Quy trình quản lý đơn hàng bán và kiểm soát nội bộ-Doanh nghiệp thương mại

0

1. Quy trình

quy-trinh-quan-ly-don-dat-hang-va-kiem-soat-noi-bo

2. Mô tả nghiệp vụ

B.1  Soạn thảo hợp đồng bán hàng

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng

Công việc: Soạn thảo hợp đồng bán hàng (hoặc liên hệ với khách hàng về các điều khoản bán hàng trong trường hợp khách hàng lập hợp đồng mua hàng).

Khi nào: Sau khi yêu cầu mua hàng được Phó giám đốc kinh doanh duyệt.

Cách thức thực hiện:

Sau khi nhận được thông tin từ tiếp thị, Phó giám đốc kinh doanh sẽ xét duyệt việc bán hàng. Nhân viên bán hàng soạn thảo hợp đồng dựa trên những điều khoản đã thỏa thuận và các điều kiện khác (đối với khách hàng mới).

Đối với khách hàng thường xuyên, hợp đồng bán hàng do bộ phận triển khai sản xuất đảm nhận.

Mục đích: Bảo đảm các điều khoản và điều kiện bán hàng là phù hợp với quy định.

B.2  Nhận Đơn đặt hàng

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng.

Công việc:Tiếp nhận Đơn đặt hàng (Purchase order) từ khách hàng và giao cho Bộ phận kế hoạch sản xuất.

Khi nào: Sau khi hợp đồng bán hàng được ký kết (nếu có), khách hàng gửi Đơn đặt hàng sang Công ty, Cách thức thực hiện:

Sau khi hợp đồng bán hàng được ký kết (nếu có), khách hàng gửi Đơn đặt hàng cho Nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng tiếp nhận để theo dõi và chuyển Đơn đặt hàng này sang Bộ phận điều độ sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và giao hàng.

Mục đích: Bảo đảm các Đơn đặt hàng được chuyển giao cho Bộ phận điều độ sản xuất trong thời gian sớm nhất.

B.3  Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng

Công việc: Theo dõi việc giao hàng.

Khi nào: Sau khi nhận được lịch giao hàng của bộ phận quản lý kế hoạch giao hàng

Cách thức thực hiện:

Nhân viên bán hàng theo dõi lịch giao hàng và đối chiếu với nhân viên giao hàng của bộ phận giao hàng.

Mục đích: Theo dõi, kiểm tra việc giao hàng để bảo đảm hàng hóa giao đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng.

B.4 Phát hành hóa đơn bán hàng

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng

Công việc: Phát hành hóa đơn GTGT giao cho khách hàng

Khi nào: Ngay khi hàng được xuất kho giao cho khách hàng

Cách thức thực hiện:

Căn cứ vào phiếu kiểm nhận hàng do tài xế / khách hàng chuyển đến và căn cứ vào lịch giao hàng, phát hóa đơn GTGT tự in với đầy đủ các thông tin và có sự ký nhận của khách hàng.

  • Liên 1: lưu tại bộ phận kinh doanh
  • Liên 2: giao khách hàng (nếu khách hàng đến nhận hàng)
  • Liên 3: giao cho kế toán doanh thu – công nợ

Mục đích: Bảo đảm hàng hóa giao đúng hạn theo yêu cầu của khách

B.5 Giao hàng cho khách hàng

Người thực hiện: Thủ kho, Nhân viên quản lý chất lượng, Khách hàng.

Công việc: Giao hàng cho khách hàng.

Khi nào: Ngày khách hàng yêu cầu giao hàng.

Cách thức thực hiện: Thủ kho giao hàng cho khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ lập Phiếu giao hàng (nếu khách hàng yêu cầu) và kẹp chung với bộ chứng từ hàng xuất để khách hàng ký nhận.

Mục đích: Bảo đảm hàng hóa giao cho khách hàng đúng lịch trình/ đúng

1.3. Kiểm soát nội bộ

a. Mục tiêu của quy trình 

Bán đúng :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng

Bán đủ : đủ số lượng đã thỏa thuận

Bán kịp thời : kịp thời hạn đã cam kết

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo: Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu 

b. Rủi ro của quy trình

Bán hàng: không đúng, không đủ, không kịp thời. Ghi nhận & báo cáo: không nghi nhận hoặc nghi nhận không chính xác.

c. Các cơ chế kiểm soát

Phê duyệt

Bất kiêm nhiệm

Đối chiếu

Báo cáo bất thường

Kiểm tra & theo dõi

Định dạng trước

d. Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng 

Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả):

Đánh giá uy tín

Duyệt hạn mức tín dụng

Phân tích tuổi nợ

Nếu bán hàng lần đầu

Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu

Phê duyệt giá bán

Cập nhật giá mới

Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ

Các chứng từ bán hàng điều chuyển về Kế toán ghi chép

Đối chiếu số lượng và mặt hàng của đơn đặt hàng và đơn hàng bán.

Các báo cáo về:Các đơn hàng chưa thực hiện, số lượng trên các đơn hàng không đúng

Phải đsối chiếu số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng (PO) và số lượng đơn hàng bán.

e. Quy trình nghiệp vụ Thể hiện qua chứng từ

Đơn đặt hàng:  Khách hàng phát hành

Chữ ký:

Chứng từ có mấy chữ ký: Ít nhất là 2 chữ ký

Ai sẽ phải ký vào: Khách hàng, Người có thẩm quyền

Ký để làm gì: Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán

Số liên:

Mấy liên: 2 liên

Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì:

1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng

 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Trích bộ sách ” Bộ Sách Quy Trình Hoạt Động Và Kiểm Soát Nội Bộ Doanh Nghiệp Thương Mại Dịch Vụ”

Bộ Sách Quy Trình Hoạt Động Và Kiểm Soát Nội Bộ Doanh Nghiệp Thương Mại Dịch Vụ

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.