn

Bạn sử dụng bao nhiêu loại hoá đơn

Setup,

Metric

37

Hóa đơn

Bạn lập hoá đơn đòi khách hàng theo kỳ nào ( Từng lần cung cấp HH, DV; tuần; nửa tháng, tháng ..vv..)

Metric

-           

38

Hóa đơn

Bạn sử dụng các phương thức giao hàng và cung cấp dịch vụ nào?

Process

39

Hóa đơn

Bạn đánh số hoá đơn như thế nào?

Process

40

Hóa đơn

Bạn có sử dụng bảng giá  dựa trên khách hàng và khối lượng  hàng hoá, dịch vụ cung cấp hay không?

Process

41

Hóa đơn

Các thông tin về bảng giá được theo dõi ở đâu?

Process

42

Hóa đơn

Các  Kinh doanh orders của khách hàng được lập hoá đơn trên cơ sở nào?

Metric

43

Hóa đơn

Các tiêu chuẩn  để hình thành hoá đơn?

Process

44

Hóa đơn

Những nội dung nào được thể hiện trên hoá đơn ? ( hàng hoá?, dịch vụ? )

Process

45

Hóa đơn

Loại giấy nào bạn dùng để in hoá đơn?

Process

46

Hóa đơn

Hoá đơn được in ở đâu? Bao nhiêu máy in được sử dụng và nó nằm ở đâu? Bạn có sử dụng mẫu in sẵn hay không?

Process

47

Hóa đơn

Bạn thường dùng địa chỉ chuyển tiền nào trong hoá đơn?

Process

48

Hóa đơn

Bạn có tính tiền vận chuyển hàng hoá trong hoá đơn hay không?, nếu có thì được tính như thế nào?

Process

49

Hóa đơn

Bạn tính thuế trên hoá đơn như thế nào? Hiện  nay có bao nhiêu thuế suất?

Process

50

Hóa đơn

Bạn cập nhật các thông tin về thuế suất theo cách nào?

Process

51

Hóa đơn

Tại sao lại sử dụng credit memos ?

Process

52

Hóa đơn

Các tài khoản doanh thu, phải thu, tiền vận chuyển, thuế được xác định như thế nào cho mỗi loại hoá đơn?

Process

53

Doanh thu

Bạn đã  bao giờ tính doanh thu của một giao dịch cho nhiều kỳ kế toán hay chưa?

Process

54

Doanh thu

Bạn ghi nhận doanh thu  khi nào?

Process

55

Doanh thu

Bạn dùng bao nhiêu tài khoản sổ cái liên quan đến phần doanh thu

Setup,

Process

56

Doanh thu

Khi nào bạn  lập và xác định các khoản thu chưa thu được?

Process

57

Doanh thu

Bạn có tách phần doanh thu thực hiện ( Earned Doanh thu ) và doanh thu chưa thực hiện ( Unearned Doanh thu).

Setup,

Process

58

Doanh thu

Bạn có các khoản thu  chưa lập hoá đơn hay không?

Process

59

Kinh doanh

Bạn có theo dõi việc bán hàng theo lãnh thổ, khu vực địa lý hay không?

Process

60

Kinh doanh

Các thông tin về lãnh thổ được bắt nguồn như thế nào ( Từ khách hàng hay từ đại lý )

Process

61

Kinh doanh

Bạn tính hoa  hồng bán hàng như thế nào?

Process

62

Hóa đơn

Hệ thống cuả bạn có tự động xác định tài khoản kế toán trong quá trình nhập hoá đơn hay không? (i. e. receivables, freight, tax, unearned Doanh thu, unbilled receivables, etc.)?

Setup,

Performance

63

Lưu trữ

Bạn theo dõi các thông tin về thanh toán đối với khách hàng NTN?

Process

64

Lưu trữ

Bạn kiểm tra , kiểm soát các thông tin về thanh toán của khách hàng NTN?

Process

65

Khác

Những bước nào trong qui trình thanh toán với khách hàng bạn muốn sắp xếp lại?

Process

66

Khác

Những bước nào trong qui trình thanh toán với khách hàng bạn muốn loại bỏ?

Process

67

Khác

Những bước nào trong qui trình thanh toán với khách hàng mất nhiều thời gian?

Process

68

Báo cáo

Bạn có cần báo cáo cả về nguyên tệ và VND không? Nếu có là những yêu cầu nào?

Setup,

Process

69

Báo cáo

Bạn có những yêu cầu báo cáo nào về thanh toán với khách hàng cần phải thực hiện theo đúng các mẫu qui định ( cả mẫu biểu tồng hợp và chi tiết), Hãy liệt kê các mẫu đó

Setup,

Process

70

Báo cáo

Các báo cáo náo bạn phải lập để đáp ứng yêu cầu về báo cáo? Hãy cung cấp danh mục các báo cáo đó và chỉ rõ các thông tin : Cách lập, nguời sử dụng, tần suất lập, số bản?

Setup,

Process

71

Báo cáo

Bạn có những yêu cầu báo cáo nào mà  hệ thống hiện tại chưa đáp ứng được?

