Quy trình quản lý đơn hàng mua (PO) đến thanh toán erp ngành hóa mỹ phẩm

Bài viết mô tả quy trình tổng thể từ đơn hàng mua đến thanh toán, các loại đơn hàng mua, tạo đơn hàng mua và cây phê duyệt, quản lý trạng thái đơn hàng mua…

I. Quy trình tổng thể quản lý mua hàng – thanh toán

quy trinh tong the mua hang cong no phai tra erp nganh hoa my pham

 

  1. Nhu cầu NPL dùng để sản xuất hóa mỹ phẩm gồm:
    1. Hoạch định nhu cầu NPL ( MRP): Hệ thống tính toán số NPL tồn kho, nhu cầu sử dụng để đề xuất số nhu cầu NPL cần mua
    2. Tồn kho: Dựa vào mức tồn kho an toàn tối thiểu, hệ thống đề xuất yêu cầu mua NPL
    3. Dựa vào tình hình kinh doanh, giá cả nguyên phụ liệu theo thị trường, dự báo nhu cầu kinh doanh hệ thống đề xuất yêu cầu mua NPL.
    4. Ngoài ra còn có yêu cầu khác người dùng nhập vào yêu cầu mua NPL.
  2. Duyệt yêu cầu: Quản lý phòng mua NPL và ban giám đốc duyệt  yêu cầu mua NPL.
  3. Tạo Thư hỏi mua NPL: Thư hỏi giá gởi đến nhà cung cấp, đề nghị nhà cung cấp báo giá
  4. Báo giá từ nhà cung cấp: sau khi có thông tin báo giá từ nhiều nhà cung cấp, cập nhật thông tin báo giá vào hệ thống để phân tích lựa chọn nhà cung cấp.
  5. Tạo đơn hàng mua ( PO) từ kết quả phân tích các báo giá, tạo đơn hàng mua.
  6. Nhận hàng: Nhà cung cấp giao hàng theo đơn hàng mua.
  7. Hóa đơn mua: Nhà cung cấp phát hành hóa đơn mua NPL.
  8. Thanh toán tiền cho nhà cung cấp: dựa vào thông tin hóa đơn và điều khoản thanh toán kế toán công nợ phải trả quản lý công nợ của nhà cung cấp. 

II. Chi tiết các quy trình trong mua NPL

II.1. Các loại đơn hàng mua

Thông tin Đơn hàng thông thường Đơn hàng dài hạn Đơn hàng nguyên tắc Hợp đồng / thỏa thuận
Điều kiện và phương thức thanh toán X X X X
Mặt hàng/ dịch vụ X X X
Giá cả X X Có thể
Số lượng mua X X
Lịch giao hàng X Có thể

II.2. Tạo đơn hàng mua

tinh trang don hang mua PO erp nganh hoa my pham

Tạo đơn hàng mua (PO) từ 2 cách:

  1. Cách tự động: các yêu cầu mua hàng được duyệt có thể truy vấn và tạo PO tự động từ các yêu cầu mua hàng.
  2. Tạo Đơn hàng mua trực tiếp: một số loại NPL, vật tư không có yêu cầu mua, tạo đơn hàng mua trực tiếp vào hệ thống.

II.3.  Quản lý tình trạng đơn hàng

Các tình trạng đơn hàng mua:

  1. Tình trạng đơn hàng mua được phê duyệt chưa, nếu đơn hàng chưa phê duyệt thì cần được sự phê duyệt để thực hiện các công việc tiếp theo.
  2. Đơn hàng đã nhận hàng chưa? Đã nhận bao nhiêu và còn lại bao nhiêu?
  3. Đơn hàng đã thanh toán chưa? Thanh toán bao nhiêu?
  4. Quản lý đối chiếu thông tin : Đơn hàng—phiếu nhập kho — hóa đơn— phiêu chi tiền 

II.4. Cây phê duyệt đơn hàng mua

cay phe duyet PO erp nganh hoa my pham

 

Tùy theo chính sách phê duyệt đơn hàng mua của công ty mà có cây phê duyệt khác nhau:

  • Thiết lập chế độ duyệt:

–         Duyệt theo quan hệ “nhân viên – người quản lý”

–         Duyệt theo quan hệ phân cấp về chức vụ

  • Quyền duyệt:

–         Theo giá trị Đơn hàng

–         Theo mặt hàng cần mua

  • Cách duyệt:

–         Trực tiếp trên hệ thống (web/ win form)

–         Qua email

–         Qua SMS

Comments

comments

  1. Bạn ơi, cho mình hỏi trường hợp đã chốt hợp đồng và báo giá. Trong quá trình triển khai phát sinh thêm yêu cầu khách hàng, lúc đó phải báo giá lại hay bổ sung báo giá mới?

    • Chào bạn, nếu hợp đồng này bạn đang nói đến hợp đồng mua vật tư hàng hóa. Khi triển khai rồi có phát sinh yêu cầu mới về quy cách , chất lượng sản phẩm..dẫn đến giá cả thay đổi thì thông thường sẽ làm phụ lục hợp đồng để điều chỉnh.
      Còn hệ thống ERP mà cụ thể module bán hàng (PO) thì điều chỉnh số lượng, giá cả theo các lần giao hàng rất đơn giản.
      ko biết bạn nào có ý kiến khác xin mời hỗ trợ tiếp..

  2. Mình có làm đề xuất lắp thiết bị. Sếp duyệt.
    Nhà cung ứng xuống lắp, rồi viết hóa đơn, mình làm thanh toán ko dc do ko có PO. Mình mới vào cty nên ko biết,
    Rất mong dc tư vấn ạ

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.