Setup

72

Báo cáo

Những thông tin nào về tài khoản cần có trên báo cáo thanh toán với khách hàng?

Setup

73

Chọn lựa

Bạn nhập/quản lý số tiền đơn vị bạn nợ của khách hàng như thế nào?

Process

74

Chọn lựa

Bạn nhập/quản lý số tiền khách hàng nợ đơn vị bạn như thế nào?

Process

75

Chọn lựa

Bạn có gửi bảng công nợ cho khách hàng xác nhận hàng kỳ hay không?

Process

76

Chọn lựa

Bạn có bao giờ điều chỉnh các khoản phải thu hay không?

Process

77

Chọn lựa

Bạn điều chỉnh các khoản phải thu như thế nào?

Process

78

Chọn lựa

Bạn có tính lãi cho các khoản nợ quá hạn không? Nếu có thì thực hiện như thế nào?

Process

79

Chọn lựa

Bạn có gửi thư đòi tiền cho khách hàng khi đến hạn hoặc quá hạn hay không?

Process

80

Chọn lựa

Nhân viên theo dõi công nợ của bạn có chủ động  gọi điện hoặc trực tiếp yêu cầu khách hàng trả tiền cho các khoản nợ quá hạn hay không?

Process

81

Chọn lựa

Qui trình đòi nợ quá hạn được thực hiện như thế nào?

Process

-           

82

Chọn lựa

Bạn có theo dõi công việc của các kế toán thu hay không?

Process

83

Chọn lựa

Bạn đánh giá tình hình thanh toán nợ theo tiêu thức nào?

Metric

-           

84

Chọn lựa

Bạn có định kỳ lập báo cáo chi tiết chi phí cho việc thu hồi nợ hay không? Nếu có thì theo tháng, quí hay năm và ai là người nhận báo cáo này?

Process

85

Chọn lựa

Bạn có yêu cầu dự báo lượng tiền thu trong kỳ hay không? Nếu có thì theo kỳ hạn nào? ( VD: 30,60,90 ngày vv..)

Process

86

Chọn lựa

Bạn theo dõi công nợ của khách hàng như thế nào?

Process

87

Trả tiền

Nhìn chung, khách hàng thường thanh toán hoá đơn NTN? Một lần chuyển tiền  –  Một hoá đơn Một lần chuyển tiền  –  Nhiều hoá đơn. Nhiều lần chuyển tiền  — Nhiều hoá đơn

Process

88

Trả tiền

Bạn có sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng không?

Setup

89

Trả tiền

Bạn có những khách hàng nào thanh toán hộ  hoá đơn của các khách hàng khác hay không?

Process

90

Trả tiền

Bạn có thực hiện việc theo dõi thu tiền bằng một hệ thống khác không (ví dụ WinDSS)? nếu có là hệ thống nào?

Process

91

Trả tiền

Những loại thanh toán nào  bạn thường nhận được từ  khách hàng? (VD: Séc, tiền mặt vv)

Setup,

Process

-           

92

Trả tiền

Bạn nhận các khoản thanh toán như thế nào?

Setup,

Process

93

Trả tiền

Bạn có thường xuyên nhận được các khoản đặt cọc, trả trước hay không?

Process

94

Trả tiền

Bạn có nhận được các khoản không rõ đối tượng trả hoặc không có hoá đơn đòi hay không? Nếu có là những khoản nào?

Process

95

Trả tiền

Bạn theo dõi các khoản thanh toán không có thông báo trả tiền bằng cách nào?

Process

96

Trả tiền

Bạn theo dõi các khoản thanh toán không rõ đối tượng và nguồn trả như thế nào?

Process

97

Trả tiền

Bạn qui định việc điều chỉnh các khoản thanh toán như thế nào?

Process

98

Trả tiền

Bạn nhận  được bao nhiêu khoản thanh toán trong một tháng?

Metric

99

Trả tiền

Ai tiến hành áp các các khoản  thanh toán vào hoá đơn?

Process

100

Trả tiền

Việc áp các khoản thanh toán vào hoá đơn được thực hiện NTN?

Process

-           

101

Trả tiền

Bạn có thực hiện việc lập các khoản đòi lại (chargebacks)  đối với các khoản đã giảm cho khách hàng hay không?

Process

102

Đối chiếu

Bạn có thực hiện việc đối chiếu các khoản thanh toán với ngân hàng hay không? Nếu có, thì thực hiện NTN? Và thực hiện theo tháng, quí hay năm?

Process

103

Đối chiếu

Các lỗi hoặc các khoản chênh lệch phát hiện ra khi điều hòa (đối chiếu) ngân hàng được xử lý như thế nào?

Process

104

Chọn lựa

Bạn có thực hiện việc dự báo số tiền thu được từ từng nhân viên theo dõi thanh toán hay không?

Performance

105

Chọn lựa

Bạn có mục tiêu gì trong  việc thu hồi nợ và trong việc kiểm soát số ngày nợ – DSO ( Day Kinh doanh outstanding)?

Performance

-